メールとGmailをうまく連携させる

Mountain Lion版では、Appleのメールアプリはメール管理がこれまで以上に便利になりました。GoogleのウェブベースのGmailもなかなか良いのですが、両者の長所を最大限に活かすにはどうすれば良いのでしょうか？

答えは簡単です。以下のガイドに従ってください。このガイドでは、メールと OS X を Gmail Way で最適に動作させるために、いくつかの機能と妥協のバランスを取る私のお気に入りの方法を説明しています。

ステップ1: IMAPを有効にする

OS XのメールをGmailで快適に動作させるための最初のステップは、IMAPアクセスを有効にすることです。これにより、メールがGmailのメッセージを確認できるだけでなく、デバイスとWeb間のすべての同期が維持されます。

デスクトップのウェブブラウザでGmailにログインし、ページ右側のGoogleアカウントのアバターのすぐ下にある歯車アイコンをクリックします。表示されるメニューで「設定」を選択します。「メール転送とPOP/IMAP」タブをクリックします。ページのほぼ中央にある「IMAPアクセス」セクションで、「IMAPを有効にする」を選択します。ページ下部の「保存」をクリックします。

ステップ2: Gmailのラベルを調整する

ウェブ版Gmailを使用すると、Mailなどの従来のメールクライアントではサポートされていない独自の機能をいくつか利用できます。その最大の例はGmailのラベルです。Mailや他の多くのクライアントのようにメッセージを単一のフォルダに分類するのではなく、GmailではFlickrの写真のように、複数の単語、つまりラベルでメールにタグを付けることができます。

Gmail のラベル設定を少し調整すると、さまざまなデバイスでメッセージが正しく表示されるようになります。

複数のデバイスでスムーズにメールを送受信するには、Gmailの設定画面から「ラベル」タブをクリックします。このタブでは、Mac、iPhone、iPadのメールなど、ラベルに対応していないアプリではラベルを非表示にすることができます。「チャット」と「重要」はラベル表示に不要なので、「ラベル」タブでこれらのラベルの「IMAPで表示」チェックボックスがオフになっていることを確認してください。ただし、前述のアドバイスとは異なり、「すべてのメール」は必ずオンにしてください。

注意点：すべてのメールを有効にすると、メールはラベル付けされたメッセージのコピーを複数保存します。メールはコピーを非表示にするため、煩わしくはなくなりますが、コピーはディスク容量を消費します。これは確かに、メールをGmailの動作に合わせるための妥協策です。しかし、この妥協には価値があると思います。

ステップ3: GoogleアカウントをOS Xに追加する

OS X Lionより前は、Gmailアカウントを追加するには、メールアプリで「メール」>「環境設定」>「アカウント」の順に選択する必要がありました。今でもこの方法は可能ですが、OS XはGoogleアカウントをより深く理解するようになりました。つまり、Gmailだけでなく他のサービスもアカウントに含まれるということです。そのため、システム環境設定を開いて「メール／連絡先／カレンダー」を選択することをお勧めします。（そう、このデジャブはiOSがもたらしたものです。）

システム環境設定を使用して、Google アカウント情報を OS X に追加します。

ここでGoogleアカウントを追加するには、左下のプラスボタンをクリックし、右側の新規アカウントオプションのリストで「Gmail」をクリックします。通常の@gmailアカウントを使用する場合でも、Google Appsを使用してドメイン経由でGmailを運用する場合（つまり、アドレスが[you]@davidchartier.comのように表示される場合）、表示されるシートに名前、メールアドレス、パスワードを入力し、「設定」をクリックします。

OS XはGoogleのサーバーを確認し、Googleアカウントで使用できるすべてのアプリの一覧を表示します。この記事の執筆時点では、メール、カレンダー、メッセージ（Google Talkサービス経由）、メモが含まれています。すべてデフォルトでチェックマークが付いているので、不要なアプリは自由に無効にできます。

ただし、OS X で他の Google アカウントサービスも使用したい場合は、これが魔法のような効果をもたらす素晴らしい方法です。

このシステム環境設定パネルに Google アカウントを追加すると、他のすべての Google サービスにもアクセスできるようになります。

ステップ4: メールを設定する

Apple は Mail と Gmail の連携をより良くすることに大きく前進しましたが、この連携にはまだいくつかの問題があります。

アーカイブの問題に対処する： Gmailのメリットの一つは、膨大なストレージ容量です。そのため、Googleはメールの一部を削除するのではなく、アーカイブすることを強く推奨しています。結局のところ、その雨の日が来月になるか4年後になるかは分かりません。ストレージ容量が拡大し続ける現代において、小さなメールを保存しておいても害はありません。

