5 年前、Web メールを使用するということは、点滅するバナー広告、スパム、非常に小さな受信トレイ、[email protected] のような恥ずかしいアドレスを我慢することを意味していました。
Gmail がそれをすべて変えました。Google の無料 Web ベースのメールサービスは、存在を忘れるほど優れたスパムフィルター、数ギガバイトのストレージ、カスタムアドレスなど、すべて無料で提供されています。だからこそ、私は 2 年前にプライベートと仕事用のメールをすべて Gmail に移行しました。複数のコンピューターや携帯端末を使用している場合（私のように）、すべてのメッセージ、連絡先、フィルター、フォルダを 1 か所にまとめ、インターネットに接続されたあらゆるデバイスからアクセスできるようにしておくのは理にかなっています。
最初は、Gmailアカウントの確認と管理にMailやThunderbirdなどのデスクトップクライアントを使っていました。しかし、すぐにGmailのWebインターフェースに切り替え、それ以来ずっと使い続けています。大きな理由は、生産性を向上させる強力なツールが豊富に揃っていることです。以下に、私のお気に入りをいくつかご紹介します。
Gmail Labsを有効にする
昨年の夏、Google のエンジニアは高度な機能をテストする Gmail Labs をオープンしました。
Gmail Labsの設定ページ（「設定」をクリックし、「Labs」タブを選択）には、40以上の試験的なGmail機能のリストがあり、個別に有効化または無効化できます。Googleはこれらの機能が「変更、中断、または消滅する可能性がある」と警告していますが、リスクを冒す価値がある機能もいくつかあると思います。
定型返信同じメッセージを何度も入力しなければならない場合は、一度入力して保存し、必要に応じて再利用することができます。例えば、大量のメールを受信したくない場合は、「メーリングリストから削除してください」という一般的な定型返信を作成し、「定型返信」ドロップダウンから返信に挿入することができます。
添付ファイル忘れ検出機能：文書を添付するメールを作成し、ファイルを添付せずに送信してしまうと、この機能が恥ずかしい思いをせずに済みます。この機能を使うには、メッセージ本文にファイルを添付したことを明示的に記載する必要があります。また、常に機能するとは限りませんが、うまくいった時はきっと感謝することでしょう。
Google カレンダー ガジェットこの機能を使うと、受信トレイの横にカレンダーが表示されるので、今後の予定を確認したり、新しい予定を追加したりできます。ToDo リストと組み合わせることで、Gmail をワンストップの PIM として活用できます。
複数の受信トレイ デフォルトの受信トレイ表示にこだわる必要はありません。特定のラベルが付いたすべてのメッセージ、下書き、配偶者からのメッセージなど、追加のメッセージグループをメインのGmail受信トレイの横、上、または下に重ねて表示できます。この複数の受信トレイ表示は、ワイドスクリーンディスプレイをお使いの場合に特に便利です。
選択したテキストを引用メールの奥深くに埋もれたポイントに返信するには、テキストを選択して「返信」をクリック（または を押すR）します。Gmail は選択したテキストのみを返信に引用するので、簡単に返信できます。
ToDo リストは、Gmail Labs で最も成熟した（そして要望の多かった）機能の一つです。Gmail と連携する ToDo リスト機能が追加されます。Gmail ToDo リストは複数の ToDo リスト、サブタスク、メモ、期限をサポートしており、メールと同様に、Gmail のメッセージを簡単にタスクに変換できます。また、Web ベースなので、iPhone から ToDo リストを表示、追加、編集できます。
郵便飛行機
GmailのWebベースの機能すべてに加え、デスクトップクライアントのメリットも享受するには、Mailplane（25ドル）をお試しください。メニューバーへの新着メール通知、メッセージ添付ファイルのドラッグ＆ドロップ、アドレス帳へのアクセス、複数のGmailアカウントをお持ちの場合の簡単なアカウント切り替えなど、Webブラウザよりも緊密なデスクトップ統合を実現します。
集中管理されたアカウント
Gmail に組み込まれているメール取得機能を使えば、すべての POP3 メールアカウントを Gmail の受信トレイに統合できます。Gmail の「設定」の「アカウントとインポート」タブで、「POP3 メールアカウントを追加」をクリックします。そこから他のアカウントの認証情報を入力すると、Gmail の受信トレイに表示されます。Gmail では、別の返信先アドレスを使ってメッセージに返信することもできます。「設定」→「アカウント」の「送信者名」でメールアドレスを設定してください。一度に最大 5 つの POP3 アカウントからメールを取得できます。唯一の欠点は、Gmail がこれらの外部アカウントの新着メールをチェックする頻度を指定できないことです。
音声およびビデオチャット
SkypeやiChatを完全に使わずに、Gmail内から音声通話やビデオ通話でチャットできます。マイク、iSightカメラなどのWebカメラ、そして無料の音声・ビデオプラグイン（OS X 10.4以降に対応）が必要です。プラグインを入手するには、「設定」→「チャット」をクリックし、「詳細」リンクをクリックしてプラグインをダウンロードしてインストールしてください。（Safari 3.0以降またはFirefox 2.0以降が必要です。）ブラウザを再起動したら、通話したいチャット相手を選択し、「ビデオ＆その他」をクリックして音声通話またはビデオ通話を開始してください。
添付ファイルを開く
GmailアカウントでMicrosoft Wordの添付ファイルを見つけた場合、Googleでは、使用しているマシンにWordがインストールされていなくても、添付ファイルを開くことができます。Word文書、Excelスプレッドシート、CSVファイルをネイティブアプリケーションで開こうとする代わりに、Gmailは「Googleドキュメントとして開く」という選択肢を提示します。このリンクをクリックすると、添付ファイルが適切なGoogleアプリで開きます。これらのファイル形式やその他のファイル形式（PDF、PPT、RTFなど）の場合、Gmailは単に表示することも提案します。後者はファイルの内容の複雑さによってはうまくいかないこともありますが、ドキュメントをプレビューするには手軽な方法です。
検索オートコンプリート
世界有数の検索エンジンを開発するメーカーが、メール製品に強力な検索ツールを搭載しました。Googleのウェブ検索と同様に、高度な検索演算子（subject:、from:、has:attachmentなど）を使えば、Gmailアーカイブという数ギガバイトにも及ぶ膨大な量のデータから、どんな針でも見つけることができます。難解な検索演算子を覚えるのが億劫な場合は、Labsで検索オートコンプリートを有効にしましょう。有効にすれば、連絡先の名前や演算子を入力し始めると、検索ボックスに連絡先リストと利用可能な検索レシピに基づいたオートコンプリート候補が表示されます。
Google 通知機能
Gmailを管理すると、デスクトップクライアントの（厄介ではあるものの必要な）機能の一つ、新着メール通知が利用できなくなります。この問題を解決するには、無料のMac用Google Notifierをダウンロードしてください。MacのメニューバーにGmailとGoogleカレンダーのポップアップ通知や音声アラートが表示されるようになります。
Gina Trapani 氏は、『Upgrade Your Life: The Lifehacker Guide to Working Smarter, Faster, Better』(Wiley、2008 年) の著者です。
