重要な書類や領収書などを受け取ったら、まず最初にMacBookにスキャンします。物をなくしやすいので、必要に応じてすぐに参照できるようにしたいからです。多くの企業がペーパーレスオフィスへと移行するにつれ、ファイル整理とペーパーレスオフィスを実現する DevonThink Professional OfficeのようなMac用プログラムが求められるようになるでしょう。
DevonThinkを使えば、ファイルの整理が簡単になります。ドキュメント、PDF、スマートフォルダなど、Macは情報で溢れかえってしまいがちです。DevonThink Pro Officeは、データベースとタグ（前述の通り）を活用して、あらゆるファイルを整理整頓します。
DevonThinkでは好きなだけデータベースを作成できますが、レビュー用に個人用と業務用の2つのデータベースを作成しました。Mac上のほとんどのドキュメントを整理し、重要なファイル、ドキュメント、PDFをいくつかインポートしました。あとはDevonThinkのデフォルト設定で、あとは自動で処理してもらいました。
DevonThink がペーパーレス オフィスにとって価値のある主な理由は、スキャンした文書や PDF のテキストを検索可能なテキストに変換する OCR をサポートしている点です。前述のように、私は重要な文書を定期的に Mac にスキャンしているので、この機能をぜひ試してみたかったのです。そのために、2008 年に iPhone 3G を購入したときに自分で購入したレシートをアプリケーションにインポートしました。iPhone の購入レシートには、電話を購入した店舗の住所などの情報が含まれていますが、この情報はスキャンしたレシートにのみ存在し、文書に関連付けられたファイル名やタグには存在しません。レシートを DevonThink にインポートした後、OCR 機能を使用して、レシートに記載されている店舗の住所やその他のテキストも検索できるようになりました。その後のテストでは、OCR 機能は宣伝どおりに動作しました。
OCR機能は、ペーパーレス化を目指すオフィスにとって非常に重要です。多くのオフィスが私と同じように重要な書類をスキャンしてハードドライブに保存していると仮定すると、数千もの物理的な書類を検索可能なデータベースを作成できる機能は、DevonThinkの最も重要な機能と言えるでしょう。この機能が優れた性能を発揮するという事実は、オフィス環境での実用性において同様に重要です。
DevonThinkではタグも広く利用されており、OCRスキャンされた文書を補完します。アプリには独立したタグブラウザが搭載されており、インポート時にタグを付けていれば、ファイルの検索が容易になります。また、DevonThinkには、簡単に参照できるように、スマートグループが多数用意されています（グループを自分で追加することもできます）。
DevonThinkのもう一つの主要機能の一つは、インポートプログラムによるメールのアーカイブ機能です。DevonThinkは、Apple Mail、Microsoft Exchangeに加え、Mozilla Thunderbirdなどの一般的なUnixベースのプログラムもサポートしています。
DevonThinkはフル機能のプログラムですが、DevonThink本体の機能以外にも様々な補助プラグインが付属しています。例えば、DevonThinkダッシュボードウィジェットを使えば、メモを素早く入力できます。また、SafariとFirefoxの両方で利用可能な「Clip to DevonThink」拡張機能も利用可能です。どちらのプラグインも、DevonThinkプログラムを起動したままでも動作します。
DevonThinkは本質的に非常にカスタマイズ性の高いプログラムであり、アプリのビジュアルレイアウトにもそれが反映されています。新しいApple Mailに似た、フォルダ、リスト、ブラウザペインなど、6種類のビジュアルオプションが用意されています。どの表示形式を選択しても、検索バーは常に右上に表示されます。ブール検索用の独立した検索機能も利用できます。
DevonThinkは、ユーザーにドキュメントやデータベースに対する高度な制御を提供しますが、いくつかの欠点もあります。まず、DevonThinkは複雑なプログラムです。メニューやオプション画面があちこちに散らばっているため、探しているものを見つけるのが難しい場合があります。ありがたいことに、開発者はアプリを開くたびにデフォルトで自動的に読み込まれるヒントとチュートリアル画面を組み込んでいます。
DevonThinkのテスト中に、いくつか小さなバグに遭遇しました。特に顕著だったのは、別のプログラムを使用しているときに、何らかの理由でライセンスが解除されてしまうことです。1、2分後にライセンスを再度追加しましたが、ペーパーレス化が進んだオフィスで完全な信頼性を求める人にとっては、これは厄介なバグです。
DevonThink Pro Office は、15 ドルのユニバーサル iOS アプリである DevonThink To Go と互換性がありますが、このレビューではこのコンパニオン プログラムをテストしていません。
Macworldの購入アドバイス
総じて、DevonThinkは、パワーユーザーや企業向けに、使いやすくペーパーレスなデータベースを提供する優れたファイル管理アプリです。DevonThinkの強力なポテンシャルを解き放つには多少時間がかかるかもしれませんが、オフィスで真にペーパーレス化を推進したいユーザーにとっては、その時間は十分に価値があると言えるでしょう。
[ Brendan Wilhide は Macworld の寄稿ライターです。 ]
