今月のAutomatorワークフロー: 週次スケジュールを自動メールで送信

会議や予定でいっぱいの生活を送っていると、周りの人があなたの予定を把握するのが難しくなることがあります。もちろん、スケジュールをオンラインに投稿したり、職場のホワイトボードに走り書きしたりすることもできますが、あなたの居場所を知りたい人に、次の週の予定を記載したメールを1通送るだけでも役立つ場合があります。相乗りのスケジュールや部署間の会議の予定を他の人に知らせる必要がある場合も同様です。Appleのユーティリティ「Automator」を使えば、まさにそのようなメッセージを簡単に作成・配布できます。その方法をご紹介します。

行動を起こす

Automator（/アプリケーション）を起動し、表示されるシートで「iCalアラーム」を選択します。「選択」をクリックします。ウィンドウの左側の列で「カレンダー」カテゴリを選択します。まず、「iCal項目を検索」をワークフロースペースにドラッグします。「検索」ポップアップメニューから「カレンダー」を選択します。するとアクション名が変わります。アクションを「タイトルにnameofcalendarが含まれるカレンダーを検索」に設定します（nameofcalendarは、スケジュールの詳細をメールで送信するカレンダーです）。例えば、「自宅」や「職場」などと入力します。

次に、「iCal アイテムをフィルター」をドラッグします。（アクションを追加すると、「アイテム」が「イベント」に変わります。）アクションを「開始日が今週であるイベントをフィルター」に設定します。

最後に「イベントサマリー」をドラッグします。このアクションについては何も変更する必要はありません。

Automatorの左側の列で「メール」カテゴリを選択し、4番目と5番目のアクション「新規メールメッセージ」と「送信メッセージの送信」を追加します。「新規メールメッセージ」アクションには、週間スケジュールを共有したい相手のメールアドレスを入力します。「件名」欄には「マイカレンダー」などと入力し、「メッセージ」欄にも同様に説明文を入力します。完成したワークフローは以下のようになります。

時刻と日付を設定する

ワークフローを保存すると、名前の入力を求められます。お好きな名前を入力して「保存」をクリックします。AppleのiCalが起動し、新しいiCalイベントが表示されます。そのイベントを選択し、Command+Eキーを押して編集します。イベントを毎週繰り返すように設定します。次に、イベントを月曜日に移動し、例えば午前7時に鳴るアラームを設定します。

アラームが鳴ると、次のような処理が行われます。ワークフローが起動し、指定されたカレンダーでその週に入力されたイベントを検索します。次に、それらのイベントの概要を作成し、Appleのメールアプリを起動して、その概要をメッセージ本文に挿入し、事前に設定された受信者にメッセージを送信します。

メッセージを受け取った人は、約束通り、各イベントの概要（イベント名、ステータス、日時、場所、URL、メモなど）を確認できます。この概要はカスタマイズできません。