古い電子メールメッセージを削除する

メール整理チャレンジもいよいよ終盤です。受信メールの量を減らし、ファイリングシステムを構築し、新着メールをシンプルなプロセスで処理し始めました。しかし、受信トレイに残っている大量のメールはどうしたらいいのでしょうか？さあ、いよいよ整理しましょう。

ルールを適用する

受信メールを処理するルールを設定している場合は、受信トレイ内の既存のメッセージにも同じルールを適用できます。これらのルールによって、どれほど多くの古いメッセージがあっという間に整理されるか、驚くかもしれません。まず、受信トレイに移動し、「編集」→「すべて選択」を選択します。次に、「メール」アプリの場合は、「メッセージ」→「ルールの適用」を選択します。Entourageアプリの場合は、「メッセージ」→「ルールの適用」→「すべてのルール」を選択します。

バックログに対処する

残りのメッセージのうち、古いものは新しいものに比べて、あなたが積極的に注意を払う必要性が低いでしょう。受信トレイの「受信日」または「送信日」列をクリックしてメッセージを日付順に並べ替え、古いものから順にざっと目を通しましょう。しかし、現実的に考えてみましょう。1か月以上も受信トレイにメッセージが残っていて返信がない場合、送信者はおそらくそのメッセージを忘れているでしょう。これらの古いメールをすべて「ファイル」に移動すれば、時間を節約できます（その過程で本当に不要なメッセージは削除しましょう）。

最近のメールについては、各メッセージを簡単に確認し、削除、保管、または「アクション」のいずれかの方法で対処してください。その過程で、必要なタスクをToDoリストに追加してください。（「後で」メールボックスを意図的にリストから除外していることに気付くでしょう。これらのメッセージは受信トレイにしばらく保存されているため、既に後で処理することになります。保管、返信、または削除のいずれかを決断する時です。）

ここで繰り返しますが、ここでの目的は、単に問題（未処理のメール）をあるメールボックスから別のメールボックスに移動させることではありません。重要なのは、どれだけの時間と注意を払う必要があるかを現実的に考えることです。ほとんどのメッセージはデフォルトで「Filed」に保存されます。最も重要なメッセージだけがToDoリストに追加されるか、「Action」に移動されて返信されます。

1通のメッセージに費やす時間は1～2分以内に抑えるべきですが、それでも蓄積されていく可能性があります。そのため、受信トレイが空になるまで、1日1～2時間ずつ、まとめて整理するのがおすすめです。

行動を起こす

受信トレイの整理が終わったら、かなりの数のメッセージをアクションメールボックスに移動しているかもしれません。毎日スキャンし、一日の終わりには一日の初めよりもアクションメールボックスのメッセージ数が少なくなるように目標を立てましょう。

コールドストレージにメッセージを送信する

古いメッセージを受信トレイから安全に削除したとしても、検索やセカンダリメールボックスを確認すると、それらは依然として表示されます。これらのメッセージがそこに残っているだけで気が散り、場合によっては、探しているより新しい（そしてより関連性の高い）メッセージを見つけるのが難しくなることがあります。古いメッセージを邪魔にならないようにするには、必要に応じて取得できるようにアーカイブすることを検討してください。

Mail 3では、1つまたは複数のメールボックスを選択し、「メールボックス」→「メールボックスのアーカイブ」を選択することでアーカイブを作成できます。表示されるダイアログボックスで、アーカイブしたメッセージを保存するフォルダに移動し、「選択」をクリックします。Mailでは、アーカイブされたメールボックスは.mbox形式で保存されます。Entourageには「アーカイブ」コマンドはありませんが、任意のメールボックスをデスクトップ（または別のフォルダ）にドラッグして、.mbox形式でエクスポートできます。メールボックスをアーカイブした後は、削除できます（少なくともそこに含まれるメッセージは削除できます）。

Mail を使用すると、メールボックスを .mbox 形式でアーカイブして、古いメッセージを整理することができます。

.mbox ファイルを直接操作することはできません (ただし、必要に応じてテキストエディターで開くことはできます)。アーカイブ内のメッセージにアクセスする必要がある場合は、メールまたは Entourage に再度インポートする必要があります (メールでは、[ファイル] > [メールボックスのインポート] を選択し、[Mbox ファイル] を選択して、.mbox ファイルを含むフォルダーに移動して [選択] をクリックします。インポートするメールボックスを選択して [続行] をクリックします。Entourage では、[ファイル] > [インポート] を選択し、[テキストファイルから連絡先またはメッセージ] を選択して右矢印をクリックします。次のダイアログボックスで、[MBOX 形式のテキストファイルからメッセージをインポート] を選択し、右矢印をクリックします。.mbox ファイルに移動して、完了したら [完了] をクリックします)。

さらに良い選択肢は、Jon Seward氏が50ドルで提供するMailStewardのようなスタンドアロンのメールアーカイブプログラムを使って古いメッセージを保存・アクセスすることです。MailStewardは、任意のメールクライアントから.mboxファイルをインポートできるだけでなく、事前にアーカイブする必要もなくMailからメッセージをインポートできます。MailStewardでは、アーカイブされたメッセージを検索したり、印刷したり、返信したりすることも可能です。