プロジェクトや責任の進捗管理にメールを多用している方は、重要な情報をまとめたメモを作成できるMailの新機能をきっと気に入っていただけるでしょう。Mac OS X 10.5 (Leopard)版のAppleのメールクライアントでは、AppleのiCalを開かなくても、単独で、あるいはメールやメモに関連付けてToDo項目を作成することも可能です。
残念ながら、メールアプリはデータをどこに保存したか、またその情報をどこにどのように保存すればよいかを明確に示していません。その結果、カレンダーやメールボックスが乱雑になり、生活がシンプルになるどころか、むしろ雑然としてしまう可能性があります。しかし、この煩雑さを解消し、メモやToDoリストを必要に応じて使いこなせるようにすることは可能です。
メモで忘れない
Mailのメモは、プレーンテキスト、スタイル付きテキスト、グラフィックなど、ほぼあらゆる種類の情報を保存できるコンテナです。（実際、メールにファイルを添付するのと同じように、メモにもあらゆるファイルを添付できます。）Mailは、メッセージと共に受信トレイまたは別のメールボックスに保存します。メモは、物理的な付箋や電子付箋の代わりと考えてください。買い物リストや電話での会話中に思いついたことなど、リマインダーやちょっとした情報を書き留めておくのに便利です。
メモを作成する新しいメモを作成するには、Mail のツールバーの「メモ」ボタンをクリックするか、「ファイル」->「新規メモ」を選択するか、Command-Control-N キーを押します。表示されるウィンドウにテキストまたはファイルを入力、貼り付け、またはドラッグします (「クイックリファレンス」を参照)。ツールバーの「フォント」および「色」ボタンを使用して、メモのテキストスタイルを変更します。メモウィンドウを閉じると、Mail はメモを自動的に保存します。メモの件名はメモの最初の行になります (申し訳ありませんが、メモの最初の行を変更せずに名前を変更することはできません。また、メモの最初にグラフィックがある場合は、件名は表示されません)。
リストを作成するあまり目立たない機能ですが、ノートには自動的に箇条書きや番号付きのリストを作成できます。「書式」→「リスト」を選択してリストスタイルを適用するか、リストを頻繁に使用する場合は、ノートウィンドウのツールバーをControlキーを押しながらクリック（または右クリック）し、コンテキストメニューから「ツールバーのカスタマイズ」を選択してください。次に、「リスト」アイコンをツールバーにドラッグし、「完了」をクリックします。これで、「リスト」ポップアップメニューを使ってテキストの書式設定ができるようになります。
メモを探すMail では、サイドバーの「リマインダー」セクションの「メモ」の下にすべてのメモが表示されます。リマインダーはスマートメールボックスのような機能を持ち、実際の場所に関わらずすべてのメモを表示します。Mail に複数の電子メールアカウントが設定されている場合、デフォルトでは、メモは実際に最後に表示したアカウントの受信トレイまたは Notes メールボックスに保存されます。これにより、Mail がどのアカウントを現在アクティブであると認識しているかを常に把握しているとは限らないため、予期しない動作が発生する可能性があります。Mail でメモを常に単一の IMAP、.Mac、または Exchange アカウントに保存するように強制することもできます。Mail -> 環境設定を選択し、ツールバーの作成ボタンをクリックし、「メモと To Do の作成場所」ポップアップメニューから使用するアカウントを選択します。または、「この Mac 内」を選択して、すべてのメモをローカルの Notes メールボックスに保存します。
受信トレイにメモを入れないメモが受信トレイに表示される場合（最後に表示したメールボックスがIMAP、.Mac、またはExchangeアカウントに属している場合はデフォルトで表示されます）、メモを見失うことはほとんどありません。しかし、デメリットとしては、多くの人ができるだけ空に保とうとする受信トレイが乱雑になってしまう可能性があることです（私はこの方法を推奨します。詳しくは「受信トレイを空にする」をご覧ください）。
