ペーパーレスなオフィスを夢見ていますか？紙のファイルをデジタルファイルと同じくらい簡単に検索できるようになりたいと夢見ていますか？それとも、単に紙の整理整頓をしたいだけでしょうか？いずれの場合も、机の上の山積みの書類や、かさばるファイリングキャビネットの中身を、原本と全く同じ見た目で、テキストを検索・選択できるPDF文書に変換することが目標です。この目的に最適なツールは、ドキュメントスキャナーです。
ドキュメントスキャナーが必要なとき
名前の通り、ドキュメントスキャナーは大量の文書、主にテキストが中心のレターサイズやリーガルサイズの文書のスキャンに最適化されています。大量のビジネス文書や学術論文、あるいは領収書、請求書、医療記録、納税申告書といった個人文書を扱うなら、ドキュメントスキャナーが最適です。（ペーパーレスオフィスへの移行について詳しくは、「オフィスをペーパーレス化する方法」または私の電子書籍『 Take Control of Your Paperless Office 』をご覧ください。）一方、いくつかの例外はありますが、写真、スライド、書籍、雑誌、あるいは厚手の紙よりも厚いものを主にスキャンする必要がある場合は、ドキュメントスキャナーは適していません。
最近のドキュメントスキャナーの多くは、ファックス機を彷彿とさせるコンパクトな縦型デザインを採用しています。スキャンするページを上部の自動原稿送り装置（ADF）にセットすると、前面の水平トレイから排出されます。スキャナーには必ずOCR（光学式文字認識）ソフトウェアが付属しており、一般的に1分間に数十枚の原稿を処理できるほど高速です。操作は簡単で、初期設定を済ませたら、通常は書類をセットしてボタンを押すだけで、あとはスキャンが完了するだけです。ページがスキャナーを通り抜け、数分後には検索可能なPDFがMacに表示されます。
ほとんどのドキュメントスキャナーは600dpiの光学解像度を備えています。写真やアートワークのスキャンを目的としたフラットベッドスキャナーは、一般的に4800dpi以上の解像度を備えているため、それほど高い解像度には思えないかもしれません。しかし、主にテキスト中心のビジネス文書をスキャンする場合、高精度のOCR処理には300dpiで十分であり、高解像度にするとファイルサイズが大幅に増加するだけで、実用的なメリットはありません。
注目すべき機能
デスクトップ ドキュメント スキャナーを購入するときは、次の主要機能に注目してください。
Macとの互換性当たり前のことを言ってしまうかもしれませんが、MacユーザーはMac用ソフトウェアが付属したスキャナーを求めています。多くのドキュメントスキャナーにはMac OS XとWindowsの両方をサポートするソフトウェアが付属していますが、スキャナーメーカーによっては、一部のモデルのみMac対応版を提供している場合があります。
スキャン速度ドキュメント スキャナーの速度は、1 分あたりのページ数 (ppm) または 1 分あたりの画像数 (ipm) で測定されます。この場合、用紙 1 枚が「ページ」としてカウントされ、ページの片面が「画像」としてカウントされます。速度は、選択した解像度、用紙のサイズ、カラー、白黒、グレースケールのいずれでスキャンするかによって異なる場合がありますが、ほとんどのメーカーは仕様で同様の想定を使用しているため (たとえば、「200 dpi でレター サイズの場合は 40 ipm/20 ppm」)、意味のある比較を行うことができます。
シングルパス両面スキャン両面スキャナーは、紙を裏返してもう一度通す必要がなく、ページの両面をスキャンできるスキャナーです。 (片面のみをスキャンできるスキャナーは片面スキャナーと呼ばれます。) この時間節約機能は、ほぼすべてのデスクトップ ドキュメント スキャナーに搭載されています。
ほとんどのモデルは、1回のスキャンでページの両面を同時にスキャンできます。ただし、フラットベッド設計の一部の両面スキャナーでは、両面スキャンに2回のスキャンが必要です。つまり、最初のスキャンで用紙を最後まで通した後、別のパスで再び通して反対側をスキャンします。この2回のスキャンにより、スキャン時間が大幅に長くなります。メーカーのマーケティング資料には、どのタイプの両面スキャンが使用されているか明記されていない場合がありますが、指定されているipm速度がppm速度のちょうど2倍であれば、それは1回スキャンの両面スキャナーです。
デューティサイクルデューティサイクルとは、スキャナーが過熱したり早期に消耗したりすることなく、1日に何ページを快適に処理できるかを示すメーカーの定格です。家庭や小規模オフィスでの使用であれば、1日500ページという控えめなデューティサイクルでも十分ですが、スキャナーを頻繁に使用する場合は、通常の1日のスキャン枚数よりも高いデューティサイクルのスキャナーを探してください。