OS X 10.7および10.8では、メールのメニューに「メッセージ」＞「アーカイブ」という新しいオプションが追加されていることに気付かれるかもしれません。また、 「表示」＞「ツールバーをカスタマイズ」から、メールのメインウィンドウと個々のメッセージビューアウィンドウのツールバーに「アーカイブ」ボタンを追加することもできます。しかし残念ながら、2年が経過し、Appleに多数のバグレポートが提出されたにもかかわらず、このボタンはGmailでは依然として正常に動作しません。

ボタンを押すと、「アーカイブ」という新しいトップレベルフォルダが作成されます。受信トレイには不要だが後で検索できるようにしたいメッセージをここに保存できます。これは、Web上のGmailの動作（「すべてのメール」にメッセージを移動する）とは異なります。つまり、メール経由でアーカイブされたメッセージは、Gmailが認識できる場所に保存されないということです。

ウェブ版Gmailにあまりログインしない場合は、心配する必要はありません。しかし、休暇中にデバイスを離れたり、別の職場のパソコンを使用したりする場合など、ログインする頻度が高い場合は、Gmailに組み込まれているアーカイブ機能や検索機能の一部が、メールアプリが作成したアーカイブフォルダを参照できないことがあります。

Gmail アカウントでメールのアーカイブ動作を修正することはできず、Gmail に別のフォルダにアーカイブするように指示することもできないため、妥協案を提案します。Gmail の設定の [転送と POP/IMAP]タブで、 [IMAP でメッセージを削除済みとしてマークしたとき] の設定を[自動消去をオフ]に変更します。次に、そのオプションのすぐ下で、[メッセージが削除済みとしてマークされ、消去されたとき] の設定を [メッセージをアーカイブする]に変更します。ページの下部にある[保存]をクリックします。後の手順でメールの設定を微調整したら、メッセージ上で Delete キーを使用すると、Gmail にそのメッセージが [すべてのメール] にアーカイブされるように指示します。本当にメッセージを削除したい場合は、[Gmail]/ゴミ箱フォルダにドラッグアンドドロップできます。

ラベルを微調整する:これまでは、受信トレイのメッセージに複数の Gmail ラベルを付けて、そのメッセージをメールで検索すると、ラベルごとに 1 件、受信トレイでの表示ごとに 1 件、すべてのメールのエントリごとに 1 件と、重複したメッセージが大量に表示されていました。しかし、幸いなことに、そんな時代は終わりました。今では、メールは賢く Gmail ラベルを異なるフォルダにマッピングできます。たとえば、趣味や子供のスポーツチームのメーリングリストに参加している場合、「T ボール」の Gmail ラベルを適用した上で、今すぐには対応できないメッセージ用に「フォローアップ」という 2 つ目のラベルを適用できます。メッセージは、Web 上では両方のラベル付きで表示されますが、メールでは「T ボール」と「フォローアップ」という 2 つの異なるフォルダに表示されます。(ヒント: メールで複数のラベルまたはフォルダを使用するには、メッセージを右クリックし、[移動先]ではなく[コピー先]を選択します)。

さらに良いことに、メール内を検索すると、ツールバーのすぐ下に表示される検索ツールを使用して特定のフォルダーに検索を絞り込まない限り、すべてのメールから 1 つのメッセージが表示されます (異なるフォルダー内のすべてのコピーは表示されません)。

メールアプリを開くと、システム環境設定に追加した新しいGoogleアカウントが起動し、受信トレイとラベル／フォルダをダウンロードします。すべてがスムーズに動作するように、「メール」＞「環境設定」＞「アカウント」と進み、いくつか設定を調整することをお勧めします。

メールの設定で新しいGoogleアカウントをクリックし、 「メールボックスの動作」タブをクリックします。シンプルにするために、すべてのチェックを外し、「下書きメッセージをサーバーに保存する」のみを有効にします。設定ウィンドウを閉じると、変更を保存するかどうかを確認するメッセージが表示されます。 「保存」をクリックすると、ほぼ完了です。

デバイス間でメッセージを下書きできるようにするには、最後に、下書きを保存する Gmail フォルダを Mail に指示します。Mail の左側にあるメインのフォルダリストで、Gmail アカウントを見つけて、その中の一番上の [Gmail] フォルダ (はい、かっこ付きです) の横にある矢印をクリックします。そのサブフォルダ「下書き」をクリックし、メニューバーに移動してMailbox > Use This Mailbox For > Drafts を選択します。サイドバーの [Gmail] フォルダの下からフォルダが消えて、サイドバーにあるすべてのフォルダとアカウントの一番上にあるメインの「下書き」の見出し、「Mailboxes」の下に移動します。この方法では、Mail は下書きを適切な場所に保存しますが、下書きは Gmail や他のデバイスとも適切に同期されます。