良いメール習慣を身につけ、受信トレイを整理したいなら、すべての受信メールを処理するシステムを構築することが最初の重要なステップです。しかし、メールが受信トレイに溜まってしまう理由の一つは、返信が必要なのに、返信を書くのに時間と労力がかかりすぎることです。そこで、少なくとも部分的には、このプロセスをスピードアップできる3つのコツをご紹介します。
1. 簡潔にする
返信が長ければ長いほど、相手からさらに複雑な返信が届く可能性が高くなり、メールのやり取りが延々と続くことになります。すべての返信メールを数文にまとめる努力をしてみてください。最初は簡潔な返信を書くのに時間がかかるかもしれませんが、コツをつかめば、はるかに早く返信が進むことに気づくでしょう。
2. テキスト拡張ツールを使用する
OS X用のサードパーティ製ユーティリティの中には、入力内容を監視し、短い略語を住所、現在の日付、あるいは「関係者各位」といったフレーズなどの便利な文字列に自動変換してくれるものがあります。このカテゴリーで私のお気に入りは、Riccardo Ettore氏のTypeIt4Meです。他に人気のあるものとしては、SmileOnMyMac氏のTextExpanderやErgonis Software氏のTypinatorなどがあります。
これらのツールは、よく間違えられる単語（「the」を「teh」）を修正したり、短いテキスト スニペットを挿入したりするために多くの人が使用していますが、電子メールの返信に長い定型文を挿入する場合も同様に便利です。同じ質問に答えたり、同じ情報を繰り返し送信したりする場合（オフィスへの道順、コーヒー マシンの操作方法、1 か月間誰かのメッセージに返信していない理由の説明imaloserなど）、このテキストをすべてこれらのユーティリティの 1 つに入力できます。その後、メッセージを送信するときに、ショートカット（ など）を入力するだけで、ユーティリティによって、指定したテキストに置き換えられます（たとえば、「電子メール メッセージにすぐに返信せず申し訳ありませんが、非常に忙しかったです。受信トレイにメッセージが非常に多く、毎日すべてを無視するのに何時間もかかります」）。
3. 署名を使用する
定型文を素早く挿入するもう一つの方法は、メールソフトに内蔵されている署名機能を使うことです。通常、署名（氏名、役職、電話番号、お気に入りの引用文など）は、手紙の署名のように、メッセージの下部に表示されます。しかし、複数の異なる署名を設定し、各メッセージに適したものを選択すれば、テキスト拡張ユーティリティのように、ワンクリックで必要なだけ多くのテキストを挿入できます。
Mailで署名を設定するには、「Mail: 環境設定」に移動し、「署名」アイコンをクリックして、プラス記号ボタンをクリックします。署名の名前を入力し、右側のフィールドに署名に含めるテキストをすべて入力します。完成した署名を、署名を表示したい各アカウントの名前の上にドラッグします。メッセージを作成する際に、ウィンドウのヘッダー部分にあるポップアップ「署名」メニューから、既存の署名を選択できます。
Entourageでも手順は同様です。「ツール」→「署名」を選択し、プラス記号ボタンをクリックします。署名の名前を入力し、必要なテキストを入力してウィンドウを閉じます。メッセージを作成する際に、ツールバーのポップアップ「署名」ボタンから署名を選択します。
署名を賢く使えば時間と入力の手間を省くことができますが、ほとんどの人はあなたの人生の物語を読んだり、お気に入りのURLをいくつもクリックしたりしたいわけではないことを覚えておいてください。普段の署名はできるだけ簡潔にしましょう。
[ Joe Kissell は TidBits の上級編集者であり、Mac OS X に関する多数の電子書籍の著者です。]
