スケジュール管理の成功：会議を計画するための4つのテクニック

正直に言って、あらゆるテクノロジーが手の届く範囲にあるにもかかわらず、会議のスケジュール設定や計画は依然として面倒な作業です。いつどこで会議をするか、誰とも合意できません。せっかく会議のスケジュールが組まれても、忘れたり、準備不足で出席したりする人がいます。もっと改善できるはずなのに。

もちろん、Mac、iPhone、そしてウェブを使えば可能ですが、正しく使う必要があります。ここでは、テクノロジーを活用して会議をより効果的に計画するための、私が学んだ4つのコツをご紹介します。

会議の確認を自動化する

私が参加する会議は、かなり前から設定されていることがよくあります。そのため、予定が変更されたり、参加者が忘れてしまったりすることがあります。私はこうした問題を回避するために、前日に会議の確認メールを送信しています。毎日、翌日に設定されている会議を確認し、参加者全員にメールを送信しています。

毎日確認メールを入力するのはすぐに面倒になったので、TextExpanderの自動入力スニペットを使って自動化しました。meetingconfirmメールウィンドウに入力すると、TextExpanderがカスタムメールメッセージを作成し、受信者名、会議の議題、予想される所要時間などを入力できます。これは、会議の内容と達成目標を全員に思い出させるのに非常に役立ちます。しかも、私が「整理整頓が得意」という印象を与えてくれます。

アラームを使うことを恐れないでください

MacとiOSの両方のカレンダーには、イベントにアラームを設定する機能が組み込まれています。この機能はよく使います。私はほぼすべての予定にアラームを設定しています。こうすることで、出発の時間を思い出すという精神的な負担に悩まされることなく、テクノロジーが代わりにやってくれるのです。

アラームを設定する際は、会議の準備時間も考慮しましょう。重要な会議の準備に45分かかる場合は、適切なアラーム時間を設定します。また、会議の準備に長い時間をかける場合は、会議の開始時間や、移動時間がある場合は出発時間に合わせて2つ目のアラームを設定しましょう。準備に夢中になりすぎて会議自体を忘れてしまうことがないようにするためです。

仮想会議のための時間を確保する

電子メールで会議を設定しようとする人々の間で行われる、ある種の駆け引きが私をイライラさせます。

デイビッドからハンスへ：「ランチしましょう」 ハンスからデイビッドへ：「いいですね。いつがいいですか？」 デイビッドからハンスへ：「わかりません。先に行ってください」 ハンスからデイビッドへ：「来週は少し時間があります」 デイビッドからハンスへ：「火曜日の正午はどうですか」 ハンスからデイビッドへ：「それは無理です。別の日にしてください」

こういうのが延々と続くんです。その代わりに、一人の人と会う約束をする時は、「一緒にランチしましょう。来週の水曜日の11時45分にCardiac's House of Cheeseでどうですか？」と書きます。最初のメールにランチのアイデアだけでなく、詳細も記載することで、その後のメールのやり取りを大幅に減らすことができます。驚くべきことに、ほとんどの人が最初の返信で私の​​提案を受け入れてくれるんです。

私が使っているもう一つのコツは、最初のメールを送信したら、提案された会議時間をすぐに保存することです。こうすることで、返信を待っている間に、その時間に別の会議を予定してしまうことがありません。こうした仮想的な会議時間には、イベント名の前に疑問符を付けます。後でカレンダーを見たときに、疑問符の有無によって、どのイベントが予約済みで、どのイベントがまだ仮想的なものなのかが正確に分かります。相手が返信して承諾したら、疑問符を外します。断られたら、イベントを削除します。

ウェブを使って大きな会議を設定する

6人に会議の設定を依頼するメールを受け取るたびに、内心ゾッとします。これから1週間、「火曜日の午前10時なら皆さん都合がいいのは分かっていますが、その時間はかご編みのクラスがあるので、また計画を練り直すことになりそうです」といった内容のメールが、延々と続くのを見ることになるのは分かっています。

メールでグループミーティングを設定するのは、ネズミだらけの部屋で猫をまとめるようなもの。代わりに、オンラインのミーティングプランニングサイトを使えば、簡単に設定できます。

私のお気に入りはDoodle.comです。Doodleを使えば、会議主催者は会議の開催時間をいくつか設定できます。Doodleは主催者に代わって会議参加者にメールを送信するか、主催者が送信できるリンクを提供します。会議参加者はDoodleにログインし、どの時間帯に会議を空けるかを選択できます。全員が会議を終えたら、誰がいつ空いているかが正確に分かります。この仕組みはとても便利です（会議設定のメールが延々と届くのが本当に嫌なんです）。そのため、他の人のグループ会議に招待された時も、面倒な手間を省くためにDoodleイベントを設定しています。

これらのテクニックで会議の悩みがすべて解消されるわけではありませんが、プロセス全体がずっとスムーズになるでしょう。