実名を明かしたくない読者（理由は後ほど明らかになりますが）は、職場のエチケットに問題があるようです。彼はこう書いています。
私の会社にはいくつかの部署があり、各部署には部署内の全員が参加するグループメールリストがあります。また、全社共通のメールアドレスもあります。問題は、新しい人が採用されたり、会社のソフトボールチームが試合に勝ったりするたびに、これらのグループアドレスから「ようこそ！」や「やったー！」といったメッセージが次々と送られてきて、受信トレイが次々と埋め尽くされてしまうことです。本当に気が散ってしまいます。これを止める方法はありますか？
こういった問題を早急に解決するには、教育が重要だと私は考えています。もし、会社の従業員に、メールクライアントに「返信」ボタンと「全員に返信」ボタンの両方があることを丁寧に伝え、（それらの違いや、このような公の場での挨拶がどれほど迷惑になるかを説明する）方法があれば、それは良い第一歩になると思います。
しかし、これは会社の文化の違いが表れているだけかもしれません。一部のグループは、称賛や公の場でのハイタッチをとても大切にしています。彼らにとって、こうしたメッセージはモチベーションを高め、勇敢なチームスピリットを示すものなのです。こうしたことを時間の無駄だと感じていると、会社に心から関心がない人だと思われてしまうかもしれません。そして、あなたの上司や上司の上司が、このような「全員返信」を繰り返す人であれば、次の人事評価でそれが露呈するかもしれません。そんな時、私は「愛のために、全員返信を正しく使いましょう！」という匿名のメモを、従業員用のキッチンやトイレに貼っておくことにします。
しかし、教育にあまりに積極的に取り組むとキャリアが危ぶまれる可能性があるため、保護策に目を向けましょう。多くの企業が利用しているGmailであれば、こうした会話を完全にミュートすることができます。PCWorld/TechHiveの同僚であるArmando Rodriguezが、「Googleで迷惑メールスレッドをミュートする方法」で詳細を説明しています。要点は、ウェブブラウザからGmailアカウントにアクセスし、該当する会話を選択して、ページ上部にある「その他」ポップアップメニューから「ミュート」を選択することです。会話はGmailアーカイブに移動し、今後は自分宛てのメッセージ以外は表示されなくなります。
Gmailを使用していない場合、またはメールクライアントで会話を簡単にミュートできない場合は、メールクライアント内のルールを利用する必要があります。例えば、大量のメールを担当する部署のメールドメインを含むルールを作成し、メッセージがグループではなく自分に直接送信されるようにすることができます。
Apple の Mail では、ルールは次のようになります。
または、これらのメッセージに、電子メールのスレッドでは決して表示されない人物が常に含まれている場合は、その人物の名前でフィルタリングします。
そして、このようなメッセージは想像以上に句読点が多すぎることがよくあります。例えば、よくある「おめでとうございます!!!!!!!」のように。件名でフィルタリングすれば、感嘆符が2つ以上含まれるメッセージは削除できます。例えば、次のようになります。
簡単に言えば、こうした時間の無駄遣いに巻き込まれないようにするには、受信したメールを精査し、会社の「全員に返信」スパムによくある要素を見つけ出すことが重要です。フィルタリングを絞り込みすぎると、必要以上に多くのメールが受信箱に届くことになります。逆に、フィルタリングを絞り込みすぎると、「キッチンとトイレへの匿名投稿の犯人を発見しました。従業員は8時に会議室Aに集合し、処罰を受けてください」といった重要なメモを見逃してしまう可能性があります。
