デジタルライフを送る中で、私たちはファイルやフォルダ、そしてファイルでいっぱいのフォルダを蓄積しがちです。蓄積されたものの一部は、来週はもちろん、ましてや5年後には必要のないようなゴミですが、多くの人にとって、その大部分は今日と同じくらい明日も重要なデータです。例えば、長期的なビジネスプロジェクト、財務ファイル、データベースなどを考えてみてください。整理整頓が得意な人なら、何年も経ってからでもファイルを見つけられるような論理的なファイル構造を構築しているでしょう。そうでない人は、必要なファイルを探すのに苦労するでしょう。
OS XのSpotlight機能を使えば、これが可能です。Commandキーとスペースバーを押し、表示されるSpotlightフィールドに探しているファイル名を入力するだけです。しかし、ファイル名が思い出せない場合はどうすればよいでしょうか？ファイル内の特定の文字列（例えば「finances 2012」）を検索する検索語を入力することもできます。しかし、この方法では大量の結果が表示され、膨大な数のファイルを精査することになります。さらに悪いことに、Spotlightで目的のファイルを見つけるためのテキスト行を思い出せないかもしれません。
ありがたいことに、ファイルにタグを付けておけば、将来自分がそのような検索をする際に役立ちます。Automatorを使えば、とても簡単にできます。やり方は以下のとおりです。
シンプルなワークフローを作成する
Automator（/Applicationsフォルダ内）を起動します。表示されるテンプレートシートで「アプリケーション」を選択します。ライブラリパネルで「ファイルとフォルダ」を選択します。右側のアクションパネルで「Finder項目にSpotlightコメントを設定」を選択し、ワークフローエリアにドラッグします。アクション内に、後でファイルを見つけるのに役立つテキスト文字列（例えば「finance2012 」）を入力します。「既存のコメントに追加」オプションが有効になっていることを確認し（他のSpotlightコメントが置き換えられないようにするため）、ワークフローをデスクトップに保存します。
これで、作成したアプリケーションワークフローにアイテムをドロップするだけで、Mac上の任意のファイルやフォルダにSpotlightコメントを追加できるようになりました。実際に機能しているかどうかを確認するには、ワークフローが処理したアイテムを選択し、Command+Iキーを押して、表示される情報ウィンドウの「Spotlightコメント」フィールドを確認してください。追加したテキストがそこに表示されているはずです。今後、2012年の財務データやピーターソンプロジェクト、あるいはその他重要なデータに関連するファイルやフォルダを探すときは、ファイルに追加されたSpotlightコメントを使って検索するだけです。
提出時に自動的にタグ付けするワークフローを作成する
この方法は一部の人には有効かもしれませんが、作業の記録時にSpotlightコメントを追加することを好む人もいます。これも簡単にできます。その場合も、ワークフローの作成方法はほぼ同じです。
まず、Finderで新しいフォルダを作成します。このフォルダ内に、特定のプロジェクトやテーマに関連するファイル（例えば、Petersonプロジェクトや2012年度の財務ファイルなど）を保存します。
Automatorを起動し、Automatorのテンプレートシートから「フォルダアクション」を選択します。前の例と全く同じようにワークフローを設定します。「Finder項目にSpotlightコメントを設定」アクションを使用します。ワークフローエリアの上部に「フォルダアクション：追加されたファイルとフォルダを受け取る」と表示され、その下に「フォルダを選択」というポップアップメニューが表示されます。Finderで作成したフォルダをこのポップアップメニューにドラッグします。メニューの名前がフォルダ名に変わります。ワークフローを保存します。これで、このフォルダにアイテムを配置すると、ワークフローに追加したテキストがアイテムのSpotlightコメントに自動的に追加されます。
このアクションは、フォルダに関連付ける唯一のアクションである必要はありません。より複雑なワークフローの一部にすることもできます。例えば、ワークフローは、その内容を別のハードドライブやサーバー上のフォルダに自動的にバックアップするように設定することもできます。この小さなアクションの優れた点は、大きなタスクを実行する際に、ファイルやフォルダにタグを付けることができることです。
