Googleドライブ（旧Googleドキュメント）は、登場から10年近く経ち、大きく進化しました。当初はスタートアップ企業の共同作業用ワードプロセッサ「Writely」としてリリースされましたが、Googleはすぐにこのアプリを買収し、名称を「Googleドキュメント」に変更しました。そして、ブラウザだけでユーザーがより効率的に共同作業できる新しいツールとしてリリースしました。
Googleは2012年4月、このスイートの目標と機能の拡大を反映して、名称をGoogle Driveに変更しました。Google Driveの多種多様な機能は、ドキュメント内での共同作業者とのチャットからドライブ全体の自動化まで、時に驚かされることがあります。このオンライン生産性プラットフォームをさらに活用するためのヒントをいくつかご紹介します。
1. 人物で検索
Googleドライブの優れた機能の一つは、他のユーザーとリアルタイムでドキュメントを共同編集できることです。しかし、多くのコメントがやり取りされると、適切なコメントを見つけるのが難しくなることがあります。最近、Googleは自分のドキュメントだけでなく、ドキュメントを共有しているユーザーの名前でも検索できるようになりました。これは、ドキュメントの名前は覚えていないけれど、誰と共有したかは覚えている場合に最適です。この機能を使うには、Webブラウザでドライブに移動し、左側の「共有相手」リンクをクリックして、検索フィールドに共有相手の名前を入力します。そのユーザーが所有している（または2人で共有している）すべてのドキュメントが表示されます。
2. GoogleドキュメントとGmailを検索する
Googleドライブをご利用なら、Gmailもご利用になっている可能性が高いでしょう。時間を節約するために、Gmailの検索ボックスを使って両方の場所を検索したい場合は、Gmailを開き、歯車アイコンをクリックしてメニューから「設定」を選択します。 「Labs」タブをクリックし、「アプリ検索」オプションを有効にします。これで、Gmailの検索ボックスを使用すると、関連するGoogleドライブのドキュメントがGmailの検索結果の下に表示されるようになります。
3. MacまたはPCと同期してドキュメントを編集する
この機能は「Google版Dropbox」とでも言うべきものです。Mac版Googleドライブは、Macにフォルダを作成し、Googleドライブアプリで編集できないファイルも含め、すべてのファイルをGoogleのストレージスペースと同期します。Googleは誰でも15GBの無料容量を利用可能で、さらに容量が必要な場合は有料アップグレードも用意しているため、Googleが提供するクラウドサービスへの第一歩として最適です。
4. ウェブ閲覧中にドライブに保存する
Google Chrome ( ) を使用している場合は
、Chrome 拡張機能の「ドライブに保存」を使用すると、見つけたほぼすべてのコンテンツを右クリックして、ドライブに直接保存することが簡単になります。
5. 会話は文書内に収める
メールでドキュメントの詳細について話し合った後、変更を加えるためにそのドキュメントに切り替えるのは、あまり良いことではありません。もっと良い方法があります。それは、ドキュメントをリアルタイムで共同編集し、そのドキュメント内で直接会話することです。ドキュメント上部に1人以上の共同編集者が表示されたら、表示されるチャットボタンをクリックして、作業中のドキュメントの右側で会話を開始します。さらに、その会話はドキュメントの編集中、新しい共同編集者と共有中、そしてドライブ内で移動中でも保持されます。
当然のことながら、GoogleはソーシャルネットワークであるGoogle+に便利なGoogleドライブツールを組み込んでいます。右上の共有ボタンをクリックすれば、サークルのメンバーとドキュメントを共有してフィードバックを得たり、Googleハングアウトで視聴者に見せたりすることができます。
7. アプリを活用する
ホリデーギフトを手作りしたいですか？CafepressでGoogleドライブのドキュメントや写真を使って、マグカップやTシャツを作りましょう。ChromeウェブストアにあるGoogleドライブ用Spreadshirt Designerも、可能性を広げてくれます。HelloFaxを使えばGoogleドライブから直接ドキュメントをFAX送信したり、Wappwolf Automator for Google Driveを使えばDropbox、Evernote、Kindle、Picasaなどのサービスとドライブを同期したりできます。
8. 必須のキーボードショートカット
Google ドライブのような大規模な生産性向上スイートのヒントリストに、キーボードショートカットを抜きで挙げることはできません。そこで、Google ドライブでの作業を効率化するためのキーボードショートカットのリストをご紹介します。
9. 新しいタブは不要？リサーチパネルを使う
文書で作業しているときに、新しいタブやウェブページを開いてソース文書を確認するのは面倒です。そんな時は、「ツール」メニューの「リサーチ」 オプションを使って、文書内に直接リサーチパネルを開いてみましょう。便利なだけでなく、このパネルにはコンテンツの引用や出典を簡単に確認できるツールが用意されており、画像を文書に直接ドラッグ＆ドロップすることもできます。
10. 60以上の言語に対応
2013 年 6 月、Google は 18 の新しい言語の公式サポートを追加し、合計で 65 になりました。歯車をクリックして、[設定] > [一般]に移動し、優先言語または練習したい言語を選択してください。
11. Googleフォームをカスタマイズする
Googleドライブのフォームを使えば、想像できるほぼあらゆるものについてアンケートを作成し、データを収集できます。スプレッドシートをフォームに変換したり、ドライブの新機能「作成」>「フォーム」オプションを使用したりできます。これらのフォームをさらに便利にするために、Googleは最近、プログレスバー、データ検証、YouTube動画の埋め込みなどのカスタマイズオプションを追加しました。
12. 簡単な目次
大きな文書内を移動したり、目次を追加したりしたい場合は、「挿入」>「目次」メニュー項目をご利用ください。「書式」>「段落スタイル」メニューからコンテンツに見出しを適用して、表を作成できます。
13. Googleドライブ、Gmail、フォームをスクリプト化する
JavaScript を少し使ってみたいという方にとって、Google Apps Script は、様々な Google アプリをカスタマイズしたり自動化したりする強力なツールです。例えば、スプレッドシートの動作をカスタマイズしたり、Google フォームに入力したユーザーにパーソナライズされたカレンダーの招待状を自動送信したり、Gmail のアクティビティに関する月次統計レポートやグラフを作成したりできます。
14. プレゼンテーションのマスタースライドを編集する
スライドはGoogleドライブの隠れた名作で、KeynoteやPowerPointのようなプレゼンテーションを作成できます。Googleは最近、テーマを選択した後、「スライド」>「マスタースライドの編集」メニュー項目を選択するだけで、テーマのマスタースライドを編集できる機能を追加しました。
15. iOSとAndroid向けのQuickofficeで生産性のギャップを埋める
Googleドライブをまだ使っていない人とドキュメントを共同で使いたい場合、Googleは最近iOSとAndroidで人気のQuickofficeを買収（その後無料化）しました。QuickofficeはMicrosoft Officeファイルの読み込みと編集が可能ですが、機会があればドキュメントをGoogleドライブアカウントに移行することもできます。
16. ドキュメント、プレゼンテーション、図面をオフラインで編集する
オフラインでもGoogleドライブのドキュメントにアクセスしたいですか？Chromeウェブストアからアプリをインストールすれば、必要に応じてGoogleドライブをオフラインで利用できます。この記事の執筆時点では、ブラウザでオフライン作業を行い、ドキュメント、プレゼンテーション、図形描画を編集することはできますが、スプレッドシートとプレゼンテーションの閲覧のみ可能です。
Google ドライブのヒント集はいかがでしたか？お気に入りのヒントが抜けていましたか？ぜひコメント欄で教えてください。
