スティーブ・ジョブズの基調講演をご覧になったことがあるなら、まさにプレゼンの達人と言えるでしょう。しかし、聴衆がスライドを読み取れなかったり、グラフを理解できなかったりすれば、どんなに素晴らしいプレゼンテーションでも意味がありません。この記事では、AppleのKeynote 3とMicrosoftのPowerPoint 2004を使って、よくある失敗を避ける方法をご紹介します。
ステップ1: テキストをトリミングする
聴衆は各スライドを数秒しか読めないので、長々とした説明は配布資料に残しておきましょう。テキストの量を抑える一つの方法は、文章ではなく短いフレーズで構成された箇条書きを使うことです。箇条書きの数に厳格なルールはありませんが、私はスライド1枚につき5つまでに制限しています。
Keynoteで箇条書きを作成するには、変更するテキストを選択し、「テキストインスペクタ」の「箇条書き」を選択し、「箇条書きと番号付け」ポップアップメニューから「テキストの箇条書き」をクリックします。PowerPointでは、変更するテキストを選択し、「書式」の「箇条書きと番号付け」を選択し、使用する箇条書きを選択します。
さらに良い方法は、プレゼンテーション中に、刺激的な一文、目を引く画像、あるいはその両方を使って話すことです（「自己検閲」参照）。そうすれば、聴衆は読む時間を減らし、あなたの話を聞く時間を増やすことができます。
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| 自分自身を検閲する スライドに無味乾燥なテキスト (上) を詰め込む代わりに、画像 (下) を表示して聴衆にその画像について伝えます。 |
ステップ2: 可視性を向上させる
プレゼンターはスライドを美しく見せるために、派手なフォントや明るい色の背景を選ぶことがあります。しかし、これはスライドの読みやすさを低下させる可能性があります。
珍しいフォントは家族のニュースレター用として取っておきましょう。スライドは、最前列からだけでなく、部屋の後ろからでも読みやすいようにする必要があります。Helvetica、Arial、Gill Sansなどの読みやすいサンセリフフォントを使用し、文字は少なくとも24ポイントにしてください。Keynoteのテキスト編集機能は分割されています。フォントとサイズは「フォント」ウィンドウ（「書式」→「フォント」→「フォントを表示」、またはCommand+Tキー）で選択し、「テキスト」タブの「テキストインスペクタ」でフォントの色を選択します。PowerPointでは、サイズ、色、その他のテキスト属性を編集するには、Command+Tキーを押します。
文字は背景から際立つようにする必要があります。薄暗い講堂で明るい背景を使うと目が疲れる場合があります。そのため、そのような状況では、暗い背景に明るい文字（例えば、青地に黄色）を使用します。私は、聴衆とのアイコンタクトを維持するために、できれば居眠りを防ぐために、部屋の照明をつけたままにすることを好みます。明るい環境では、この逆の配色、つまり文字には暗い色合い、背景には明るい色を使用します。
Keynoteで背景を変更するには、スライドインスペクタパレットに移動し、「外観」タブをクリックして、「背景」ポップアップメニューから背景の種類（カラー塗りつぶし、画像塗りつぶしなど）を選択します。PowerPointでは、「書式」→「スライドの背景」を選択し、「背景塗りつぶし」ポップアップメニューから色を選択します。
ステップ3：背景を簡素化する
KeynoteやPowerPointの組み込みテンプレートを使用する場合でも、ゼロからデザインを作成する場合でも、複雑な背景は避けましょう。聴衆の注意をメインメッセージから逸らしてしまう傾向があるためです。画像やイラストを使用する場合は、前景にあるものを圧倒しないものを選びましょう。
組織の代表としてプレゼンテーションを行う場合、すべてのスライドに会社のロゴを入れる必要があるかもしれません。ロゴが目立たないようにするには、各スライドの右下隅に配置し、少し透明にすることを検討してください。まず、ロゴを目的の場所にドラッグします。Keynoteでは、ロゴを選択し、グラフィックインスペクタの下部にある「不透明度」スライダーを左に動かします。PowerPointでは、ロゴをダブルクリックして「図の書式設定」ダイアログボックスを開き、「色と線」タブの「透明度」スライダーを右に動かします。
ヒント
背景などの属性を素早く変更するには、マスタースライドを使用します。マスターに加えた変更は、そのマスターから作成したすべてのスライドに自動的に適用されます。Keynoteでは、「表示」＞「マスタースライドを表示」を選択し、マスターをクリックしてスライドウィンドウに表示し、編集します。PowerPointでは、「表示」＞「マスター」＞「スライドマスター」を選択してスライドマスターを編集します。
ステップ4: 高品質のグラフィックを使用する
プレゼンターは、余白部分を安っぽいアートワークを追加する誘いと捉えることがあります（PowerPointのクリップアートライブラリを使えば、特に簡単に追加できます）。クリップアートを使う代わりに、自分で作成するか、他のソースから入手するなど、高品質なイラストや写真だけをプレゼンテーションに取り入れましょう。スライドの背景やその他の前景オブジェクトがはっきりと見えるように、透明な背景のグラフィックを試してみてください。
良質で安価なアート作品が手に入る場所は、iStockphotoとStock.xchngの2つです。iStockphotoでは、わずか1ドルから高品質なストック写真が購入できます。Stock.xchngでは、検索可能なデータベースから無料のストック写真が見つかります。（プレゼンテーション関連のリソースについては、以下の「Webヘルプ」をご覧ください。）
