医師、教育者、そして管理者として、私は多くの会議に出席します。つまり、会議の議事録を大量に取り、会議終了後には、決定されたすべての行動項目を確実に実行に移す必要があります。長年にわたり、私は様々な方法を試してきました。
長年、私はMacBook Proを常に持ち歩き、様々なアプリを使ってメモやToDoリストを作成していました。その後、Livescribe Echoスマートペンを使って手書きメモを取るようになりました。このペンは、走り書きした文字をコンピューターで読み取り可能なグラフィックに変換してくれるのです。しかし、医師のステレオタイプ通り、私の字はひどく、メモは判読不能でした。さらに悪いことに、このワークフローでは、タスクマネージャーとして愛用しているOmniFocusにアクションアイテムを渡す方法がありませんでした。
ついに、効果的なワークフローを見つけました。iPadとZagg Folioキーボードを組み合わせてメモを取ると、他のすべてのデバイスですぐに検索できる形式でメモが取れ、ToDo項目はほぼシームレスにOmniFocusに取り込まれます。その仕組みをご紹介します。
メモを取る
まず、iPad (および iPhone) には、Drafts と Notesy という 2 つのメモ作成アプリがあります。
iPadとiPhone用のDraftsは、その柔軟性とTextExpanderとの連携機能のおかげで、私のiOSデバイス両方でメインのメモアプリとして使っています。Draftsを起動すれば、ほぼすぐに情報の入力を始めることができます。入力が終わったら、その情報をどこに保存するかを考える必要があります。このアプリには、他のアプリやサービスにテキストを送信するための機能が多数組み込まれています。
NotesyはDraftsからテキストを送信できるアプリの一つですが、私がこれを使っている理由はただ一つ。Dropbox経由で同期できるからです。つまり、Notesy内のテキストはDropboxに接続しているすべてのデバイスで利用できるのです。
最後に頼りにしているアプリはTextExpanderです。iPhone、iPad、Macにインストールしています。TextExpanderは短いキーボード入力シーケンス（スニペット）を認識し、単語、行、さらにはページ単位のテキストを埋めるために展開します。私はそのようなスニペットを一つ持っており、これをすべての会議メモのテンプレートとして使っています。
MeetX – 無題 – %Y-%m-%d %H:%M# 参加者: JMT# 背景 / 参考資料:# メモ:# 私自身のアクション項目:# 他のユーザーのアクション項目:
1行目の前半部分は、メモを会議としてマークしています。MeetXのような文字列ではなく を使用しています。meetingこれは、 を検索すると、MeetXという文字列を含むすべての文書ではなく、その見出しを持つメモだけが表示されることを知っているためですmeeting。このスニペットは、現在の日時（%Y-%m-%d at %H:%M）を自動的に入力します。
最初の行以降の各行の先頭にはハッシュタグが付きます。ハッシュタグは見出しを表すMarkdownコードです。ハッシュタグ付きの行は、Markdownベースのアプリケーションでは太字で表示されます。JMTイニシャルセクションの「」は私です。おそらく、私がメモを取っている会議には必ず私が出席しているはずです。
Dropbox を使用して、Mac、iPad、iPhone 間で TextExpander スニペットを同期しているので、会議に持参するどのデバイスでもテンプレートを利用できます。
会議（または電話会議）でメモを取る準備ができたら、まずTextExpanderを起動し、次にDraftsを起動します。テンプレートを展開し（私の場合は と入力して展開.mtx）、タイトルを入力すれば準備完了です。会議の準備を事前に行う場合は、適切な見出しの下に参考資料を入力し、残りのフィールドは会議中に入力します。
会議が終わったら、Drafts で「Notesy に送信」オプションを選択します。すると、その会議のメモが Dropbox 経由ですべてのデバイス間で同期されます。つまり、Notesy はメモのやり取りの手段としては使っていますが、実際にメモを書くために使うことはほとんどありません。
Macで会議メモを取るときは、nvALTを使います。これは超高速検索機能を備えた優れたテキストエディタです。nvALTとNotesyの両方で、Dropboxの同じデフォルトフォルダにメモを保存するように設定しています。nvALTが起動したら、入力を始めるだけで、入力した文字列がメモのフォルダ内で自動的に検索されます。つまり、「」と入力するだけでmeetx、会議メモがほぼ瞬時に見つかります。
このワークフローを使えば、iPad（または緊急時にはiPhone）のDraftsやMacのnvALTにメモを取り、すべてのデバイス間で同期できます。TextExpanderのおかげで、メモのフォーマットが統一され、検索も容易です。
アクション項目
次のステップは、会議後に必要なことを確実に実行することです。
鍵となるのはOmniFocusとそのMail Dropサービスです。簡単に言うと、ToDo項目を自分にメールで送信できるということです。これを実現するために、OmniFocusをOmni Sync Serverと同期させています。Mail Dropサービスを利用するには申請が必要ですが、私の場合は数分で招待状を受け取りました。承認されると、Sync Serverへの直接リンクとなる独自のメールアドレスを設定します。
Draftsの最新バージョンを使用して、「OmniFocus Mail Dropにメールを送信」というカスタムメールアクションを設定しました。このアクションは、指定されたメモの最初の行を件名として、私のOmniFocusメールアドレスにメモを送信します。
会議が終わったら、Drafts 内のメモ書類で、カスタマイズしたメールアクションを選択します。次に OmniFocus を開くと、その項目が受信トレイにアクションとして保存されています。さらに素晴らしいのは、アクションの「メモ」フィールドで会議の全文を確認できることです。元の会議メモに複数のアクションが埋め込まれている場合は、数分かけてそれらを個別のアクションにまとめます。
あるいは、iPadにインストールしたOmniFocusを使えば、Draftsから「OmniFocusにメモとして送信」を選択できます。するとOmniFocusが起動し、会議メモが新しいアクションの適切なセクションに配置されます。あとはアクションのタイトルを入力するだけです。
もちろん、このプランをご自身のワークフローに合わせて調整することも可能ですが、基本的な考え方は変わりません。下書きをNotesyに送信し、そこから他のアプリやサービスに転送します。ちなみに、私はこれと同じワークフローのバリエーションを使って、他のものも記録・整理しています。例えば、プロジェクトのアイデア出し（IdeaX）、ブログの文章（WiPPPx）、思いつき（ThoughtsX）などにも、同様のワークフローを使っています。
このワークフローは事前に少し設定が必要ですが、その見返りは計り知れません。時間をかけて、このワークフローを使って何百もの潜在的なプロジェクトやテキストスニペットなどを蓄積してきました。それらの多くは、迅速かつ便利な方法でキャプチャしていなければ、失われていたでしょう。
