連絡先の管理にアドレスブックを頼りにしている人は、Appleの連絡先管理アプリケーションに連絡先データをフィルタリングしたりエクスポートしたりする便利な機能がほとんどないことに少しがっかりするかもしれません。幸いなことに、Automatorが非常に役立ちます。特に、連絡先をフィルタリングして、フィルタリングしたデータをExcelスプレッドシートにエクスポートしたい場合は便利です。その手順は以下のとおりです。
ワークフローを作成する
Mac に Microsoft Office 2008 または 2011 のコピーがインストールされている場合 (これらのバージョンの Office では、Word、Excel、および PowerPoint の Automator アクションがインストールされます)、Automator を起動し、表示される新しいワークフロー シートから [サービス] を選択して [選択] をクリックします。
ワークフローの先頭行を「サービスはどのアプリケーションからも入力を受け取らない」に設定します。これにより、サービスがいつでも利用可能になります。
次に、アクションライブラリから「連絡先」を選択し、右側の「アクション」列から「アドレス帳アイテムを検索」をワークフローエリアにドラッグします。このアクションの最初のポップアップメニューに「次の条件を満たす人を検索」と表示されていることを確認します。下のエリアで、アクションを「次のすべてが真で、かつコンテンツに次の文字列が含まれている」に設定します。「次の文字列が含まれている」の後のフィールドは空白のままにしておきます。ワークフローの下部にある「オプション」をクリックし、「ワークフロー実行時にこのアクションを表示」オプションを有効にします。
次に、同じ連絡先アクショングループから「連絡先情報を取得」アクションをワークフローエリアにドラッグします。「エクスポート形式」ポップアップメニューから「スプレッドシート（タブ）」を選択します。アクション内で、最終的にスプレッドシートに表示するデータの種類（名、姓、勤務先電話番号、勤務先メールアドレスなど）を選択します。さらに、「ラベルを追加」オプションを有効にします。
次に、「ユーティリティ」ライブラリを選択し、「クリップボードにコピー」アクションをワークフローエリアにドラッグします。「ドキュメント」ライブラリを選択し、「Excelブックの新規作成」をワークフローにドラッグします。最後に、同じライブラリから「クリップボードの内容をExcelブックに貼り付け」アクションをワークフローにドラッグします。このアクションの2番目のポップアップメニューを「既定値として貼り付け」または「テキストとして貼り付け」に設定します。ワークフローに名前を付けて保存します。
試してみる
試してみるには、ワークフローの「実行」ボタンをクリックするだけです。ダイアログボックスが表示され、「次を含む」フィールドに検索語を入力するよう求められます。フィルタリングしたい語句を入力してください。名前、macworld.comのようなメールアドレスの拡張子、415-のような市外局番、郵便番号など、任意の語句を指定できます。
このダイアログボックスの「続行」ボタンをクリックすると、Automator がワークフローを実行します。処理中、クエリに一致するアドレス帳の項目がタブ区切り形式でクリップボードにコピーされます。Excel が起動し（まだ起動していない場合）、データを含む新しいブックが作成され、各連絡先が個別の行に表示されます。
ワークフローをサービスとして保存したので、いつでも呼び出すことができます。任意のアプリケーションメニューから「サービス」を選択し、このワークフローを選択するだけです。記述通りに実行されます。必要に応じて、システム環境設定を起動し、「キーボード」設定の「キーボードショートカット」タブで「サービス」を選択し、先ほど作成したワークフロー（「一般」の見出しの下に表示されます）を見つけてワークフローを選択し、「ショートカットを追加」ボタンをクリックして、今後このワークフローを呼び出す際に使用するキーボードショートカットを押してください。
