誰もが知っておくべき5つのメールテクニック

Mailは完璧なメールクライアントではないかもしれませんが、ほとんどの人が使っているものです。幸いなことに、Mailをより使いやすくするための方法があります。ここでは、Mailをより効率的に使うための、私のお気に入りの5つのコツをご紹介します。

検索ショートカットを入れ替える

Mailでは、メッセージリスト内（「弁護士からのメモはどこ？」）と現在のメッセージ内（「彼は『nolo contendere』と言ったのか？」）の2通りの検索方法があります。どちらの検索にもキーボードショートカットがありますが、簡単で標準的なCommand + Fの組み合わせは、現在選択されているメッセージ内のあまり一般的ではない検索に割り当てられています。一方、Command + Option + Fは、より一般的なメッセージリスト内の検索に使用されます。幸いなことに、これらの検索は簡単に切り替えることができます。

これを行うには、Apple > システム環境設定を選択し、「キーボード」パネルを開いて「ショートカット」タブをクリックします。左側のリストで「アプリのショートカット」をクリックし、右側のリストの下にある追加（+）ボタンをクリックします。

ダイアログシートのアプリケーションポップアップメニューから「メール」を選択します。「メニュータイトル」フィールドに、Mailbox Searchメールの「編集」＞「検索」サブメニューのコマンド名を入力します。「キーボードショートカット」フィールドをクリックし、Command+Fキーを押して「追加」をクリックします。

メッセージ内検索のショートカットについても、同じ手順を繰り返します。Find…メニュータイトルフィールドに入力し、ショートカットとして Command + Option + F キーを押します。（省略記号を入力するには、ピリオドを 3 つ入力するか、Option + セミコロンを押します。）

メールに戻ると、これらのショートカットが [編集] > [検索] サブメニューに表示されます。

お気に入りバーをカスタマイズする

メールはあまりにも頼りになる（というか、私たち自身がそうかもしれません）ため、多くの人がデフォルト設定のまま使い続け、アプリのカスタマイズオプションに全く気づいていません。ビューアウィンドウのツールバーのすぐ下にあるお気に入りバーは、そうしたカスタマイズ可能な機能の一つです。「非表示」ボタンを使ってメールボックスのサイドバーを完全に閉じ、残りの部分をカスタマイズして、よく使うサイドバー項目にアクセスできるようにしましょう。

これを行うには、メールボックスサイドバーから何か（「メールボックス」や「この Mac 上」などのセクション見出し、「フラグ付き」や「送信済み」などの見出しの下のメールボックスのようなカテゴリ、または赤いフラグや「送信済み」サブリスト内のアカウントなどの単一の項目）を、お気に入りバーまでドラッグします。

ドラッグした項目がサイドバーにサブ項目を持っている場合、お気に入りバーではボタンとドロップダウンメニューの両方として機能します。ボタンをクリックするとメッセージリストのすべてのサブ項目が表示され、ボタンを長押しするとリストをフィルタリングできるメニューが表示されます。例えば、お気に入りバーに「フラグ付き」を配置した場合、これをクリックするとフラグが付けられたすべてのメッセージが表示されます。メニューから「オレンジ」を選択すると、オレンジのフラグが付けられたメッセージのみが表示されます。階層構造のない項目（オレンジのフラグなど）をお気に入りバーにドラッグした場合は、ボタンとしてのみ機能します。

同僚や友人に返信した方がよいと思われるメールを受け取ったので、その人に転送します。しかし、その人から返信が届くと、元の質問者ではなくあなたに届いてしまい、結局また転送せざるを得なくなります。

転送の代わりに「メッセージ」＞「リダイレクト」（Command-Shift-E）コマンドを使用することで、仲介役を回避できます。こうすることで、メッセージヘッダーには再送信であることが記録されますが、リダイレクト先の相手が「返信」をクリックすると、返信はあなたではなく元の送信者に直接送信されます。この方法を頻繁に使用する場合は、「表示」＞「ツールバーのカスタマイズ」コマンドを使用して、ビューアウィンドウのツールバーに「リダイレクト」ボタンを追加できます。

注: [表示] > [返信先アドレス フィールド] でメッセージ ウィンドウに追加できる [返信先] フィールドには別の目的があります。このフィールドは、別の電子メール アドレスを指定できるようにするためにあります。これにより、読者は電子メールがあなたからのものであることを確認できますが、返信は別の電子メール アドレスに送信されます。

グループメンバーの個別のアドレスを非表示にする

グループ アドレスを使用すると、複数の人宛てにメールを送るのが簡単になります。また、宛先フィールドに 20 個のアドレスが乱雑に表示されることもないので便利です。

でも、どうなると思いますか？グループ名は単にあなたの都合で付けただけなので、受信者は不要な情報や、おそらく共有するつもりのなかった情報もすべて見てしまうことになります。メッセージを受け取った受信者全員の「宛先」フィールドには、名前とメール アドレスの完全なリストが表示されます。

こうした整理整頓とセキュリティの侵害を防ぐには、BCC（ブラインドコピー）欄にグループ名を入力してください。受信者にはグループリスト全体ではなく、非公開の受信者のみが表示されます。確かに、宛先欄を空白のままでメッセージを送信するのは違和感がありますが、それでも問題なく機能します。

Safari から Web ページを共有する方法については既にご存知かもしれませんが、Safari のツールバーの [共有] メニューを使用して、ページ、リンク、PDF、または Reader ドキュメントを送信できます。

PDF以外のファイルについては、Safariからこれらのオプションを利用することもできます。「ファイル」＞「共有」＞「このページをメールで送信」（Command-I）で、ページ自体をメッセージに添付できます。Shiftキーを押しながらメニューを選択するか、Shiftキーをキーボードショートカットに追加すると、リンクのみが共有されます。リーダー形式のページ（複数ページの記事を1ページにまとめ、広告は表示されません）を送信するには、Safariのリーダー表示（アドレスバーの「リーダー」ボタンをクリック）から開始し、標準の「ファイル」＞「共有」＞「このページをメールで送信」を使用します。