電子メールの煩わしさを解消する

多くの人にとって、朝一番に開くアプリケーションはメールクライアントです。何時間も、毎日、何度もメールをチェックしています。たった一つのプログラムにこれだけの時間を費やすのですから、トラブルはできるだけ少なくすることが重要です。もしプログラムが不調になった場合は、できるだけ早く解決することも同様に重要です。ここでは、よくある問題への解決策をいくつかご紹介します。

迷惑メール設定を別のMacに転送する

iMacのApple Mail（）に迷惑メールを判別させるよう、これまで熱心に学習させてきました。その結果、迷惑メールが迷惑メールとして判別されることは少なくなり、受信トレイが迷惑メールで溢れることもなくなりました。さて、MacBookを購入したので、同じように迷惑メールを判別できる機能が欲しいと思っています。では、この迷惑メール判別機能をMac間で移行する方法はあるのでしょうか？実はあります。

iMacで、 ユーザーフォルダ/ライブラリ/Mailを開き、LSMMap2ファイルを探します。これは迷惑メール設定が保存されているファイルです。このファイルをMacBookにコピーし、同じ場所（既存のファイルと置き換えてください）に保存します。これで、MacBookもiMacと同様に迷惑メールを検知できるようになります。

メールでパスワードを受け入れるようにする

朝、Macを起動してメールアプリを起動したら、前日に既に設定されていたパスワードの入力を要求される、これほどイライラすることはありません。このような状況が発生する原因は様々です。

一つ目は、インターネットサービスプロバイダ（ISP）のメールサーバーが一時的にオフラインになっている可能性があります。数分後にもう一度試すと、メールは正常に動作するかもしれません。また、ほんの数秒前に同様のパスワード要求があったにもかかわらず、このパスワード要求が表示される場合もあります。例えば、iPhoneからアカウントにアクセスした直後に、Macからアクセスしようとしている場合などです。あるいは、ビジネスアカウントの場合は、IT部門がセキュリティ上の理由でパスワードを変更したにもかかわらず、更新を忘れている可能性があります。最悪の場合、アカウントがハッキングされ、ハッカーがパスワードを変更している可能性もあります。

問題がMacではなくISPにあるかどうかを確認する方法はいくつかあります。一つは、別のデバイス（例えばiPad）を使ってメールを取得してみることです。同じ問題が発生する場合は、これらのいずれかの問題である可能性があります。もう一つは、ISPのWebメールサービスを使ってメールを取得することです。そこではパスワードが通るのにMacでは通らない場合は、Macの問題です。

Macの問題をトラブルシューティングするには、Mailの環境設定（Mail -> 環境設定）を開き、「アカウント」タブを選択して、「パスワード」欄にパスワードを再入力します。次に、キーチェーンアクセス（/アプリケーション/ユーティリティ内）を起動し、「検索」欄を使ってメールアカウントを検索します（例えばmail.me.comと入力します）。「パスワードを表示」オプションを有効にします。プロンプトが表示されたら、管理者パスワードを入力し、「許可」をクリックします。「パスワードを表示」欄に表示されるパスワードを確認し、正しいと思われるパスワードと一致していることを確認します。パスワードが設定されていない場合は、パスワードを追加して「変更を保存」をクリックします。

次に、正しいポート設定を使用していることを確認してください。この設定は、メールの環境設定を開き、「アカウント」を選択して該当するアカウントを選択し、「詳細」タブをクリックすると表示されます。受信ポートはウィンドウの中央に表示されます。どのポートを使用すべきかは、ISPまたはIT担当者にお問い合わせください。

それでも解決しない場合は、Mailの「アカウント」環境設定でアカウントを削除し、再作成してください。（POPアカウントをお持ちの場合は、アカウントと同時にメッセージも削除されるため、必ず事前にバックアップしてください。）再作成する際は、アカウントの設定がすべて正しく行われていることを確認してください。繰り返しになりますが、これらの情報はISPまたはIT担当者から入手できるはずです。

公共の場から電子メールを正常に送信

メールに複数の SMTP サーバーの選択肢を与えた場合、最初の選択肢が利用できないときはリスト内の次のサーバーがチェックされます。

自宅や職場からメールを送信するのは簡単かもしれませんが、カフェやホテルなどの公共の場所から送信するのは難しいと感じるかもしれません。なぜなら、これらの場所では一般的なSMTP（Simple Mail Transfer Protocol、メール送信の標準規格）ポートがブロックされていることが多いからです。

この問題を回避する方法の一つは、無料のGmailまたはYahoo!アカウントを追加することです。これらのサービスで使用されるSMTPポートがブロックされることはほとんどありません。通常のメールアカウントから送信できない場合は、これらのアカウントから送信するようにメールアカウントを設定してください。

そのためには、Mailを起動し、Mailの環境設定を開いて「アカウント」タブを選択します。普段使用しているメールアカウントを選択し、「アカウント情報」タブの「送信メールサーバー（SMTP）」ポップアップメニューにGmailまたはYahoo!アカウントが表示されていることを確認します。そして、「このサーバーのみを使用する」オプションを無効にします。（このポップアップメニューから「SMTPサーバーリストを編集」を選択し、「プラス」または「マイナス」ボタンをクリックすることで、SMTPサーバーを追加または削除できます。添付のスクリーンショットをご覧ください。）次に外出先でメールを送信する際に、Mailは「アカウント情報」ウィンドウで設定されたSMTPサーバーから送信を試みます。送信に失敗した場合には、送信メールサーバーリストにある他のSMTPサーバー（GmailサーバーやYahoo!サーバーも含む）を試します。

Outlook 2011 にメールビューを導入する

かつて Microsoft Entourage ( ) を使用していたが、その後 Microsoft Outlook ( ) に移行した場合は、Entourage の機能で廃止されたメールビューが失われている可能性があります。

Entourageのメールビューは、Appleのスマートフォルダに似ています。送信日時、分類、既読か未読かといった条件でメッセージをまとめる機能です。Outlookにはこのようなテンプレートはありませんが、検索機能と公式のスマートフォルダ機能が搭載されており、同様の機能を作成できます。その手順は以下のとおりです。

Outlook の検索フィールドをクリックします。すると、検索ツールバーが表示されます。「詳細設定」ボタンをクリックします。ツールバーの先頭から、検索のソース（フォルダー、サブフォルダー、すべてのメール、すべてのアイテム）を選択します。次に、「アイテムに含まれるもの」ポップアップメニューをクリックし、検索の設定を開始します。別の条件を追加するには、最初の条件の後に表示されるプラス（+）ボタンをクリックします。例えば、「送信 日：過去 2 週間以内」と「送信元：macworld.com」という 2 つの条件を作成することで、macworld.com のアドレスを持つ人から過去 2 週間に送信されたメッセージを検索する2 条件検索を作成できます。「保存」をクリックし、検索に名前を付けます。Outlook のフォルダーウィンドウの下部にスマートフォルダーとして保存されます。

これは条件に基づいて分類される「スマート」フォルダなので、フォルダに表示されるメッセージは、フォルダの条件に合致するか合致しないかによって変化します。例えば、メッセージが2週間以上経過すると、サンプルフォルダには表示されなくなります。