PagesとNumbersで差し込み文書を作成する方法

読者のアン・グレースさんは、クライアントに定型文の手紙を送りたいと考えています。彼女は次のように書いています。

最近、OS X Yosemiteにアップグレードし、AppleのNumbersアプリとPagesアプリも最新バージョンにアップグレードしました。この2つを使って差し込み文書を作成する方法はありますか？

どちらのアプリにも直接組み込まれている機能ではありませんが、AppleScriptの力によって実現できます（ご安心ください。この作業を行うためにAppleScriptを学ぶ必要はありません）。代わりに、Mac OS X Automationサイトをご紹介します。このサイトには、AppleScriptとPagesに関するページがあり、無料のPages Data Mergeユーティリティの使い方が説明されています（このページには、そのユーティリティへのリンクも含まれています）。その名前が示すように、NumbersスプレッドシートにあるデータをPagesドキュメントに組み込むことができます。

このページにある動画では、プロセスの始めから終わりまでを説明していますが、要点だけお伝えすることもできます。

まず、結合した文書のテンプレートとなるPages文書を作成します。プレースホルダーテキストとして、実名または偽名、住所、電話番号、メールアドレスなどを自由に挿入できます。これらは後で結合したデータに置き換えられます。「フォーマット」パネルが表示されていない場合は、Pagesのツールバーにある「フォーマット」ボタンをクリックし、「詳細」タブをクリックします。

最初のプレースホルダエントリを選択し、Pagesの「フォーマット」メニューから「詳細」＞「プレースホルダテキストとして定義」を選択します。右側のテキストパネルにスクリプトタグフィールドが表示されます。このフィールドにプレースホルダの名前を入力します（FIRSTNAME、ADDRESS、PHONE、MATENAMEなど、適切な名前）。プレースホルダとして使用したいテキストごとに、この手順を繰り返します。

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次に、Numbers を起動し、各エントリの列を含むスプレッドシートを作成します (列ヘッダーは、作成したプレースホルダ名と一致する必要はありません)。次に、結合するデータを含むすべての行を選択します。

Pages Data Mergeアプリを起動し、番号の付いた手順を実行してください。1でマークされたエリアで、ポップアップメニューから「Numbersテーブルの選択範囲」を選択し、「インポート」ボタンをクリックします。すると、Numbersドキュメントの最初の列の情報が「データレコード項目」エリアに表示されます。

リストの最初の項目を選択します（この例では「Frank 」を選択します）。2番目のステップの横にあるポップアップメニューをクリックすると、Pagesドキュメントで作成したすべてのプレースホルダのリストが表示されます。ステップ1で強調表示したエントリに関連付けられているプレースホルダを選択します（この例では「FIRSTNAME 」を選択します）。2番目のステップでプレースホルダを選択すると、その名前が1番目のステップの「割り当てられたプレースホルダタグ」の見出しの下に表示されます。リスト内の各エントリについて、この手順を繰り返します。

手順5では、結合した文書のコピーを受信者にメールで送信できます。この操作を行うには、Numbers文書に受信者のメールアドレスのリストを作成する必要があります（Pages文書にメールアドレスのプレースホルダーを作成する必要はありません）。作業結果をメールで送信する場合は、手順1のリストに表示されるメールアドレスを選択し、手順2のポップアップメニューから「メール受信者アドレスとして割り当て」を選択します。選択したメールアドレスの右側に「M」という文字が表示され、この列のアドレスがメッセージの宛先アドレスとして使用されることを示します。

手順2のポップアップメニューでは、結合した文書の命名方法も選択できます。デフォルトでは、Pagesの文書名に番号が付加された名前（Unsolicited Pitch-1、Unsolicited Pitch-2など）が割り当てられます。ただし、これは変更できます。最初の手順で受信者の名前を選択し、このポップアップメニューから「ファイル名に使用」を選択します。そうすると、文書名が最初に表示されますが、その後に選択したフィールドのデータが続きます（例えば、Unsolicited Pitch-Frank、Unsolicited Pitch-Dorisなど）。

ステップ 3 では、エクスポート ファイルの形式を選択します。結合されたファイルごとに、Pages、Word (暗号化の有無にかかわらず)、PDF (暗号化の有無にかかわらず)、ePub、またはフォーマットされていないテキスト ドキュメントを作成するかどうかを選択します。

手順4で「エクスポートフォルダを選択」をクリックし、結合したコピーの保存先を選択します。この場所に、結合したドキュメントを保存するPages Data Mergeフォルダが作成されます。

最後に、オプションのステップ5に進みます。前述の通り、結合したドキュメントのコピーをメールで送信したい場合は、「添付」オプションをオンにし、件名とメッセージを入力してください。約束通り、結合したファイルのコピーがNumbersドキュメントに登録されているアドレスに送信されます。

最後に「開始」をクリックします。結合ファイルを生成することを確認すると、Pages Data Merge は要求されたコピーの作成とエクスポートを開始します。

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