Gmailの8つのヒント

メール管理において、Googleの無料Gmailは最も効率的なツールの一つと言えるでしょう。長年にわたり、Googleは独自のアプローチを強化し、Gmailにさらに充実した優れた機能を組み込んできました。

しかし、その結果は予想外のものになるかもしれません。このメールプログラムの多くのオプションのうち、実際に必要なのはどれでしょうか？最適なオプションを使いこなすための8つのヒントをご紹介します。

1. お気に入りのラベルだけを表示する

ラベルを使うと、1つのGmailメッセージに複数のカテゴリを割り当てることができます。例えば、パートナーから次回の家族の集まりの計画に関するメールを受け取っている場合、画面上部のタグアイコンを使って「家族」というラベルを作成し、さらに「フォローアップ」というラベルを作成できます。後で「家族」ラベルをクリックして他のすべてのメッセージをフィルタリングしたり、「フォローアップ」ラベルで返信が必要なメッセージを確認したりできます。

特定のラベルを他のラベルよりも頻繁に使用する場合は、Gmailサイドバーに表示するラベルを選択できます。右上の歯車アイコンから「設定」を選択し、「ラベル」を選択します。デフォルトのラベル（および自分で作成したラベル）の横に、「表示」と「非表示」のオプションが表示されます。

2. フィルターを使って重要なメッセージを分類する

フィルタは、送信者のアドレス、メッセージに添付ファイルがあるかどうか、件名や本文にキーワードが含まれているかどうかなど、さまざまな属性に基づいてメールを自動的に仕分けできる優れた方法です。多くのメーリングリストやフォーラムに参加している場合や、猫の写真やチェーンメールを転送し続ける叔父がいる場合など、フィルタはGmailに整理整頓の代行を依頼するのに最適な方法です。

Gmailフィルター — Gmail のフィルターを使用してメッセージを分類し、アクションを適用します。

フィルターを設定するには、ギアメニュー -> 設定に移動し、「フィルター」をクリックします。画面下部にある「新しいフィルターを作成」を選択します。フィルターが適切なメッセージを拾っているか確認するためのテストに加え、条件を入力するオプションがあります。例えば、叔父さんからの大量のメッセージを処理するには、送信元フィールドに叔父さんのメールアドレス（例えば [email protected]）を入力してフィルターを作成し、「この検索条件でフィルターを作成」をクリックします。次のウィンドウで、アクションを選択します。ラベルを付けてメッセージをアーカイブし、受信トレイを空にするか、本当に読む気がない場合はゴミ箱に移動して罪悪感から逃れるかを選択できます。

表示中のメッセージから直接フィルターを作成することもできます。返信矢印の横にある開閉用三角ボタンをクリックし、表示されるメニューから「類似メッセージをフィルター」を選択してください。

3. 受信トレイをカスタマイズする

Gmailには受信トレイを整理する方法がいくつか用意されていますが、中でも最も便利なのが「優先トレイ」です。サイドバー上部の「受信トレイ」ラベルにマウスオーバーし、横に表示される矢印をクリックします。表示されるメニューで「優先トレイ」を選択すると、受信トレイが「重要」、「スター付き」、「その他」の3つのセクションに切り替わります。

メッセージを「重要」としてマークする（件名の近くにある小さなタグボタンを使用）と、Gmail にその件名と送信者を VIP 扱いするように指示できます。メッセージを「重要」としてマークすることとスターを付けるのとの違いは、メッセージを読んだら重要リストから消えてしまうことです。メッセージにスターを付けるというのは、机の上のコルクボードにピンで留めるようなものです。スターを外すとメッセージは消えます。

これらのセクションの動作は、名前にマウスオーバーして横にあるアクション矢印をクリックすることでカスタマイズできます。例えば、お気に入りのフォーラムの通知をすべて表示するラベル付きの最新の未読メッセージ5件を表示する新しい受信トレイセクションを作成したり、家族や親しい友人からのメッセージを識別するラベルを表示したりできます。

4. 星を拡大する

Gmail メッセージにスターを付ける (Apple Mail では、これはメッセージにフラグを付けるのと同じで、小さな色付きのフラグで表されます) ことは、重要なメッセージをマークするのに非常に便利なツールであることが証明されたため、Google は使用できる形状と色を拡張することを決定しました。

ギアメニュー -> 設定に移動し、「一般」をクリックして少し下にスクロールすると、星のオプションがすべて表示されます。作業方法や好みの色に応じて、紫色の星、オレンジ色の矢印、緑のチェックマーク、紫色の「？」ボックスなど、さまざまなオプションがあります。

Gmailスター — Gmailでは、様々な形や色の「スター」から選択できます。これらを使って、自分だけのビジュアルファイリングシステムを構築したり、受信トレイをざっと見た時にメッセージを際立たせたりできます。

5. 2要素認証をオンにします。本当に。

これは、Gmail エクスペリエンスの「ぐっすり眠れる」強化機能とお考えください。2 要素認証とは、誰か（あなた自身も含む）が新しいデバイスからあなたのアカウントにログインしようとすると、Google がアクセスを許可する前に、携帯電話など、指定した別のデバイス経由であなたに通知する機能です。

Macworld のスタッフライター Lex Friedman が、Google の 2 要素認証の設定に関する素晴らしい記事を書いています。この記事を含め、すべてを放り出して今すぐこの記事を読んで設定を始めても、私は責めません。

6. Google+サークルを使ってメールを整理する

同社のソーシャルネットワーキングサイトである Google+ を使用していて、友達やフォローしている他のユーザーをサークルにまとめている場合は、その作業を活用して、Gmail に自動メールフィルタリングと整理の利便性を追加します。

Google+サークルがGmailに統合され、サークルは他のメールプログラムのグループやフォルダと同じように使えるようになりました。Gmailサイドバーの「サークル」をクリックすると、折りたたみ可能なリストが表示されます。サークルの1つをクリックすると、そのサークルのメンバーからのメッセージだけが表示されます。

7. Gmailでのビデオチャット

Google+ハングアウトは、最大10人でビデオチャット、アプリでの共同作業、画面共有ができるGoogleのツールで、先月Gmailにも導入されました。つまり、メールを離れることなく、その場で会議を始めたり、友人とチャットしたりできるのです。Gmailのチャットリスト上部にあるビデオカメラアイコンをクリックするだけで、ハングアウトを開始できます。