超音波による重送検知機能2枚以上のページが同時に給紙されたことを検知すると警告を発するスキャナーが増えています。これは便利ですが、さらに良いのは重送防止機能です。
バンドルソフトウェア：すべてのドキュメントスキャナーには、メーカー提供のソフトウェアが付属しており、スキャナーとMacの通信を可能にし、スキャンした書類の保存場所や形式などを設定できます。高性能なスキャナーは、スキャンした書類が片面か両面かを自動的に判別したり、画像の傾きを補正したり、その他の便利な処理を実行したりできます。OCRソフトウェア（ABBYY FineReaderやReadirisなどのサードパーティ製アプリケーションのカスタマイズ版として提供されることが多い）も必須です。
しかし、それだけでなく、画像編集やドキュメント管理など、より幅広い機能を備えたソフトウェアが付属しているスキャナーもあります。また、名刺や領収書を自動的に処理し、スキャンした画像から特定のデータを抽出して適切なデータベースフィールドに保存するソフトウェアを搭載したスキャナーもいくつかあります。
価格とオプション個人およびSOHO顧客向けのドキュメントスキャナーは、小売価格が500ドル未満である傾向があり、大幅な割引も頻繁に提供されています。大量の紙を処理する必要がある場合や、オフィス内の他のユーザーとスキャナーを共有する必要がある場合は、「ワークグループ用」、「部門用」、「プロダクション用」のスキャナーを探してください。これらの価格は、機能や速度に応じて500ドルから10,000ドルをはるかに超える価格帯（1,000ドルから1,500ドル程度の製品も多数あります）までさまざまです。これらのハイエンドスキャナーには、大容量のADF、非常に高速な速度、1日あたり数万ページの動作サイクル、イーサネット接続、リモート管理用の内蔵Webサーバーなどのオプション機能が備わっています。
トレードオフと特殊なケース
標準的なデスクトップドキュメントスキャナーは多くの人にとって理想的ですが、特定のニーズによっては、少し異なるスキャナーが必要になる場合があります。特殊なスキャナーの種類とその制限について知っておく必要があります。
ポータブルモデルとコンバーチブルモデル「ポータブル」または「モバイル」を謳うスキャナーの多くは、自動原稿送り装置（ADF）を搭載していないため、通常の定義ではドキュメントスキャナーとはみなされません。しかし、ADFを搭載したポータブルスキャナーも存在します。また、一部のデスクトップスキャナーには取り外し可能なADFが搭載されており、デスク上ではフル機能のドキュメントスキャナーとして、持ち運びには機能は少ないもののはるかにコンパクトなスキャナーとして使用できます。
ポータブルスキャナはUSBバスパワーで動作しますが、場合によっては2本のUSBケーブルが必要になることがあります。また、ポータブルスキャナはデスクトップ型よりも速度が遅くなることがほとんどです。一方で、メモリを内蔵したりメモリカードに対応したポータブルスキャナを販売しているメーカーもあり、パソコンを使わずにスキャンできます。さらに、超ポータブルなワンド型やペン型のモデルもいくつかあります。フィーダーが一切なく、スキャンしたいページ（またはページの一部）にスキャナをかざすだけでスキャンできます。
フラットベッド設計一部のドキュメントスキャナーは、上部にADFを備えたフラットベッドスキャナーとして設計されています。この設計により、標準的なドキュメントスキャナーでは読み取れない原稿もスキャンできます。ただし、ADFを備えたフラットベッドスキャナーが必ずしもドキュメントスキャナーであるとは限りません。
速度やOCRソフトウェアのバンドルなど、その他の機能も確認してください。ADF搭載のフラットベッドスキャナーの多くは片面スキャンのみに対応しており、両面スキャンに対応しているものでも1ページあたり2回のスキャンが必要なため、速度が低下する場合があることに注意してください。
多機能プリンター 多機能プリンター（MFP）は、複数の機能（通常はプリンター、スキャナー、コピー機、ファックス機）を統合したデバイスです。省スペースという点では魅力的ですが、ほとんどのMFPは、ごくまれなケースを除いて両面スキャン（少なくともシングルパススキャン）ができないため、ドキュメントスキャナーとしては適していません。また、スタンドアロンのスキャナーよりも速度が遅い傾向があります。
上級寄稿者の Joe Kissell 氏は、TidBits の上級編集者であり、電子書籍『 Take Control of Your Paperless Office』の著者です。