メモをNotesメールボックスに保存し、メールのサイドバーの「メモ」セクションにのみ表示したい場合は、「メール」→「環境設定」を選択し、ツールバーの「アカウント」アイコンをクリックします。左側のリストで、メモを保存しているアカウントを選択します。「メールボックスの動作」をクリックし、「メモを受信トレイに保存」オプションの選択を解除します。ただし、このオプションを変更しても、既に受信トレイに保存されているメモは移動されません。メモを移動するには、受信トレイを選択し、各メモをメールのサイドバーの「メモ」アイコンにドラッグしてください。
メモを見るメモがIMAP、.Mac、またはExchangeサーバーに保存されている場合、そのアカウントに接続できるどのコンピュータでも、別のメールプログラムやWebベースのインターフェースからでも、メモを見ることができます（編集はできません）。これは、頻繁にコンピュータを切り替える場合、特に別のコンピュータがMacでない場合や、メールアカウント用にメールアプリが設定されていない場合に便利です。
ただし、先ほど説明したように、受信トレイにメモを保存しないことを選択した場合は、他の場所からNotesメールボックスを閲覧する前に、明示的に購読設定を行う必要がある場合があります。一部のメールプログラムでは、新しいメールボックスを購読するために特別な手順が必要です。例えば、職場のコンピュータのMicrosoft Entourageでこれを行うには、Entourageサイドバーでメールアカウントを選択します。次に、右側のリストでNotesメールボックスをCtrlキーを押しながらクリックするか、右クリックし、コンテキストメニューから「購読」を選択します。
メモをメールで送信メールでは、メモの内容をコピー＆ペーストすることなくメールで送信できます。例えば、会議のメモを共有したり、配偶者に買い物リストを送ったりする場合などに便利です。作成したメモを誰かに送信するには、メモを選択し、ツールバーの「送信」ボタンをクリックします。メールはメモの内容を含む新規メッセージを作成します。その後、他のメッセージと同様に編集したり、宛先を指定したりできます。
To-Doリストで進捗状況を把握
メールアプリのToDo項目はiCalのToDoと全く同じです。完了すべきタスクを通知し、期限、優先度、アラームなどを設定できます。メールでToDoを作成する利点は、iCalを起動することなく、メールメッセージやメモの情報に基づいて簡単にToDoを作成できることです。
それでも、メールと iCal は同じ To-Do 情報を使用します。実際、メールは To-Do データを iCal のカレンダー内に保存するため、POP メールアカウントのみを使用する場合は非常に簡単です。その場合、メールは既存の「この Mac 内」iCal カレンダーを共有するだけで、To-Do 項目をどこで作成しても、メールと iCal で同じものが表示されます。ただし、IMAP、.Mac、または Exchange メールアカウントを使用している場合は、iCal で作成した To-Do 項目がメールに表示されないことがあります。また、To-Do 項目を必ずしも任意のカレンダーに配置できるとは限りません（下の「To-Do を最初から整理する」を参照してください）。
To-Do 項目を作成するツールバーの「To-Do」ボタンをクリックするか、「ファイル」->「新規 To-Do」を選択するか、Command キーと Option キーを押しながら Y キーを押すことで、Mail で新しい To-Do を作成できます。その後の動作は、この操作を行った時点の Mail の画面によって異なります。メッセージリストを表示している場合は、Mail によって独立した To-Do 項目が作成され、サイドバーの「To-Do」セクションの「リマインダー」の下に表示されます（「To-Do リスト」を参照）。Mail では、メモの場合のように、受信トレイに To-Do 項目が表示されることはありません。
メールメッセージでテキストを選択している状態で「To Do」ボタンをクリックすると、選択されたテキストを含むTo Do項目がメッセージウィンドウの上部に表示されます。また、「リマインダー」の「To Do」セクションにもその項目が表示されます。同様に、挿入ポイントがメモ内にある場合、メモのその行がTo Do項目に変換されます（選択したテキストがハイライト表示され、その横にTo Doチェックボックスが表示されます）。メモとは異なり、To Do項目の名前は簡単に変更できます。To DoリストでTo Do項目のタイトルをダブルクリックすると、編集できます。
