メールソフトを使い始めた頃は、受信トレイは受信したメッセージをすべて保存できる便利で手間のかからないストレージボックスのように思えたかもしれません。しかし、数百、数千ものメッセージを受信するようになると、それらのメッセージを管理するのが面倒だと感じるようになるかもしれません。
習慣を変えて、受信トレイに絶え間なく届く大量の電子メールをより効率的に処理する方法を見つけるのに、遅すぎるということはありません。
昨日、受信メールの量を減らすための提案をしました。クリーンアッププロセスの次のステップは、シンプルなファイリングシステムを構築し、プロセスを可能な限り自動化することです。
メールボックスを設定する
メールソフトを初めてセットアップした時は、おそらく受信トレイという1つのメールボックスしか用意されておらず、そこにすべての受信メール（送信済みメッセージ、下書き、ゴミ箱、迷惑メール用のメールボックスも）が保存されていたでしょう。しかし、すべてが1つのメールボックスに入ってしまうと、処理済みのメールとまだ対応が必要なメールを把握するのが難しくなります。そこで、メールを整理するための第一歩は、追加のメールボックスを作成することです。これにより、受信トレイ以外にもメールを送る場所が確保されます。
数十個のメールボックスを使っている人もいますが、ごくまれな例外を除けば、手間がかかるだけで価値がありません。最近のメールソフトは数十万件ものメッセージを数秒で検索できるため、このように細かく整理してもメリットはほとんどなく、むしろ余分なファイリング作業が発生します。まずは、 Filed、Action、Later の3つの新しいメールボックスを作成してください。（既に他のメールボックスがある場合はそのままにして、これらの新しいメールボックスも作成してください。）
それぞれの使い方については、後ほど詳しく説明します。簡単に言うと、「Filed」は完了したけれど参照用に残しておきたいメッセージ、「Action」は返信や転送など、保存または削除する前に何らかの操作が必要なメッセージ、「Later」は時間がある時にだけ確認したい優先度の低いメッセージです。
Mailで新しいメールボックスを作成するには、「メールボックス」→「新規メールボックス」を選択します。「場所」ポップアップメニューから、メールボックスの保存場所を選択します。IMAP、.Mac、またはExchangeアカウントをお持ちの場合は、このメニューから選択してメールボックスをサーバー上に保存します。これにより、他のコンピュータや他のメールプログラムからアカウントにアクセスする際に、それらのアカウントを利用できるようになります。それ以外の場合は、「このMac内」を選択してローカルに保存します。名前を入力し、「OK」をクリックします。Mailでは、各アカウント内のメールボックスはアルファベット順に並べられますが、必要に応じてアカウント自体をメールボックスリストの上部にドラッグして、より素早くアクセスできるようにすることもできます。
Entourage のフォルダ一覧でアカウントを選択し、「ファイル」→「新規」→「フォルダ」を選択して名前を入力し、「作成」をクリックします。（Mac にローカルに保存されるメールボックスを作成するには、フォルダ一覧から「マイコンピュータ上のフォルダ」を選択し、「ファイル」→「新規」→「サブフォルダ」を選択します。）
迅速かつ決断力を持って
これからは、受信トレイはまさにその名の通り、受信したメッセージをどうするか決められるだけの時間だけ保留する場所になります。今は、既に残っている何百、何千もの古いメッセージについては気にしないでください。それらについては後ほど対処します。今のあなたの目標は、数分以内にすべての新着メッセージを受信トレイから削除することです。
メッセージを受け取ったら、他のプロジェクトに積極的に関与していない限り、すぐに次のいずれかを実行します。
返信：数分以内に適切な返信を作成して送信できる場合は、その場で作成し、元のメッセージを「Filed」（ファイル済み）または適切なメールボックスに保存します。返信に時間がかかる場合は、メッセージを「Action」（アクション）メールボックスに移動します。ただし、すべてのメッセージに返信が必要なわけではないことに注意してください。質問をするメッセージであっても、必ずしもすべてのメッセージに返信が必要なわけではありません。中には生来おしゃべりな人もいますが、だからといって、すべてのメッセージのすべての質問に返信しなくても不快に思うわけではありません。（返信プロセスをスピードアップする方法については、「定型返信の使用に関するヒント」をご覧ください。）
タスクを作成するメッセージに課題が含まれていたり、返信以外の必要なアクション（記事の執筆、情報の検索、予定の調整など）が含まれていたりする場合は、ToDoリストに項目を追加し、すぐにメッセージを整理しましょう。受信トレイを間に合わせのToDoリストとして使い続けるのは避けましょう。そうしないと、完了までに数日、数週間、あるいはそれ以上かかるタスクで常にいっぱいになってしまいます。
