多機能プリンター (MFP) は、オールインワンとも呼ばれ、多くの小規模オフィスにとって大きなメリットとなります。プリンター、スキャナー、ファックス機、コピー機などのさまざまなデバイスを、コンパクトでコスト効率の高い 1 つのパッケージに統合しています。
しかし、こうした利便性の裏返しとして、 MFPを選択するということは、カバーするすべての領域で必要な機能をすべて提供する単一のユニットを見つけるということであり、1 つの領域での決定がさまざまな予期しない結果に連鎖して他の領域に影響を及ぼす可能性があるという問題もあります。
最適なMFPを選ぶための最初のステップは、実際に必要な機能を把握することです。市場には多くの多機能プリンターがありますが、一般的に、印刷、スキャン、ファックスという3つの主要機能を備えています。
印刷
従来のプリンターを選ぶ場合と同様に、MFPを購入する際の主なトレードオフは、品質、初期投資、そして継続的なコストの間でのトレードオフです。しかし、MFPには欠点があります。それは、ユニットのすべての機能が継続的なコストに与える影響を考慮する必要があるということです。
定期的に大量のコピーが必要で、多数のファックスを受信する場合、通常は初期投資額が高くなるレーザー MFP を選択するか、初期費用は安いがページ当たりのコストが高くなるインクジェット デバイスを選択するかを決定する際に、消耗品の使用量を考慮する必要があります。
実際には、ハイエンドの複合機の購入を検討していない限り、2つの技術の価格差は比較的小さく、レーザープリンターを選ぶべきです。カラー印刷を多くしたい場合は、大量印刷をしない限り、インクジェットプリンターの方が有利になります。
走査
スキャンは MFP の重要な部分です。Mac に画像をインポートするのに役立つという明らかな役割に加えて、ファックス機能とコピー機能の両方をサポートするからです。
最近のMFPのほとんどには、少なくとも600dpiと24ビット解像度の出力が可能な、それなりに高性能なスキャナーが搭載されています。これはファックス（白黒で150dpi以下が一般的）には十分な性能で、高画質コピー、文書のアーカイブ、そしてプロ仕様ではない写真にも十分です。
メーカーが主張する「補間解像度は1インチあたり数千dpi（ドット/インチ）」に惑わされないでください。これらの解像度は、スキャナーの能力を超える高解像度を数学的に近似するソフトウェアアルゴリズムを用いて計算されるため、多くの場合、出力品質は低くなります。むしろ、スキャナーの光学解像度を確認すべきです。光学解像度とは、スキャナーが実際にどれだけのディテールを読み取り、再現できるかを示すものです。一般的に、この値が高いほど、スキャン結果の品質は向上します。
一方、書類やフォームのスキャンだけであれば、スキャナーの解像度は速度よりも重要になります。ここでは2つの要素が関係しています。1つ目は、スキャナーがページをどれだけ速く読み取れるかです。読み取り時間が短いほど、ユーザーの待ち時間が短くなるのは明らかです。しかし、同様に重要なのは、用紙をマシンに給紙する方法です。フラットベッドスキャナーでは、スキャンの合間に1枚ずつ用紙を取り出し、新しい用紙をセットする必要があります。大量の書類をスキャンする予定であれば、シートフィーダー付きのMFPを購入した方がよいでしょう。シートフィーダーがあれば、用紙の束をセットしておき、他の業務に取り組みながら各ページをスキャン、ファックス、またはコピーできます。
ファックス
電子メールの普及により、MFPの3つの基本機能のうち、ファックス機能は急速に重要性を失っています。それでも、ファックスが仕事の重要な部分を占める場合は、選択するMFPがスタンドアロンシステムとしても、コンピュータと連携しても動作するかを確認する必要があります。つまり、マシンから直接ファックスを送信できるだけでなく、Macに内蔵されているファックス機能も使用できる必要があります。後者は必ずしも必要ではありません（文書を印刷してからファックス送信することも可能です）。印刷する手間が省けるため、時間と費用を節約できるだけでなく、環境にも優しいというメリットもあります。
ソフトウェア
購入する前に、選択した製品が Mac OS X で問題なく動作するかどうかを確認するために、少し調べておくとよいでしょう。箱のラベルだけでは不十分な場合があります。
特に、USB経由でコンピュータに接続し、ワークグループのメンバーが使用するMFPを選ぶ場合は、ドライバーがローカルネットワーク経由でFAXやスキャン機能を共有できることを確認する必要があります。MacをMFPに接続している人にとっては、同僚からスキャンやFAXの依頼が絶え間なく続くほど気が狂いそうになることはありません。
ネットワーク対応ドライバーがあれば、ローカルネットワーク上の各ユーザーがスキャンとファックスの両方を直接利用できるようになります。システム環境設定の「プリントとファックス」パネルでプリンターを共有するだけで済みます。他のユーザーは、自分のMacでイメージキャプチャを起動し、共有されたスキャナーまたはファックスシステムに直接アクセスできるようになります。他のユーザーのコンピュータを操作する必要はありません。
何かが失敗したとき
複合機を購入する際に考慮すべき最後の要素は故障です。遅かれ早かれ、何かが故障し、機器の機能の一部が正常に動作しなくなるか、あるいは全く動作しなくなることがあります。しかし、重大な電気系統の故障に見舞われない限り、複合機のその他の機能は完全に正常に動作し続ける可能性も十分にあります。これは問題となります。機器全体を交換するか、専用の機器を購入して故障した部分だけを交換するか、それとも複合機の機能の一部を諦めるか、といった問題です。
これらの選択肢にはそれぞれ欠点があります。専用デバイスは高価でオフィスで追加のスペースを占有する可能性がありますが、現在持っている機能を放棄することは煩わしく、生産性を低下させます (そもそもそれを必要としていない場合を除く)。
しかし、事前に十分な調査を行えば、ほとんどの場合、買い替えが最善の選択肢となります。複合機を購入する際は、必要な品質と信頼性を備えた各機能を個別に購入するよりも、より安価なモデルを見つけるのが賢明です。そうすれば、新しい機種を購入する決断がはるかに容易になります。
最近では、交換機の購入はそれほど難しくありません。例えば、私のオフィスではブラザーのDCP 7020を使っています。ファックス、スキャン、コピー機能があり、価格は100ドル未満です。この機器は長年問題なく動作していますが、部品のどれかが故障した場合は躊躇せずに交換します。なぜなら、単機能でこれより安価な周辺機器を見つけるのはおそらく難しいからです。
当然のことながら、私の小さなオフィスにはブラザーのプリンターだけが置いてあるわけではありません。Xeroxの高容量カラーレーザープリンターもあって、ほとんどの印刷作業に使用しています。それとは対照的に、Xeroxのプリンターは、複数の機能を使いたいとは思わない製品です。
結論
潜在的な欠点、落とし穴、そして様々な決断を考えると、MFPは本当に価値があるのか疑問に思うかもしれません。MFPは間違いなく妥協の産物です。あらゆる分野で最高レベルのパフォーマンスを発揮する、手頃な価格のMFPを見つけることはまず不可能でしょう。MFPは、様々なタスクをこなせる優れたコモディティですが、個々のコンポーネントが故障し始めたら手放す覚悟が必要です。
これらのヒントが、お客様のニーズに最適な MFP を見つけるのに役立つことを願っています。そして、最小限の手間で長年にわたって信頼できるサービスを提供してくれる MFP を見つけるのに役立つことを願っています。
[ Macworld に頻繁に寄稿している Marco Tabini はトロントに拠点を置いており、Twitter では @mtabini として見つけることができます 。 ]
