ジョブ管理ソフトウェア
日付: 1999年6月号
FASTTRACK SCHEDULE、JOB MANAGER、JOBORDER でプロジェクトを順調に進めましょう
マイク・ヘック
従業員10名から200名規模のサービス企業は、請求処理と作業追跡プロセスの自動化において、特殊な課題に直面しています。ここでご紹介する3つのパッケージ、AEC SoftwareのFastTrack Schedule 6.01、Management SoftwareのJobOrder 7.02、そしてMetaCommunicationsのJob Manager 1.5は、ハイエンドの垂直統合型システムのようなコストと複雑さを伴わずに、生産性の高い作業管理機能を提供します。
ACI US 4th DimensionデータベースをベースにしたJobOrder 7.02は、広告代理店、デザイン事務所、コンサルタント、エンジニアリング会社に最適です。ジョブプランニングと見積、スケジュール管理、提案書作成、在庫管理、会計処理など、幅広い業務に対応しています。このソフトウェアは細部までこだわって操作する必要があり、習得にはある程度の時間がかかります。JobOrderの設定には数時間から数日かかります。売上税率や作業拠点名から総勘定元帳の口座番号まで、あらゆる情報を入力することになります。
活動はジョブを中心に展開されます。ジョブは、必要な時間と材料リソースを明記した提案書を作成することで開始されます。豊富なフォームから1つを選び、一般的な作業カテゴリを選択し、各フェーズの所要時間を入力します。クライアントが提案書を承認し、作業が開始されると、各担当者はタイムカードを使用して日々の活動を記録します。このデータは自動的に会計部門に送られ、最新の請求書と財務リストが作成されます。
JobOrderは便利な管理ツールを提供します。例えば、見積もりをジョブに変換すると自動的に作成されるタイムラインには、使用率の低いリソースや予約が過剰になっているリソースが表示されます。また、このプログラムは詳細な印刷フォームやレポートも生成します。
クリエイティブオーダーマネジメント
Job Manager 1.5は、JobOrderと様々な点で類似しています。最初の受注から請求まで、ジョブを追跡します。従業員は時間と材料のデータを記録し、プログラムはいつでも管理レポートを作成できます。ただし、Job ManagerにはJobOrderのような正式な見積りステップがないため、詳細な会計処理にはサードパーティ製アプリケーションが必要です。バックエンドデータベースはMicrosoft SQL Serverで、Windows NTが必要です。
商業印刷会社、出版社、デザイン事務所に最適なJob Managerは、多くの利点を備えています。信頼性が高く、カスタマイズも容易で、JobOrderよりも高速に動作します。新しいジョブを作成するには、ジョブ番号、名前、顧客を入力するだけで済みます。フォームはユーザーのログイン情報に基づいて自動的に入力されます。
では、規律と一貫性をどのように維持すればよいのでしょうか？電子化されたジョブチケットは従業員の勤務時間を追跡し、ワークフローテンプレートは各ジョブが生産サイクルをどのように進むべきかをグラフィカルに表示します。これにより、マネージャーは各コストセンターのジョブがいつ投入され、いつ排出され、誰が作業したかを正確に把握できます。バージョン1.5では、外部購入の追跡機能が追加され、営業担当者やサービス担当者をワークフローに含めるオプションも追加されました。
過剰なスケジュール設定なし
従来のプロジェクト管理ソフトウェアでは、ユーザーに多くの理論的な理解が求められます。FastTrack Schedule 6.01は、リソース負荷やPERTチャートの知識を必要とせずに、多彩なタイムラインを作成します。バージョン6.01では、タスクの自動リンク、Microsoft Projectとのスケジュール交換、フォルダアクションなどのMac OS 8.5機能のサポートにより、スケジュール管理がさらに簡素化されます。
スケジュールを作成するには、タイムライングラフにアクティビティバーを配置するだけです。開始時間と終了時間は対応するデータ列に自動的に登録されます。さらにタスクを入力した後は、内蔵のアウトライナーを使って、無制限のアウトラインレベルでタスクを配置できます。
FastTrack Schedule は人材や資材などのリソースを認識しませんが、その中核となるスケジュール機能は非常に優れており、本格的なプロジェクト マネージャーよりもはるかに使いやすいです。
Macworldの購入アドバイス
JobOrderはJob Managerよりも複雑で、クライアント1人あたりのコストも高くなりますが、JobOrderはより幅広い業種に対応し、会計機能も備えています。しかし、デザイン会社などのクリエイティブなビジネスではJob Managerにデメリットはほとんどないため、まずは検討してみる価値はあります。より正確なスケジュール管理が必要なだけなら、FastTrack Scheduleをお勧めします。
ファストトラックスケジュール 6.01
評価:
利点： タスクの自動リンク、スクリプト作成、フィルタリング、アクティビティのアウトライン作成、優れたプレゼンテーションツール。 欠点： リソース管理機能なし。 会社： AEC Software（800/346-9413、https://www.aecsoft.com）。 定価： 199ドル。
ジョブマネージャー 1.5
評価:
利点： 広範なジョブ追跡とコスト計算機能、分かりやすいナビゲーション。 欠点： Windows NTサーバーが必要、基本的な会計機能なし。 会社： MetaCommunications（800/771-6382、https://www.jobmanager.com）。 定価： 5ユーザーで3,699ドル。
ジョブオーダー 7.02
評価:
メリット： カスタマイズ可能な見積もり・入札、タイムライン、複式簿記。 デメリット： 設定と習得に時間がかかり、費用が高い。 会社： マネジメントソフトウェア（607/756-4150、https://www.joborder.com）。 定価： 5ユーザーで7,840ドル、設定とトレーニング費用は250ドル。
1999年6月 号 39ページ
