同僚間で文書を回覧し、レビューやコメントをもらう場合、変更履歴の管理機能ほど実用的で便利なものはありません。Microsoft Wordには、変更の記録、承認と拒否、コメントの追加、文書の比較、文書の結合など、強力なツールが搭載されています。しかし、多くのWordユーザーと同じように、これらの機能がどのように役立つのか、あまりご存知ないかもしれません。
例えば、報告書を作成し、それを各部署に送付して、文章のファクトチェックや特定の数値の検証、製品の新機能への反映のための変更などを行ってもらう必要があるとします。その場合、報告書を印刷し、各部署の担当者に鉛筆、ペン、蛍光ペンを使って修正箇所を書き込んでもらい、コメントを書いた付箋を貼るという方法があります。その後、印刷したすべての文書を照合し、マスターファイルに変更を加えることができます。しかし、なぜわざわざこのような複雑な手順を踏む必要があるのでしょうか？Wordでも同じことができますが、すべてのコメントはファイルのデジタルコピーに保存しておく必要があります。
始めましょう
変更履歴の記録をオンにするには、Wordでファイルを開き、Wordウィンドウ下部のステータスバーにある小さな「変更履歴」ボタンをクリックします。変更を加えるには、文書に入力を開始するだけです。テキストを追加したり、不要な単語を削除したりできます。Wordは複数の方法で文書にマークアップを行います。表示される内容は、現在の表示方法と「校閲」ツールバーで選択したオプションによって異なります。（変更履歴の記録をオンにすると、このツールバーはWordウィンドウの上部に表示されます。表示されない場合は、「表示」→「ツールバー」→「校閲」を選択してください。）
変更履歴を管理するには、下書き表示（Word 2004では標準表示）が最も使いやすいでしょう。下書き表示を使用するには、「表示」→「下書き」を選択します。削除した内容と追加した内容がそれぞれ別の色で表示されます。ただし、場合によっては変更内容が正しく表示されないことがあります。その場合は、変更履歴の記録を一度オフにしてから、再度オンにしてみてください。（これらの色やその他のオプションはWordの変更履歴の記録設定で変更できますが、私は通常、デフォルト設定を使用するのが一番簡単だと思います。）さらに、変更履歴を含む各行の左余白に細いバーが表示されます。
Word の各ユーザーは設定時に自分の名前を入力するため、同じ文書を複数のユーザー間で回覧することができ、各ユーザーのコメントや変更は異なる色で表示されます。
ビューを変更する
「表示」→「印刷レイアウト」（Word 2004ではレイアウト表示）を選択すると、表示形式が変わります。この表示では、追加された内容が異なる色で表示された最終版の文書が表示されます。削除された箇所は小さな三角形で表示されます。ただし、右余白には、削除と追加、そしてコメントが変更内容を示す吹き出しに表示されます。吹き出しに表示される内容は、「校閲」ツールバーの「表示」メニューをクリックして変更できます。例えば、追加や削除は表示せず、コメントのみを表示したい場合は、ここで設定できます。
コメントを追加するには、コメントを追加したい場所にカーソルを置くか、テキストを選択して「挿入」→「コメント」を選択し、コメントを入力します。（校閲ツールバーが表示されている場合は、「新しいコメント」ボタンをクリックすることもできます。）
バルーンと特定のテキストが線で結ばれているため、誰がコメントしたかが分かりやすいため、この表示方法を好む人もいます。ただし、バルーン内のテキストは非常に小さくなる場合があります。また、テキストが長い場合は、Word ではその一部しか表示されません。コメント全体を読むには、変更履歴ウィンドウで確認する必要があります。変更履歴ウィンドウを開くには、コメントの末尾に表示される省略記号 (…) をクリックしてください (または、変更履歴ツールバーの [変更履歴ウィンドウ] ボタンをクリックしてください)。
必要に応じて、「変更履歴」の設定でバルーンをオフにすることもできます。「Word」→「環境設定」を開き、「変更履歴」をクリックし、「バルーンを使用して変更内容を表示する」のチェックを外してください。バルーンは、校閲者の名前、変更の種類（「削除済み」など）、変更日時が表示されるため、便利です。
変更を承認または拒否する
ドキュメントの変更を確認するには、いくつかの方法があります。「ツール」→「変更履歴の記録」→「変更の承認または拒否」を選択すると、ダイアログボックスにすべての変更内容が表示され、必要に応じて1つずつ承認または拒否できます。あるいは、変更内容をCtrlキーを押しながらクリックし、コンテキストメニューから承認または拒否することもできます。印刷レイアウト表示の場合は、変更内容を示すバルーン内のチェックアイコンまたはX印をクリックして、承認または拒否できます。また、「レビュー」ツールバーの「変更の承認」ボタンと「変更の拒否」ボタンを使用して、個々の変更内容、またはすべての変更内容を一度に承認または拒否することもできます。
ヒント:変更を承認または無視するかどうかを決定する際に、特定のレビュー担当者のみを表示することもできます。レビューツールバーの「表示」ボタンをクリックし、「レビュー担当者」を選択して、特定のレビュー担当者を選択または選択解除します。選択を解除すると、選択したレビュー担当者によるすべての変更とコメントが非表示になりますが、後で再度選択するのを忘れないようにしてください。変更内容が反映されない可能性があります。
さらなる修正力
Wordは単純な変更履歴の記録だけでなく、文書の比較や結合も可能です。これにより、同僚からのコメントや変更点の照合や確認が容易になります。Microsoftはこの機能に関する詳細なオンラインチュートリアルを公開しています。
シニア寄稿者のカーク・マケルハーンは、自身のブログ「Kirkville」でMac以外の話題も書いています。彼の新しいウェブサイト「Reading Henry James」もぜひご覧ください。
