あなたはリストマニアですか？もしそうなら、ハードドライブにはきっとテーブルやスプレッドシートがぎっしり詰まっているでしょう。リトルリーグの選手名簿や結婚式のゲストリスト、個人の資産情報まで、実に様々なデータが詰まっているはずです。確かに、リストはスプレッドシートの線形・セル形式に適しています。しかし、レコード数が数十件を超えたり、同じ情報を何度も入力したりすると、スプレッドシートはすぐに扱いにくくなってしまいます。
データベースは大規模なリストの管理に最適ですが、多くの人はデータベースに難しさを感じています。FileMakerの49ドルのBento（ ）のおかげで、もうデータベースを恐れる必要はありません。Bentoは、データベースプログラムとしては極めて使いやすいと言えるでしょう。その使いやすさをご理解いただくために、スプレッドシートでは管理できない情報をBentoでどのように管理できるか、あるシナリオを使って説明します。
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例えば、あなたがミュージシャンで、コンサートに来場する人、CDを購入する人、バンドのグッズを購入する人について、何年もかけて情報を収集しているとしましょう。この情報を使って、手紙やメールを送ったり、どの商品が売れているのかを調べたり、どこで演奏すべきかを検討したりします。
当初、スプレッドシートはこうした情報を収集するのに最適なソリューションだと思われていました。しかし、現在では1,000件を超えるレコードが含まれるようになり、スプレッドシートは扱いにくくなっています。
ファンリストには、連絡先情報（氏名、住所、電話番号、メールアドレス）と、CD、パーカー、Tシャツなど、各ファンが購入した商品の詳細が含まれています。ここでは、スプレッドシートのデータを2つの新しいBentoライブラリ（Bento用語でデータベースのことです）に分割します。1つはファンリスト用、もう1つはグッズ用です。そして、2つのデータをリンクすることで、データへのアクセスと管理が容易になります。
輸入情報
Bento には、Microsoft Excel 2008 ( ) または Apple の Numbers ( )からデータをインポートできます 。どちらの場合も、データを Bento にインポートする前に、いくつかの準備作業を行う必要があります。
この例では、まずスプレッドシートの最初の行がデータベースに必要なフィールドに対応していることを確認します。この場合、対象となるのは「名、姓、年齢、住所、市区町村、都道府県、郵便番号、電話番号、メールアドレス」です。スプレッドシートには、販売する商品ごとの列も含まれています。例えば、ファンが購入した商品にX印を付けたとします。
スプレッドシートをカンマ区切りのテキストファイルとして保存します。Excelをお使いの場合は、「ファイル」メニューの「名前を付けて保存」を選択し、「フォーマット」ポップアップメニューから「カンマ区切り値（.csv）」を選択します。Numbersの場合は、「ファイル」メニューの「エクスポート」を選択し、「CSV」ボタンをクリックし、「テキストエンコード」を「Western（Mac OS Roman）」に設定して「次へ」をクリックします。ファイル名を付け、保存場所を指定して「エクスポート」をクリックします。
Bentoを起動します。Bentoのデフォルトの設定を変更していない限り、「ホーム」パネルが表示されます。「Bentoを使い始める」をクリックします。
プログラムのメインウィンドウは3つのセクションで構成されています。左上部には、すべてのBentoライブラリを含むライブラリリストがあります。左下部には、現在選択されているライブラリ内のすべてのフィールドと、リンクされているライブラリの情報が表示されるフィールドリストがあります。レコード領域と呼ばれるメインウィンドウには、選択したライブラリのレコードが表示されます。3つのセクションがすべて表示されない場合は、「表示」メニューから「ライブラリとフィールドパネルを表示」を選択してください。ライブラリリストとフィールドリストの両方を表示するには、Bentoウィンドウの左下にある小さな「フィールドパネルの表示/非表示」開閉用三角ボタンをクリックする必要がある場合もあります。
これで、スプレッドシートをインポートする準備が整いました（ファイル：インポート）。Bento のインポートダイアログボックスのセクション 1 で、「選択」ボタンをクリックし、CSV ファイルを指定します。セクション 2 では、データを新しいライブラリまたは既存のライブラリにインポートするオプションがあります。ポップアップメニューで「新規ライブラリ」が選択されていることを確認し、「FanList」のような名前を付けます。セクション 3 では、フィールドタイプ（テキスト、数値、日付、電話番号など）を選択して、データの書式を設定できます。例えば、Bento にフィールドを電子メールアドレスとしてインポートするように指示すると（「メール」フィールドタイプを「電子メールアドレス」に変更）、後でデータベース内からその人にメッセージを送信できます。
特定のフィールドをインポートしないこともできます。今回の例では、グッズ情報は一切含めたくないので、グッズ関連のすべてのフィールドのフィールドタイプを「作成しない」に設定してください。準備ができたら、「インポート」ボタンをクリックして、すべてのレコードを含むファンリストライブラリを作成します。
フォームをカスタマイズする
データをインポートした後、おそらく少し調整が必要になるでしょう。まず、Bento はデータをインポートすると標準フォームをデフォルトとして設定します。さらに、フィールドが重複してしまう可能性があります。例えば、Bento は電話番号リストと個別の電話番号フィールドの両方を作成します（メールアドレスについても同様です）。リストフィールドは、仕事用と個人用など、複数のメールアドレスや電話番号がある場合に便利ですが、今回の場合は両方を作成する必要はありません。また、Bento はフォームに「作成日」と「更新日」フィールドを追加しますが、これも今回の用途では不要です。