Entourage、Mail 3、iCal、そしてMOAppの5ドルのmeinKoppやCulturedCodeの49ドルのThingsなど多くのサードパーティプログラムには、期限や用事を管理するのに役立つ優れたタスクマネージャーが含まれています。
Mail 3では、タスクを表すテキストをハイライトし、ツールバーの「To Do」ボタンをクリックするだけで、どのメッセージからでもTo Doアイテムを作成できます。タスクがハイライト表示された状態で、メッセージ上部に黄色のヘッダーが表示されます。ここでテキストを編集したり、新しいタスクの左側にある矢印をクリックして優先度、期限、アラームを設定したりできます。
Mailは新しいタスクをTo Doリストに追加します。To Doリストはメールボックスパネルの「リマインダー」の下にあります。タスクはiCalにも表示されます。（MailでTo Doリストを管理する方法については、今月号のWorking Macをご覧ください。）To Do項目を作成したら、後で参照する必要がある場合に備えて、元のメッセージを「Filed」メールボックスに移動してください。後でTo Doリストに切り替えてタスクのタイトルの右側にある灰色の矢印アイコンをクリックすることで、タスクに関連付けられたメールメッセージをすばやく見つけることができます。
Entourage 2008でメッセージからToDo項目を作成するには、メッセージを選択し、ツールバーの「To Do」ポップアップメニューから期限を選択します。同じメニューから「リマインダーを追加」を選択してアラームを設定することもできます。完了したら、メッセージを「ファイル」メールボックスに移動します。これで、ツールバーの「タスク」ボタンをクリックすると、「To Doリスト」ヘッダーの下にメッセージが表示されます。Entourage 2008では、「My Day」アプリケーションにもToDo項目が表示されます。
Entourage 2004 には To-Do メニューはありませんが、メッセージを選択し、ツールバーの [フラグ] ポップアップ メニューから [フォローアップ用にフラグを設定] を選択し、表示されるダイアログ ボックスで期限とアラームを設定することで、同様の結果を得ることができます。
アクションとしてマークするメッセージに返信が必要 (別のタスクは不要) だが、今すぐ対応する時間がない場合は、そのメッセージをアクション メールボックスに移動します。アクション メールボックスの目的は、受信トレイを空のままにしておくことではなく、数分では対応しきれないほどの注意を本当に必要とするメッセージに注意を集中させることです。そのため、アクション メールボックスは 1 日に 2 回以上確認し、処理が終わったらメッセージをそこから移動 ([ファイル済み] または [ゴミ箱] に移動) するようにしてください。このメールボックスはできる限り空にすることを目標にしてください。どのような状況でも、メッセージを 1 週間以上放置しないでください。
後で保存するすべてのメッセージが最優先事項というわけではありません。すぐに確認したいけれど、今すぐ確認する必要がないメッセージは、「後で」メールボックスを使用してください。送信者と件名から内容がわかる場合は、開く必要すらありません。時間があるときに「後で」メールボックスを確認し、必要に応じて削除または整理してください。
転送一部のメッセージは、相手からのアクションが必要です。例えば、パーティーの招待状を受け取り、返信する前に妻が興味を持っているかどうかを確認する必要がある場合は、メッセージを妻に転送し、返信が届くまで元のメッセージは保管しておきましょう。転送した相手から返信が来ず、忘れてしまうかもしれないと心配な場合は、メッセージは保管しておきましょう。ただし、アクションメールボックスに入れるか、ToDoリストに表示されるようにフラグを付けましょう。いずれにせよ、受信トレイから削除しましょう。
削除：メッセージの中には、後で参照するために保存しておく価値があるものもありますが、多くの場合、一度読んだら二度と見る必要がないことがすぐに分かります。このような場合は、すぐに削除することをお勧めします。そのままにしておくと、後で重要かどうかを判断するために無理やり読み返すことになり、時間の無駄になってしまいます。
ルールを設定する
メールクライアントは、新着メッセージを自動処理することで、ユーザーの作業量を軽減することができます。MailやEntourageなどのメールプログラムでは、受信メールの特定の特徴を検出し、条件に一致するメッセージに対して、特定のメールボックスへの移動、削除、定型返信の送信などのアクションを実行するルールを作成できます。ルールはすべての受信メッセージを処理できるわけではありませんが、受信トレイを個人的なやり取りに使えるようにしたり、特に重要なメッセージを見分けやすくしたりするのに大いに役立ちます。
ルール101