期限に対処する私たちのほとんどは、ToDo を順調に進めるためにちょっとした刺激が必要です。Mail では、ToDo 項目ごとに期日、優先度、アラームを選択できます。これらのオプションは、項目を表示しているどのビューからでも設定できます。メモまたはメッセージ内に作成した ToDo 項目のオプションを指定するには、項目のテキストの左側にある矢印アイコンをクリックします。表示されるウインドウで、期日、優先度、iCal カレンダーを選択できます (「タスクのオプション」を参照)。期日を設定する場合は、表示されるプラス記号 (+) アイコンをクリックして、1 つ以上のアラームを設定することもできます。マスター To Do リストの「リマインダー」でタスクを表示している場合も、同じオプションを設定できます。項目を Control キーを押しながらクリックしてコンテキスト メニューにオプションを表示するか、または各ヘッダーの下のポップアップ メニュー (たとえば、「期日」) をクリックして設定します。
ToDo 項目の削除注意：ToDo 項目を（メールまたは iCal 内から）削除すると、すぐに消えてしまいます。ゴミ箱には移動されず、間違いにすぐに気づいた場合にのみ「編集」→「元に戻す」を選択できます。ToDo 項目を電子メールメッセージ内で作成した場合は、メッセージまたは ToDo 項目のどちらか一方を個別に削除しても、他のコンポーネントには影響しません。ただし、メモ内で作成した ToDo 項目を削除すると、その行もメモから消えます。メモを削除すると、その中に作成されたすべての ToDo 項目が削除されます。
ToDoの取り消しメモ内にToDo項目を作成した場合、テキストは保持したままToDo項目自体を削除します。テキスト内にカーソルを置き、ツールバーの「ToDo」ボタンをクリックします。ToDoのチェックボックス、ハイライト表示、円で囲まれた赤い矢印はすべて消えますが、テキストはそのまま残ります。
ToDo項目へのアクセスローカル（このMac内）カレンダーのToDo項目は、Mac間で自動的に同期されません。ただし、.Macをご利用の場合は、.Mac Syncを介してカレンダーを同期できます。.Macの環境設定パネルを開き、「同期」タブをクリックします。「.Macと同期」オプションを選択し、「カレンダー」を選択します。
IMAP または Exchange 電子メールアカウントを使用している場合、Mail はサーバ上の特別なメールボックス（Mail では表示されません）に To-Do 項目を保存できます。このメールボックスは Apple Mail To Do と呼ばれます（詳細は「To-Do を最初から整理する」を参照してください）。Mail 以外の電子メールクライアント（Entourage など）からこのメールボックスを購読するには、まず Entourage サイドバーで電子メールアカウントを選択します。次に、右側のリストにある Apple Mail To Do メールボックスを Control キーを押しながらクリックするか、右クリックして、コンテキストメニューから「購読」を選択します。To-Do 項目はテキストのみで、変更したりアラームを使用したりすることはできません。
最初からやるべきことを整理する
MailでToDo項目を作成した後、突然iCalにたくさんのカレンダーが追加されてしまったことはありませんか？ Mailで、ToDo項目を保存したいiCalカレンダーを選択できないことはありませんか？ こうした問題は、通常、IMAP、.Mac、またはExchangeアカウントを1つ以上持っている場合に発生します。これらのアカウントは、MailがToDo項目を保存する場所を選択する際に使用するロジックを複雑にするためです。
この混乱を解消する最善の方法は、保存先を 1 つ選択してそれに固執することです。つまり、どこにあっても最後に表示したメールボックスを使用するという Mail のデフォルト設定に固執するのではなく、ToDo 項目をすべて Mac に保存するか、すべてを電子メール サーバーに保存します。
