オフィスの標準ソフトとして、あるいは長年愛用してきたソフトとして、Microsoft の PowerPoint ( Office 2008 に同梱の 400 ドル) は、自分の考えやアイデアを同僚にプレゼンテーションするための優れたツールです。長年 PowerPoint を使ってきた中で、何度も活用しているヒントがいくつか見つかりました。また、最近リリースされた Office 2008 Service Pack 2 のおかげで、新しいテクニックもいくつか習得できました。まだ Office を更新していない場合は、Microsoft の自動更新アプリケーション (Office プログラムのいずれかで、[ヘルプ] -> [更新プログラムのチェック] を選択) を使用して更新するか、Microsoft から直接ソフトウェアをダウンロードしてください。このサービス パックにより、バグが修正され、パフォーマンスが向上し、PowerPoint の場合は新機能もいくつか追加されます (PowerPoint のプログラム マネージャーである Blair Neumann 氏と、Microsoft MVP プログラムの Jim Gordon 氏の知見に感謝します)。
1. Wordで書く
プレゼンテーションの質を高めるための最も効果的な方法は、スライド、トランジション、フォント、グラフィックの見た目をあれこれいじくり回すのではなく、プレゼンテーションの作成にもっと時間をかけることです。コンテンツに集中する簡単な方法の一つは、Word 2008のアウトライン表示でプレゼンテーションを作成することです。
Wordで新しい空白の文書を作成し（[ファイル] -> [新しい空白の文書]）、次に[表示] -> [アウトライン]を選択します。スライドの箇条書きを書くように、プレゼンテーションを作成します。アウトライン内のテキストを異なるレベルにインデントすると、Wordに組み込まれている見出し段落スタイル（見出し1、見出し2など）が自動的に適用されます。新しいスライドを開始する位置に到達したら、Returnキーを押して新しい段落を作成し、ShiftキーとTabキーを押すか、アウトラインツールバーの[レベルを上げる]ボタンを使用して、書式設定パレットでその行に見出し1スタイルが適用されていることを確認します。Wordのアウトライン内の見出し1の各段落が、PowerPointで新しいスライドの始まりとなります。
完了したら、「ファイル」→「送る」→「PowerPoint」を選択してください。アウトラインがPowerPointで開き、Officeテーマが標準で表示されます。メッセージを書き込んだら、プレゼンテーションを華やかに演出できます。例えば、各スライドのレイアウトを適用したり（「書式」→「スライドのレイアウト」）、プレゼンテーションのテーマを変更したり（「書式」→「スライドのテーマ」）できます。いつも同じテーマ（例えば会社で承認されたもの）を使いたい場合は、Service Pack 2でそれを実現する機能が追加されています。詳しくは、Microsoftヘルプファイル「プレゼンテーションの既定のテーマを設定する」をご覧ください。
2. 物体を飛ばす
Service Pack 2では、PowerPointに待望の機能が追加されました。オブジェクトのカスタムモーションパスです。この機能を使用すると、図形やその他のオブジェクトを任意のパスに沿ってアニメーション化できます（ただし、スライド間でオブジェクトを移動することはできません）。例えば、飛行機のアイコンを地図の上空に飛ばして、旅行の様子を表現することができます。
まず、スライド上のオブジェクトを選択し、書式設定パレットの「カスタムアニメーション」タブ（星印のアイコン付き）をクリックします。パレットから、新しく追加された「パスアニメーションの追加」ボタンをクリックし、表示されるポップアップメニューから描画ツール（直線、曲線、フリーハンド、落書き）のいずれかを選択します。オブジェクトをクリックしてドラッグすると、アニメーションパスが作成されます。ドラッグ中にクリックすると、パスにポイントが追加されます。ダブルクリックすると、線が終了します。ショーが実行されると、図形は作成したパスに沿って動きます。
パスを変更したい場合は、パスを右クリック（またはCtrlキーを押しながらクリック）し、ポップアップメニューから「ポイントの編集」を選択します。ポイントをドラッグして位置を変更します。すべてが希望どおりになったら、「カスタムアニメーション」パレットの追加のコントロールを使って、アニメーションのトリガータイミングと速度を調整できます。サウンドエフェクトを追加することもできます。（「その他の効果オプション」をクリックすると、サウンドオプションが表示されます。）
PowerPoint 2008で作成したモーションパスは、PowerPoint 2007 for Windowsと完全に互換性があります。以前は、PowerPoint for Windowsで作成したモーションパスをMacで再生することはできましたが、Macで作成することはできませんでした。
