日々の雑用で自動化が急務だとすれば、それはメールの受信トレイ管理です。幸いなことに、メールアプリ自体に組み込まれているものもあれば、サードパーティ製のものもあり、様々なツールが自動化を助けてくれます。
全員返信ユーザーを非表示にする
ツール: メール他の企業と同様に、Macworldでも社内に「ようこそボブさん！」や「素晴らしい仕事ぶりですね、チーム！」といったメッセージが届いたら「全員に返信」をクリックするのが正しい返信だと考えているグループがいます。ありがたいことに、こうした人たちは@wehavenoclue.comのような独自のドメインに固まっている傾向があります。そこで、彼らの激しい返信に対処するためのメールルールを作成しました。メールの環境設定にある「ルール」タブの「受信トレイルール」セクションに、送信元フィールドにそのドメインが含まれるメッセージを検索し、「メッセージを移動」アクションを実行して別のメールボックスを宛先として指定するルールを追加しました。これで、忍耐力が許す限り、そのメールボックスをじっくり読むことができます。— Christopher Breen
出荷を追跡する
ツール：配送状況、メール 私はよくオンラインで買い物をするので、荷物の配達予定日が分からなくなってしまうことがよくあります。そこで、iOSアプリ、ダッシュボードウィジェット、クラウドサービスを含むJunecloudの「配送状況」を使って、到着する荷物の状況を確認しています。このサービスには、注文メールと発送確認メールをJuneCloudに転送する機能があり、JuneCloudがメール本文を解析して追跡情報をアプリに追加してくれます。そこで、この転送を自動処理するための簡単なメールルールをいくつか作成しました。
まず、件名に「」という単語が含まれているメッセージを検索しorder has shipped、そのようなメッセージを「」に転送するルールがあります[email protected]。これで、関連するメッセージのほとんどが捕捉されます。特定のベンダー向けに、よりカスタマイズされたルールを作成することもできます。例えば、私のルールでは、「」という単語が含まれているメッセージを検索（そして転送）しています[email protected]。— Katie Floyd
メールメッセージをEvernoteにファイル保存
ツール: Evernote、TextExpander私はあらゆる種類のドキュメントを保存・管理するためにEvernoteを使っています。Evernoteを使うことで効率化できる点が一つあります。Evernoteはユーザーごとに固有のメールアドレスを付与しており、そのアドレスを使ってドキュメントをEvernoteアカウントに送信できます。そのアドレスに送信されたメールは通常、デフォルトのノートブックに保存されます。少し工夫すれば、ノートをより正確に整理したりタグ付けしたりできます。
メールの件名はEvernoteのノートのタイトルになります。ノートを保存するノートブックを指定するには、件名に 記号と既存のノートブック名を追加します。同様に、件名に と既存のタグを追加することで、ノートに@タグを付けることができます。#
同じノートブックやタグに定期的にメッセージを送信している場合は、TextExpanderスニペットを使ってタグ付けプロセスを自動化できます。例えば、私は今年新学期を迎えるので、それに伴う出費を記録したいと思っています。Evernoteには、毎年「税金の領収書」というノートブックと「教育」タグを作成しています。また、各ノートに日付情報も含めたいと考えています。そこで、TextExpanderで以下のスニペットを作成し、メッセージの件名として使用しました。
%Y.%m.%d %filltext:name=Note Subject% @Tax Receipts %Y #Education
このスニペットの最初の部分では日付スタンプを挿入します。スニペットの2番目の部分では、領収書の種類など、メモの件名を入力するための1行のポップアップフィールドを作成します。スニペットの最後の部分では、カスタムの「Year」スニペット（毎年スニペットを更新する必要がないように）とタグを使用して、特定のノートブックを指定します。— Katie Floyd
特別なフォーマットでメールを転送する
ツール：Keyboard Maestro、メール 私は1日に何十回も、ハードウェアおよびソフトウェアベンダーからのプレスリリースをMacworldのライターに転送しています。各メッセージは、トピックに基づいて特定の担当者に送信されます。その際、件名の「Fwd:」を標準的なプレフィックス（ iOS accessories:など）に置き換えて、担当者がメッセージをフィルタリングしやすくしています。これは単純ですが面倒な作業なので、必要な手順をすべて1回のキー操作で実行できるKeyboard Maestroマクロをいくつか作成しました。