ステップ5: 不要な効果を制限する
KeynoteとPowerPointでは、サウンドやモーションファイル、精巧なテキストやトランジション効果を追加できます。ただし、これらの効果はメッセージの魅力を損なわせる可能性があるため、控えめに使用してください。
サウンドクリップやアニメーションは、必要な場合にのみ追加しましょう。例えば、楽器の音色を実演したり、授業で物理の実験を説明したりしたい場合などです。同様に、画面に文字が飛び出すような派手なテキストアニメーションは楽しいものですが、スライドを1、2枚も使うと煩わしくなってしまいます。代わりに、テキストの行が画面に溶け込むような、目立たないエフェクトを試してみてください。Keynoteでは、テキストを選択し、「ビルド」インスペクタの「ビルドイン」タブにある「エフェクト」ポップアップメニューから「ディゾルブ」を選択します。PowerPointでは、テキストを選択し、「スライドショー」＞「プリセットアニメーション」＞「ディゾルブ」を選択します。
トランジションアニメーションもシンプルにしましょう。Keynoteの回転ドアやPowerPointのキューブトランジションなどの効果は、画像の多いスライドショーでは効果的ですが、テキスト中心のプレゼンテーションには不向きです。代わりに、ディゾルブやワイプといった控えめなトランジションに絞りましょう。Keynoteではスライドインスペクタの「トランジション」タブでトランジション効果を設定できます。PowerPointでは、「スライドショー」＞「スライドトランジション」で設定できます。
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| グラフは不要 いくつかのデータ ポイントを表示するだけであれば、グラフを使用する必要はありません (上)。代わりに、表またはプレーン テキストを使用します (下)。 |
ステップ6：チャートに注意する
3次元グラフは見た目が魅力的ですが、特に統計データの場合は、聴衆が要点を理解しにくくなることがあります。シンプルなデータの場合は、グラフよりも表の方が効果的な場合もあります（「グラフは不要」を参照）。
KeynoteとPowerPointにはどちらも表を作成・編集できるツールが搭載されていますが、聴衆が表を読めなければあまり役に立ちません。表を作成する際は、テキストと同じルールに従ってください。つまり、部屋の後ろからでも読めるように文字を大きくし、コントラストの低い色の組み合わせは避けましょう。
Keynoteでは、「挿入」→「表」を選択し、グラフィックインスペクタを開いて塗りつぶし、グリッド線、影、不透明度などを指定して表を作成します。PowerPointでは、「表示」→「ツールバー」→「表と罫線」を選択して表を作成・編集します。表の情報量が多すぎる場合は、一部のデータを削除するか、複数のスライドに分割してください。
ステップ7：最後の詳細を覚えておく
スライドショーの作成に時間をかけすぎて、細かい点がおろそかになってしまうことがあります。まず、スペルチェックを忘れずに。自動スペルチェックをオンにし（Keynoteの場合は「編集」＞「スペル」＞「入力時にスペルチェック」、PowerPointの場合は「PowerPoint」＞「環境設定」＞「スペル」）、スペルチェッカーでは検出できないエラー（例えば「上位2つの理由」など）がないか確認しましょう。
また、画像や動画がプレゼンテーションに正しくリンクされていることを確認してください。Keynoteの「保存」ダイアログボックスで、「詳細オプション」の横にある三角形をクリックし、「オーディオと動画をドキュメントにコピー」オプションを選択します。PowerPointでは、作業をPowerPointパッケージとして保存します（「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択し、「形式」ポップアップメニューから「PowerPointパッケージ」を選択）。これにより、リンクされているサウンド、画像、動画が1つのフォルダにコピーされるため、プレゼンテーションを別のコンピュータに簡単に移動できます。
プレゼンテーションを成功させるために、あなたは今、できる限りのことをしてきました。このアドバイスに従ってもスティーブ・ジョブズになれるわけではありませんが、少なくとも良いスタートを切ることができるでしょう。
ウェブヘルプ
経験豊富なプレゼンターであっても、スライドショーの初心者であっても、役立つリソースが豊富にオンラインで見つかります。
• AppleのKeynoteサポートフォーラム
Keynote に関する質問への回答を入手します。
• エドワード・タフテ
Tufte 氏はデータ プレゼンテーションの第一人者であり、彼の Web サイトではデザインに関する幅広い議論が展開されています。
• Google グループ
ここは、PowerPoint に関する質問に対する回答を見つける場所です。
• プレゼンテーション禅
このブログは、元 Apple のワールドワイド ユーザー グループ リレーション マネージャー、Garr Reynolds によるプレゼンテーションを特集しています。
• ソーシャルメディア
ここでは、『Beyond Bullet Points』 （Microsoft Press、2005 年） の著者 Cliff Atkinson によるヒントや記事をご覧いただけます 。
[ フランクリン・N・テスラーはアラバマ大学の放射線科医であり、プレゼンテーションに関する執筆や講演を頻繁に行っています。 ]