3. 箇条書きを図表にする
PowerPointのSmartArt機能は、分かりやすい図表にテキストを配置することで、退屈な箇条書きに活気を与えます。SmartArtグラフィックを一から作成するには、「挿入」→「SmartArtグラフィック」を選択し、ツールバーのギャラリーから図表のスタイルを選択して、グラフィックにテキストを入力します。さらに、あまり知られていない機能を使って、スライドに既に配置されている箇条書きをSmartArtに変換することもできます。箇条書きテキストが入ったテキストボックスに挿入ポイントを置き、右クリックしてコンテキストメニューから「SmartArtに変換」を選択します。
ウィンドウ上部のツールバーの下に、PowerPoint の SmartArt グラフィック ギャラリーが表示されます。ギャラリーから必要な図のスタイルを選択すると、PowerPoint が箇条書きのテキストを図に合わせて変換します。その後、SmartArt 図を移動、サイズ変更、色変更、その他の PowerPoint のグラフィック書式設定ツールで調整できます。SmartArt グラフィック内の個々の図形を選択し、他の図形とは個別に書式設定することで、よりカスタマイズされた効果を実現できます。
4. ステージを支配する
聴衆の注意をスライドから自分に戻したいときは、PowerPointのキーボードショートカットをいくつか使ってみてください。ポイントを詳しく説明しているときに、Bキーを押すと画面が黒くなり、Wキーを押すと画面が白くなります。同じキーをもう一度押すと、説明が続きます。
画面上の何かを指す必要があるときは、レーザー ポインターを使用できますが、さらに良い方法としては、The Omni Group の無料の [OmniDazzle] (http://www.omnigroup.com/applications/omnidazzle) を使用することです。OmniDazzle を使用すると、画面の一部にスポットライトを当てたり、注釈を付けたり、ズームインしたりすることができます。
最後に、Apple Remoteを使えば、Macから離れて演壇の後ろからでもトランジションやスライドを操作できます。ただし、他人がリモコンでいたずらできないように、リモコンをMacとペアリングしておく必要があります。ペアリングするには、リモコンをMac前面の赤外線センサーから7～10cmほど離し、メニューボタンと次へ/早送りボタンを同時に5秒間押し続けます。
5. 常にプレゼンテーションの準備をしておく
プレゼンテーションは相手に情報を伝え、説得するためのものですが、最近ではいつ自分の主張を表明する機会が訪れるか分かりません。PowerPointとiPhotoの連携を使えば、iPhone、iPod Touch、iPodなど、どこにでもプレゼンテーションを持ち運ぶことができます。プレゼンテーションをiPhotoアルバムとしてエクスポートするだけで、すぐに使い始めることができます。
PowerPointで、「ファイル」→「送る」→「iPhoto」を選択します。表示されるダイアログボックスで、iPhotoアルバムの名前を入力し、スライドをJPEG形式とPNG形式のどちらでエクスポートするかを選択します。すべてのスライドをエクスポートするか、選択したスライドのみをエクスポートするかを選択することもできます。「iPhotoに送る」をクリックします。PowerPointがスライドをエクスポートし、新しいiPhotoアルバムが作成されます。次回モバイルデバイスを同期する際に、アルバムがデバイスに転送されていることを確認してください。そうすることで、プレゼンテーションは常に手元にあるので、廊下でもエレベーターでも、どこでもアイデアを披露する準備が整います。
SlideShareでプレゼンテーションを公開すれば、より多くの視聴者にリーチできるだけでなく、視聴者がスライドをいつでも参照できるようになります。PowerPoint（またはKeynote）プレゼンテーションをこの無料サービスにアップロードすると、ファイルがFlashスライドショーに変換されます（ただし、スライドのトランジションやアニメーションは変換時に失われます）。その後、プレゼンテーションの閲覧者を指定できます。閲覧者はSideShareのサイト上で、またはご自身のWebページに埋め込まれたFlashスライドショーとして閲覧できます。
Tom Negrinoは長年Macworldに寄稿しており、PowerPointとMicrosoft Officeに関する7冊の著書があります。最新刊は『Styling Web Pages with CSS: Visual QuickProject Guide』（Dori Smithとの共著、Peachpit Press、2009年）です。
