数日前、Gmailカレンダーの共有で興味深い問題が発生しました。そのカレンダーは、あるクライアントの企業用Googleアカウントの唯一の承認ユーザーでした。彼は最近別の会社を買収したばかりで、会社のドメインとは異なるメールアドレスを使って共有カレンダーを作成したいと考えていました。
とても簡単ですよね？
まあ、それほどでもないですね。
通常、Google カレンダーを共有するのは簡単です。
- 既存のカレンダーの上にマウスを置きます。
- 表示される小さな下矢印をクリックします。
- 表示されるメニューから「このカレンダーを共有」を選択します。
カレンダーの詳細ウィンドウが開き、「このカレンダーを共有」タブが選択された状態になります。カレンダーを他のユーザーと共有するには、以下の手順を実行してください。
- 「特定のユーザーと共有する」というセクションを見つけます。
- アドレスフィールドにメールアドレスを入力します。
- 共有相手の権限設定を選択します。
- 「人物を追加」ボタンをクリックします。
これで完了です。ただし、Google Apps の企業カレンダーでは、それだけではありません。
どの権限を選択しても、新規ユーザーには常に最も制限の厳しい権限「空き時間情報のみ表示（詳細は非表示）」が付与されていました。つまり、そのユーザーに表示されるのは、カレンダーに「時間枠が割り当てられている」という表示部分だけだったのです。使い勝手が悪く、まさに私たちが求めていたものではありません。
どこで設定を変えればいいのか30分ほど探しましたが、どうにもできませんでした。共有設定をいくら変更しても、「空き時間情報のみ表示」しかユーザーに与えられませんでした。
そこで、私にとってはひらめきが起こり、Google Apps管理コンソールを見てみることにしました。しかし、さらに30分ほど探し回っても、何も見つかりません。唯一可能な選択肢はGoogle Appsアカウントにユーザーを追加することのようですが、費用がかかる上に、無駄なことに思えました。そこで、Google Appsに付属の機能であるGoogleサポートに長電話することにしました。
ここで告白します。最悪の事態を覚悟していました。20分の保留時間。曖昧な質問への回答。別のキューへの転送。さらに待ち時間。ほとんど返事がない。
そして、当初の期待通りの対応でした。約5分待った後、電話が取れ、問題を説明すると、カレンダーサポートから請求担当に何らかの理由で転送されたと言われました。ところが…これは大きな問題なのですが…請求担当の技術者は、別の電話キューに転送するのではなく、テクニカルサポートチケットを作成し、数分間お待ちいただくようお願いした後、カレンダーサポートの技術者に引き継いでくれたのです。
正直、大企業に電話してこんなことされたのは初めてかもしれません。Googleのサポートには脱帽です。本当に素晴らしい体験でした！
さて、修正に戻りましょう…
結局のところ、管理コンソールを見て正解でした。Google Apps カレンダーの共有設定は管理コンソールで管理できます。
社外のユーザーに Google Apps カレンダーへのアクセスを許可するには:
- Google Apps 管理コンソールにログインします。
- ページの下部に表示される [その他のコントロール] リンクを探してクリックします。
- [アプリ]ボタンをクリックします。
アプリ設定ページが開いたら:
- Google アプリをクリックします。
- カレンダーアイコンではなく、「カレンダー」というテキストをクリックします。
- 「一般設定」というセクションをクリックします。
- 「セカンダリカレンダーの外部共有オプション」という設定を確認します。
設定を変更する前に、細則をよくお読みください。デフォルトでは、Google カレンダー内で作成したカレンダーは、ドメイン外のアドレスと共有されません。
共有設定を確定します。
ドメイン外のアドレスを持つカレンダー ユーザーに提供する共有レベルを選択します。
Google Apps 管理コンソールでは、設定を変更するとすぐにその設定が保存されます。
注：共有したいカレンダーの共有設定を開くと、許可するアクセスレベルを選択するオプションが表示されます。これらの設定を変更すると、カレンダーを共有する際に利用できる共有オプションの数のみが変更されます。