たとえば、iOS アクセサリのプレスリリースをライターの Joel Mathis に転送するために、次のマクロを作成しました。トリガーとして、[新規トリガー] ポップアップ メニューから [ホットキー トリガー] を選択し、Control-Option-Command-I を指定しました。次に、一連の新しいアクションを作成しました。Shift-Command-F (メールのメッセージ転送のショートカット) を入力、0.5 秒間待機 (転送メッセージ ウィンドウが開くまで待機)、Joel の電子メール アドレスをテキストとして貼り付け、0.5 秒間待機 (メールのアドレス自動補完機能が追いつくまで待機)、Tab キーを 3 回押し (件名フィールドに移動)、左矢印キーを入力 (件名フィールドの先頭に移動)、前方削除を 3 回押し (件名の先頭からFWD を削除)、 iOS アクセサリを貼り付け(そのテキストをメッセージの先頭に追加)、0.5 秒間待機 (メールが取り残されないようにするため)、最後に Shift-Command-D (メールのメッセージ送信のショートカット) を入力。— Dan Frakes
標準的な挨拶でメールに返信する
ツール：Keyboard Maestro毎日たくさんのメールに返信するのですが、送信者の名前を呼んで連絡をくれたことへの感謝を伝えたいので、Keyboard Maestroのシンプルなマクロを作成しました。hisender「(Hi, Sender)」と入力するだけで適切な挨拶文が挿入されます。
まず、テキスト文字列 によって実行されるKeyboard Maestroマクロを作成しましたhisender。（もちろん、ホットキーやKeyboard Maestroがサポートするその他のトリガーを使用することもできます。）「以下のアクションを実行する」セクションで、変数（sender_addr）を作成し、「トークンを挿入」ドロップダウンを使用して、その変数をメールの最前面メッセージの送信者に割り当てます。次に、その変数内で正規表現 を検索するアクションを追加します。^"?([^s]+)(.*)$このパターンは、送信者の名前とメールアドレスの最初のテキスト部分をキャプチャします。見つかったテキスト文字列は、新しい変数 に保存されますsender_name。
最後に、Keyboard Maestroの「貼り付けでテキストを挿入」コマンドを使って、適切な位置に送信者名を挿入した挨拶文を挿入しますHi %Variable%sender_name%。その後に が続きますThanks for your message, %|%。また、返信の入力を続けられるように、テキスト挿入ポイントを挨拶文の後ろに配置します。— Matt Gemmell
暗号化されたPDFをメールで送信
ツール：Automator AppleのOS X標準のPDFフォーマットサポートにより、サードパーティ製ソフトウェアを使わずにPDFを素早く閲覧できるだけでなく、新規作成も簡単に行えます。最も簡単な方法の一つは、標準の印刷ダイアログにあるPDFメニューを使ってPDFを作成することです。このメニューで最も便利なサービスの一つは「PDFをメール送信」オプションです。このオプションを使うと、PDFをハードドライブのどこかに保存してからメールに添付するといった手間が省け、一つの操作でPDFを生成できます。
しかし、このオプションは便利ですが、特に機密データを含むPDFの場合は完璧ではありません。そこで、Automatorで独自のPDFサービスを作成し、PDFを作成してパスワード保護してからメールに添付することにしました。
まず、Automatorを開き、ワークフローのリストから「印刷プラグイン」を選択します。「PDF文書の暗号化」アクションをドラッグします。「パスワード」と「確認」フィールドにパスワードを入力する必要はありませんが、「オプション」の「ワークフロー実行時にこのアクションを表示」にチェックを入れてください。（または、今のところはダミーのパスワードを使用することもできます。）次に、「新規メールメッセージ」アクションをワークフローの次のステップとしてドラッグします。
完了したら、ワークフローに名前を付けて保存します（Mail Encrypted PDF？）。これで、標準の印刷ダイアログウィンドウの下部にあるPDFメニューにオプションとして表示されます。選択すると、PDFのパスワード入力を求められます。上記でダミーのパスワードを入力した場合は、デフォルトでそのパスワードが入力されます。サービスが終了すると、PDFは新しいメールメッセージに安全な文書として埋め込まれます。— Topher Kessler
特定の送信者からのメールにフラグを設定する
ツール：メールMacworldの編集者や同僚からたくさんのメールが届くので、それらを他のメールと区別しておくと便利だと気づきました。そうすることで、緊急のメッセージを素早く簡単に見つけられるだけでなく、メールの受信トレイをToDoリストとして使いやすくなります。そこで、メールにルールを設定して、これらのメールにマークを付け、届いたら通知するようにしました。