ルールは2つの部分で構成されます。1つ目は条件（ルールが検索する属性）で、もう1つはアクション（メッセージが条件に一致した場合にルールが実行する処理）です。ルールには複数の条件とアクションを設定でき、複雑なインタラクションを作成できます。
Mailで新しいルールを作成するには、「Mail」→「環境設定」を選択し、「ルール」ボタンをクリックして「ルールを追加」をクリックします。Entourageでは、「ツール」→「ルール」を選択し、「新規」ボタン（Entourage 2004の場合は「新規」ボタンのすぐ右にある小さな矢印）をクリックし、ポップアップメニューからルールを作成するアカウントの種類を選択します。その後、どのプログラムを使用していても、ルールの名前を入力し、1つ以上の条件とアクションを選択して「OK」をクリックします。
試すべき3つ
一般的には、ルールを使って不要なメッセージを「後で」メールボックスに移動し、未読のままにしておくことをお勧めします。そうすれば、まだ読んでいないメッセージがどれなのかが分かります。不要なメッセージの定義はご自身で判断する必要がありますが、私の場合は、人間ではなく自動システムから送られてくるもの（銀行、公共料金、航空会社、店舗などからの通知、メーリングリストからのメッセージ、そしてルールでまとめられるパターンに当てはまる、頻繁に受信するメッセージなど）がすべて不要なメッセージとなります。
役立つルールの提案をいくつかご紹介します。ご自身のニーズに合わせて条件を調整してください。
優先度の低い通知：オンライン銀行の明細書、店舗からのメール、同窓会のニュースレターなどの通知は、「Later」メールボックスにまとめて保存し、空き時間に確認することができます。ほとんどの場合、送信者を検索するルールを作成するだけで済みます（メールアドレスを確認するには、最後に受信した同様のメッセージを参照してください）。
条件 で新しいルールを設定しますFrom Contains [email protected]_。次に、アクションをMove Message To Mailbox Later「メール」の場合は「 」、Move Message LaterEntourage の場合は「 」に設定します。同様の種類のメールを受信するたびに、新しい受信者を含む新しい条件をルールに追加できます。または、必要に応じて全く新しいルールを作成することもできます。
面白くない転送 誰にでも、ジョークや面白い写真、チェーンメールなどをアドレス帳に登録されている全員に転送するのが好きな友人や親戚がいます。確かに善意から送られてくるものかもしれませんが、こうしたメッセージは、本来ならきれいな受信トレイを台無しにしてしまう可能性があります。
個人的には、正直が一番だと思っています。友人や親戚が理解を示してくれると思うなら、丁寧で思慮深く、そして控えめなメッセージを送り、彼らからのメールは本当に嬉しいけれど、自分の精神衛生上、不要不急のメールは控える必要があると伝えましょう。もし相手にやめてもらう勇気がない場合は、その人のメールアドレスと「Fwd」で始まる件名を検索し、そのようなメッセージを「後で」メールボックスに移動させるルールを設定しましょう。
ルールには複数の条件が含まれるため、まず、ルールを実行するにはすべての条件を満たす必要があることを指定する必要があります。Mailでは、「任意/すべて」ポップアップメニューから「すべて」を選択します。Entourageでは、「実行」ポップアップメニューをクリックし、「すべての条件を満たしている場合」を選択します。次に、おおよそ以下のような2つの条件を作成します（Entourageでは表現が若干異なります）。
From Contains [email protected]_
Subject Begins With Fwd
そして、次のアクションを作成します。
Move Message To Mailbox Later
自動返信：メールプロバイダーがサーバーベースの不在通知機能を提供していない場合は、受信メッセージごとに自動返信を送信するルールを設定できます。ただし、このルールはすべてのメッセージに返信するため、自動返信が複数の相手に届く可能性があるので注意してください。Mailでは、最初の条件を「すべてのメッセージ」、アクションを「メッセージに返信」に設定します。Entourageでは、条件を「すべてのメッセージ」、アクションを「返信」に設定します。自動返信のテキストを入力し、「OK」をクリックします。
現状、このルールはスパムメールにも返信する可能性がありますが、これはおそらく望ましくないでしょう。Mail 3でこれを回避するには、「メール」→「環境設定」→「迷惑メール」パネルで「ルール適用前に迷惑メールをフィルタリング」を選択してください。Entourageでは、「迷惑メールの可能性が低い」という追加条件でこれを処理できます。自動返信を無効にするには、ルールを削除するか、ルールリストで選択を解除してください。
3日目: 蓄積された古いメールをどう処理するか
[ Joe Kissell は TidBits の上級編集者であり、Mac OS X に関する多数の電子書籍の著者です。]