ToDo 項目を Mac に保存するToDo 項目をすべてローカルに保存するには、「メール」->「環境設定」を選択し、「作成」をクリックして、「メモと To Do を作成」ポップアップ メニューから「この Mac 上」を選択します。これで、メールは新しい ToDo 項目ごとに既存の「この Mac 上」カレンダーのいずれかを使用します。メールのサイドバーで「To Do」を選択し、該当する項目の「カレンダー」列のポップアップ メニューを使用することで、任意の項目を別の「この Mac 上」カレンダーに再割り当てできます。ただし、これらの項目をローカルに保存すると、ToDo 項目だけでなくメモにも影響することに注意してください。前述のように、メモを電子メール サーバーに保存したい場合は、代わりに次の方法を試してみてください。
ToDo 項目をサーバーに保存する別の解決策として、メモと ToDo 項目の両方の保存先としてメールサーバーを選択し、既存の iCal ToDo 項目を新しいサーバーベースのカレンダーに移動する方法があります。この方法の利点は、別のコンピュータや Web ベースのインターフェースからメールアカウントにアクセスした場合でもメモを表示できることです。また、メモと ToDo 項目は Mac 間で自動的に同期されます。欠点は、iCal ではイベントをメールカレンダーに追加できないため、イベントと ToDo 項目にはそれぞれ iCal の別のカレンダーを使用する必要があることです。
まず、「メール」->「環境設定」を選択し、「作成」をクリックして、「メモと To Do の作成先」ポップアップメニューを使用して、To Do 項目とメモを保存する IMAP、.Mac、または Exchange アカウントを選択します。アカウントを選択したら、新しい To Do 項目 (空白でも可) を作成し、Mail でcalendarサーバー上に という新しいカレンダーを作成します (最初は という名前です)。(iCal では、このカレンダーの名前を変更したり、削除したり、同じ場所に新しいカレンダーを追加したりできます。) To Do 項目は、その iCal カレンダーと、メール アカウントのサーバー上にある Apple Mail To Do という特別な非表示のメールボックスの両方に保存されます。Notes メールボックスと同様に、この設定により、.Mac Sync を使用しなくても、Mac 間で To Do 項目をシームレスに同期できます。
iCal を開きます。サイドバーのメールアカウント名の下に表示される新しいカレンダーを選択し、「この Mac 内」カレンダーのどれかに似た名前に変更します（例えば、「Home」という既存のカレンダーがある場合は、「Home IMAP」という名前にします）。To Do リストが表示されていない場合は、「表示」->「To Do リストを表示」を選択します。既存の「この Mac 内」カレンダーの現在の To Do 項目がすべて表示されます。（すべてのTo Do 項目が表示されるようにするには、「iCal」->「環境設定」を選択し、「詳細」をクリックして、「To Do 項目を非表示」の 2 つの選択肢をオフにします。）iCal の To Do リストの項目は色分けされているので、どのカレンダーに属しているかが簡単にわかります。既存の「この Mac 内」カレンダーから iCal のサイドバーにある新しいサーバベースのカレンダーに各項目をドラッグすると、iCal によってそのカレンダーに移動し、その過程で色（該当する場合）が変更されます。（残念ながら、すべてを選択して同時にドラッグしても、うまくいかないことがあります。）
追加した「On My Mac」カレンダーごとに、この手順全体を繰り返します。(iCal で新しいサーバーベースのカレンダーを作成するには、「ファイル」->「新規カレンダー」-> 「サーバー名」を選択します。新しいカレンダーがすぐに表示されない場合は、iCal を終了して再度開きます。) 新しいカレンダーを作成したら、名前を変更し、別の「On My Mac」カレンダーから新しいカレンダーに ToDo 項目を移動します。
[ Joe Kissell はTidBitsの上級編集者であり、 『Take Control of Apple Mail in Leopard』(Take Control Books、2008 年)の著者です。 ]
この記事は、「最初からやるべきことを整理する」セクションの指示を修正するために、2008 年 6 月 27 日に再投稿されました。