フォームを変更するには、フィールド名を 1 回クリックします。すると、選択したフィールドの右側にハンドル (小さな白い四角) が表示されます。Delete キーを押すとフォームからフィールドが削除され、フィールドをドラッグするとフォーム上の任意の場所に移動でき、名前をダブルクリックするとフィールド タイトルを編集でき、ハンドルの 1 つをドラッグするとフィールドが大きくなります。網掛け、フィールドの配置、テキスト サイズを変更したり、列を追加したり、その他のフォーム属性を変更したい場合は、Bento ウィンドウの右下にある [フォーム ツール] ボタン (フォームと小さな鉛筆が描かれたボタン) をクリックする必要があります。このボタンをクリックすると、Bento メイン ウィンドウの下部に小さなボタン バーが表示され、テーマをさらに魅力的にするためのオプションなど、さらに多くのフォーム書式設定ツールが表示されます。
フォームにフィールドが表示されていない場合は、「フィールド」リストからフォーム上の表示したい場所にドラッグしてください。Bento が作成した電話番号リストまたはメールアドレスリストを削除するには、そのフィールド名をクリックして Delete キーを押します。また、後ほど追加する商品情報用の2つ目の列も作成しておく必要があります。これを行うには、フォームツールバーの「オブジェクト」ボタンをクリックし、表示されるメニューから「列区切り」オプションを選択します。
ライブラリを作成する
ファンリストのインポートは簡単ですが、その後にグッズデータをインポートして連絡先情報に自動的にリンクさせることはできません。代わりに、グッズライブラリを一から作成し、各ファンの購入履歴をデータベース内のアイテムにリンクさせる必要があります。
商品データベースを作成するには、ライブラリリストの左下にある「ライブラリを追加」ボタンをクリックします（もう一方のボタンは、ライブラリのレコードのサブセットであるコレクションを作成します）。表示される「新しいライブラリ」ウィンドウで、「空の」テンプレートを選択し、名前を「商品」に変更して、「選択」ボタンをクリックします。新しい商品ライブラリがライブラリリストに表示され、「レコード」ウィンドウに空のテーブルが表示され、「フィールド」リストに「作成日」と「更新日」という2つの新しいフィールドが表示されます。
いよいよフィールドの追加を始めましょう。「フィールド」リストの下部にある大きなプラス記号ボタンをクリックすると、「フィールドの作成」ウィンドウが表示されます。最初のフィールドは製品番号です。セクション1のボックスでフィールドタイプとして「数値」を選択し、セクション2でフィールドに「製品ID」という名前を付けます。（セクション3では、小数点以下の桁数など、このフィールドタイプの特定のパラメータを設定できます。）「作成して続行」をクリックし、製品名（フィールドタイプ：テキスト）と価格（フィールドタイプ：通貨）の2つのフィールドを追加します。完了すると、「フィールド」リストにこれらの新しいフィールドが表示されます。
商品情報を入力するためにデフォルトのフォームビューを使用することもできますが、商品数が少ないため、テーブルビューで作業する方が簡単です。テーブルビューでない場合は、「レコード」ウィンドウ上部の「テーブル」ボタンをクリックします。「フィールド」リストにある、テーブルで使用可能なすべてのフィールドの横にチェックボックスが表示されます。テーブルには、新しい空のレコードが1つ作成されます。最初の商品の商品ID、商品名、価格を入力し、「レコード」ウィンドウ下部のプラス記号ボタン (+) をクリックして、新しい空のレコードを生成します。残りの商品についても、この手順を繰り返します。
ライブラリをリンクする
最後のステップは、ファンの記録と購入したアイテムを再接続することです。これは手動で行う必要があります。簡単ですが、時間がかかります。
まず、2つのデータベースをリンクする必要があります。FanListライブラリを選択し、フォームビューになっていることを確認してから、ライブラリリストからMerchandiseライブラリをFanListフォームに作成した新しい列の先頭（または表示したい場所）にドラッグします。これで空のMerchandiseテーブルが追加されます。
ファンリストライブラリの最初のレコードを見つけます。商品テーブルの下部にある小さな「リストから関連レコードを追加」ボタン（複数の行の横に小さなプラス記号が付いています）をクリックします。商品ライブラリのアイテムリストが表示されます。その人が購入した商品をすべて選択し（複数のアイテムを選択するにはコマンドキーを押します）、次に「リストに追加」ボタンをクリックします。リストから商品テーブルにアイテムをドラッグできます。完了したら、リストウィンドウを閉じ、データベース内のファンごとにこの手順を繰り返します。
活用する
さて、データベースの設定が完了したら、次は何をするべきでしょうか？今回の例では、CDやグッズの売上をより簡単に追跡したり、ファンの居住地に基づいてコンサートの案内メールやメールメッセージを送信したりできるようになります。
例えば、シカゴでコンサートを企画しているとします。データベースが準備されていれば、その都市とその周辺地域に住んでいる人だけを含むコレクションを簡単に作成できます。「ファイル」→「新規スマートコレクション」を選択します。コレクションウィンドウの上部に検索条件を入力します。シカゴ在住のファンを検索するには、最初の2つのドロップダウンメニューから「都市名を含む」を選択し、空欄に「シカゴ」と入力します。プラス記号ボタンをクリックして、イリノイ州エバンストンなどの都市を追加します（州やデータベース内の他のフィールドで検索することもできます）。「検索」をクリックします。これらの条件に一致するレコードを追加するたびに、Bento は自動的にコレクションを更新します。
Bento を使用すると、スプレッドシートよりもはるかに便利に管理およびカスタマイズできるリストを作成でき、収集した情報の検索や使用がはるかに簡単になります。
編集者注: この Working Mac の記事は、最近リリースされた Bento 2 に加えられた変更を反映するように更新されました。
ジェフリー・バターズビーは、ニューヨークを拠点とするITマネージャー兼フリーランスライターです。彼のブログ「Building the Perfect Beast」もぜひご覧ください。