Mailで、「ファイル」>「環境設定」を選択し、「ルール」を選択します。「新規ルール」をクリックし、以下の条件を設定します。「以下の条件のいずれかを満たす場合」「送信元にmacworld.com、pcworld.com、techhive.comが含まれる場合」。そして、これらの条件に一致するメッセージに対して以下のアクションを実行するように設定しました。「メッセージをメールボックスの受信トレイに移動する」「テキストの色をその他に設定…」（紫に設定）」「ルールの評価を停止する（他のルールによってメッセージが移動または変更されないようにする）」「通知を送信する」。—カーク・マクエルハーン
特定のアドレスへのメッセージをフィルタリングする
ツール：iCloud Macworldの「Ask the iTunes Guy」コラムの執筆者として、読者から多くのメールが届きます。それらはiCloudのメールアドレスに転送されます。OS Xのメールルールでこれらのメッセージをフィルタリングするのではなく、iCloudでルールを設定することにしました。主な理由は、iPhoneを整理したくなかったからです。このようなサーバーサイドルールは、メッセージが受信トレイに届く前に適用されるため、すべてのデバイスに適用されます。
Web版iCloudにサインインします。「メール」をクリックし、ウィンドウ左下の歯車アイコンをクリックして「ルール」を選択します。「ルールを追加」をクリックします。最初のポップアップを「宛先」に設定し、そこにメールアドレスを入力します。（私はmacworld.comサーバからiCloudアドレスにメッセージがリダイレクトされるため、[email protected]を使用しています。「差出人」を使用することもできますが、ディスカッションリストからのメッセージには「宛先」で十分です。）件名に特定の語句を指定してメールをフィルタリングすることもできます。「次に」セクションで「フォルダへ移動」を選択し、メッセージの送信先となるiCloudサーバ上のフォルダ名を選択します。「完了」をクリックしてルールを保存し、有効にします。— Kirk McElhearn
お気に入りのツイートをメールで送信
ツール: IFTTT
Twitterのストリームを見ていると、読みたい記事へのリンクが見つかることがよくあります。でも、今はじっくり読めません。SafariのリーディングリストやReadabilityのようなサービスに保存するのではなく、そういうツイートはメールの受信トレイに送って、後で時間のある時にリンクを読み進められるようにしています。IFTTTを使えば、これを自動でやってくれます。ツイートをお気に入りに登録するだけでいいんです。
これを設定するには、まずIFTTTでメールとTwitterのチャンネルを有効化しました。次に、基本レシピ「Twitterの場合はメール」を設定しました。アクションでは、メールの件名（デフォルト）「 」を使用しますFavorite tweet by @{{UserName}}。また、メッセージ本文も「 」を使用します{{TweetEmbedCode}} via Twitter | https://twitter.com/{{UserName}} | {{CreatedAt}}。
この設定にしておくと、ツイートをお気に入りに登録してから数分後にメールが届きます。メールにはツイートの本文と、読みたい記事へのリンクが記載されています。また、お気に入りに登録したリンクのメッセージは記録として残るので、後で記事をもう一度探したいときにも便利です。—カーク・マクエルハーン
顧客サポートメールを自動的に保存して返信する
ツール：メール、Sanebox、TextExpander iBooks Storeで自費出版しています。この副業を始めた当初は、書籍にインタラクティブな要素が多く含まれているため、読者の中にはカスタマーサポートを必要とする人がいることに気づいていませんでした。そこで、これらのメールを管理しやすい場所に振り分け、テキスト自動化機能を使って返信を効率化する自動ワークフローをすぐに開発しました。
まず最初にすることは、サポートメールを一箇所に集めてフィルタリングすることです。何年もの間、メールのルールを使ってこの作業を行っていました。このルールは、受信メールをスキャンして書籍に関連する特定の用語を検索するというものです。メールがヒットすると、自動的に特定のフォルダにメッセージが保存され、私が確認して処理できるようになります。最近では、WebベースのSaneboxサービスを使って同じことを始めました。Gmailユーザーの方は、Gmailのフィルタリングルールを使って同じことができます。
次に、TextExpanderを使って詳細な返信スニペットを作成し、入力作業を大幅に省きました。TextExpanderのオプション選択機能（スニペットエディターでカーソルボタンをクリックし、「Fill-Ins」→「Optional Selection」を選択）を使うと、定型文のどの段落を含めるかを選択できます。オプション選択では対応できない詳細情報を挿入したい場合は、追加のオプションスニペットを使用します。— David Sparks
