水道管の破裂で地下室が浸水している場合は、後片付けを心配する前にまず水道を止めましょう。メールについても同じです。受信トレイに入っているメールを気にする前に、受信メールの量、特にスパムメールやセールのお知らせ、その他不要なメールの量を減らすために、できる限りのことをすべきです。
スパムをブロック
スパム対策企業の報告によると、2007年に送信されたスパムの量は、全電子メールの71%から驚くべきことに97%に上ります。そのため、受信トレイからスパムを排除する対策をまだ講じていないのであれば、まずはこれを最優先事項とすべきです。まず、お使いの電子メールクライアントの迷惑メールフィルタをオンにしましょう。「メール」アプリで、「メール：環境設定」を選択し、「迷惑メール」をクリックし、「迷惑メールフィルタを有効にする」が選択されていることを確認します。「迷惑メールボックスに移動する」オプションを選択しますが、「メッセージは私のフルネームで宛名が付けられています」オプションは選択解除してください（多くのスパムメッセージはあなたのフルネームを使用しているため、それらを通過させたくはありません）。また、「インターネットサービスプロバイダによって設定された迷惑メールヘッダーを信頼する」オプションも選択してください。
Entourage で、[ツール] > [迷惑メールからの保護] を選択し、[レベル] タブをクリックして、レベルが [高] に設定されていることを確認します。
受信箱に大量のスパムメールが届き続ける場合は、C-Command の優れた SpamSieve (30 ドル; [ ) などのサードパーティ製スパム対策ユーティリティを導入した方がよいかもしれません。SpamSieve は、高度な技術を使用してスパムメールとそうでないメールを選別します。(スパム送信者を寄せ付けないその他の方法については、「今日のスパムを阻止する」を参照してください。)
身を引く
オンラインで買い物をしたり、Facebook などのソーシャル ネットワーキング サイトに参加したり、Web 上でさまざまなアクティビティを行うと、その企業またはサイトからのメールを受信するかどうかを尋ねるチェックボックス オプションが表示されることがあります。これらの種類のメッセージは、（少なくとも暗黙的に）受信に同意したものなのでスパムではありませんが、受信トレイが混雑する可能性があります。Web フォームでこのボックスが表示された場合は、チェックを外す習慣をつけましょう。最初にオプトアウトし忘れた場合は、次回これらの企業から連絡があったときにオプトアウトしてください（多くの場合、Web サイトにアクセスしてログインし、連絡先の設定を変更する必要があります）。オプトアウトの方法が提供されていないサイトの場合は、2 日目に受信トレイからこれらのメッセージを削除するルールを設定する方法を説明します。
熱心すぎる親戚と「話し合い」をする
誰にでも、アドレス帳に登録されている全員にジョークや面白い写真、チェーンメールを転送するのが大好きな友人や親戚がいます。確かに善意から来るのは間違いありませんが、こうしたメッセージは、本来ならきれいな受信トレイを台無しにしてしまう可能性があります。友人や親戚が理解を示してくれると思うなら、丁寧で思慮深く、そして控えめなメッセージを送り、「彼らからのメッセージは本当に嬉しいけれど、メールが多すぎて困っているので、ジョークや写真、動画を少し控えてもらえないか」と伝えましょう。あるいは、余計な波紋を呼ぶと思うなら、そうしたメッセージを専用のメールボックスに振り分け、本当に時間のある時だけ見るというルールを設定するのも良いでしょう（これについては明日詳しく説明します）。
短い会話を分ける
状況によっては、iChat などのインスタント メッセージング プログラムを使用する方が電子メールよりも高速かつ効率的です。また、受信ボックス内のメッセージ数を減らせるというすばらしい副次効果もあります。チャットは、やり取りは多いけれど詳細をあまり話さない会話に最適です。また、相手がオンラインであれば、簡単な質問や緊急の質問にも最適です。Mail 3 では、iChat の仲間リストに登録されている人がいつ連絡可能かが簡単にわかります。送信者の名前の横に、iChat のステータスを示す色のついた点が表示されます (この点が表示されない場合は、Mail の環境設定を開き、「表示」タブをクリックして、「仲間のオンライン ステータスを表示」オプションをオンにしてください)。相手が連絡可能で、ちょっとした質問や返答がある場合は、電子メールではなく iChat を試してください。そして、他の人にもそうするように勧めてください。
期待値を設定する
ほとんどのメールサーバーには、不在時や休暇時の返信機能があり、長期間不在の場合に相手に定型文の返信を送信できます。しかし、これらの自動返信は、ビーチで日光浴をしていない時でも役立ちます。重要な締め切りが迫っている場合や、1～2日返信する時間がない場合などは、「メッセージは受け取ったが返信が遅れる可能性がある」という簡潔な自動返信を作成しましょう。相手はあなたがメッセージを受け取ったと安心し、事態を悪化させるようなフォローアップメッセージを送る可能性が低くなります。
.Mac をメールにご利用の場合は、.Mac にアクセスしてログインし、「メール」リンクをクリックしてから「環境設定」リンクをクリックします。「その他」タブを選択し、「メール受信時に自動的に返信する」オプションをオンにして、指定されたフィールドにメッセージを入力します。入力が完了したら「保存」をクリックします。Entourage で Exchange Server アカウントをご利用の場合は、フォルダ一覧からアカウントを選択します。「ツール」メニューの「不在通知」を選択し、「不在通知メッセージを送信」をクリックして、「メッセージへの返信」フィールドにメッセージを入力します。
Gmailの場合は、「設定」リンクをクリックし、「全般」をクリックします。「不在通知を有効にする」を選択し、件名とメッセージを入力して「変更を保存」をクリックします。他のメールプロバイダーをご利用の場合は、そのプロバイダーのウェブサイトで手順をご確認ください。
サーバーベースの不在通知メッセージは、コンピュータがオフの場合でも機能し、通常は自動返信を受信したユーザーの記録が保持されるため、1 つのアドレスに複数の自動返信が届くことはありません (Gmail の場合、特定のアドレスに自動返信が届く頻度は 4 日に 1 回までです)。ただし、メール プロバイダーが不在通知機能を提供していない場合は、メール ルールを使用することで、同様の機能 (1 人につき 1 件の返信機能はありません) を実現できます。
[ Joe Kissell は TidBits の上級編集者であり、Mac OS X に関する多数の電子書籍の著者です。]
