ロバート・コラオ氏は、7台のMac、Apple TV、そしてもちろんiPhoneとiPadを所有し、どこへ行くにも持ち歩いています。ロサンゼルスに拠点を置くプロフェッショナルサービス企業LACグループの最高執行責任者である彼は、テクノロジーを身に付けることには抵抗がありませんが、そのテクノロジーがもたらすもの、つまり大量のメールは必ずしも好ましいとは言えません。彼は1日に500通のメールを受信していると推定しており、彼の組織の受信トレイには平均5000通のメールが保存されているといいます。どれもこれも多すぎる一方で、重要なメールはほんのわずかです。
「本当につらい」と彼は言った。「読むどころか、削除するだけでも一日のかなりの時間を取られるんだ」
そこでコラオ氏は、社内でメールの廃止に取り組んでいます。受信トレイを乱雑にする個々のメールではなく、メールそのものを廃止する取り組みです。LACグループはここ数ヶ月、Google+のようなパブリックソーシャルネットワークから、37signalsのBasecampのようなプロジェクト管理ソフトウェア、SalesforceのChatter.comのようなプライベートネットワークまで、あらゆるコミュニケーションと情報共有の代替手段を実験的に試してきました。
「来年の私の最大の目標は、（メールから）脱却することです」と彼は言った。「メールは本当に時代遅れだと思います。私にとっては悩みの種です。」
コラオ氏だけではありません。フランスの企業アトスは昨年、社内メールを全面禁止したことで大きな話題となりました。そして、次世代の労働者はメールを嫌う傾向が顕著です。ピュー・リサーチ・センターが3月に発表した報告書によると、10代の若者の63%が毎日テキストメッセージを交換しているのに対し、毎日メールを交換しているのはわずか6%でした。
しかし、メールなしで生活することは本当に可能なのでしょうか？その答えを探るため、Macworldは、Appleに精通した企業や従業員を対象に、このユビキタステクノロジーの利用を大幅に削減、あるいは完全に停止した調査を実施しました。過負荷を回避し、生産性を集中させ、さらには従業員のためのバーチャルなウォータークーラーのような場を作るために、先駆者たちはビデオ、チャット、ソーシャルネットワーキングを組み合わせたツールへと移行しました。解決策の中には、上層部から押し付けられるものもあれば、草の根から生まれるものもあります。そして、近年iPhoneやiPadによってもたらされた可能性がなければ存在し得なかったものもあるのです。これらの企業がどのようにそれを実現しているのか、以下にご紹介します。
新しいツールをゼロから作成する
適切な人が適切な情報を適切なタイミングで確実に受け取れるように、ソーシャル ネットワーキング機能に大きく依存する独自のシステムを構築することで、電子メールへの依存度を低下させている企業もあります。
センサーのセットほとんどの人が「Facebook」や「Twitter」、あるいは「iPad」という言葉を知るずっと前から、カナダのデジタルマーケティング会社 Klick Health はすでに、従業員の電子メールの負担を軽減する方法を模索していました。
「仕事を整理するより良い方法、そして人々に情報を届けるより強力な方法があると考えています」と、クリック社のCEO、リーロム・シーガル氏は述べた。彼は理想的なコミュニケーションの例としてFacebookを挙げた。Facebookは、ユーザーが会話に参加できるだけでなく、会話から生成されるデータを活用して、ユーザーが役立つと思われる他の情報へと誘導するツールである。
そこで8年前、クリック社はソーシャルネットワーキングと旧式のタスク管理ソフトウェアを組み合わせたイントラネットシステム「Genome」を開発しました。Genomeのホームページでは、右側にクリック社の従業員による短い投稿が掲載されるTwitter風のコラムがあり、左側には財務報告やその他のビジネスデータが並んでいます。ページの中央部分では、クリック社の従業員がプロジェクトの構想から完了までをガイドする「チケット」を作成できます。従業員は全員iPadを所持しており、自宅や外出先での会議中にタブレットを使ってGenomeで最新情報を確認できます。
シーガル氏によると、Genomeの最も重要な特徴はスマートさだという。Klickの従業員が特定のタスクに初めて取り組む場合、Genomeはそのタスクに関連する経験を持つ他の従業員への連絡を推奨するほか、従業員が利用できるチェックリストやリソースライブラリも提供する。プロジェクトが行き詰まりそうになり、Klickの従業員2人が延々とコミュニケーションをとっている場合、Genomeはそれを「察知」し、マネージャーに介入を促すことができる。
「センサーのようなものですね」とシーガル氏は言う。「人を指導できる、まさに教えるべき瞬間を正確に見つけ出すのです。」
シーガル氏によると、クリック社はゲノムの過負荷がメールの過負荷を別の種類の過負荷に置き換えることのないよう、懸命に取り組んでいるという。そのためには、システムを進化させ続けるためのリソースが必要だ。同社にはゲノムの構築と開発を担当する10人のチームがある。しかし、クリック社は、逆効果になることが判明した機能があれば、システムから削除することをためらわない。
「私たちはこれを『デジタルダーウィニズム』と呼んでいます」と彼は言った。「人々の時間を節約できなければ、価値がないのです。」
タイムリーな美容アドバイスを提供するKlickは、従業員同士をつなぐためにGenomeを活用しています。9州のWalmart店舗で展開する美容チェーンSevaは、異なるアプローチを採用しています。iPad 2を基盤として、顧客データベースとインスタントメッセージ、そしてFaceTimeビデオを組み合わせたシステムを構築しています。これにより、店舗マネージャーはスタイリストの活動を追跡し、サロンの状況を把握することができます。
iPadが発売される前、当時まだ小さかったSevaの従業員は、個人のメールで連絡を取り合っていました。しかし、フランチャイズ店舗の拡大に伴い、経営陣は店舗と顧客、マネージャーと従業員、そして本社とフランチャイズ間のあらゆるコミュニケーションを一元化したいと考えました。メールよりも迅速に情報伝達を実現したいと考えたのです。
「非常に堅牢でありながら、店舗レベルとリモートレベルの両方でリアルタイムの情報が得られるものが必要でした」とSevaの創業者、ヴァス・マニアティス氏は語る。
各店舗には少なくとも2台のiPadが設置されています。1台は、お客様がサロンに入店した際にサインインするために使用します。サロンが混雑している場合は、お客様はウォルマートで買い物ができます。空きが出ると、iPadからお客様の携帯電話にテキストメッセージが送信されます。店舗マネージャーは、リモートワーク中の場合、FaceTimeで従業員の様子を確認できるほか、Sevaのシステムを使用して、従業員がサポートを必要としている場合にはインスタントメッセージを送信できます。
「フランチャイジーは店舗とコミュニケーションを取り、店舗を監視・監査し、顧客との取引をリアルタイムで確認できる」とマニアティス氏は語った。
この新しいシステムでは、店舗と本社の間でメールをやり取りする代わりに、マネージャーが従業員を直接監視し、即座にフィードバックを提供できます。あるケースでは、シカゴのSevaの担当者が、メリーランド州に新しくオープンした店舗の業績が低迷していることに気付きました。顧客リピート率が同業他社と比べて低いのです。本社の担当者はiPadのFaceTimeプログラムを使って、各従業員のサロン施術の様子をモニタリングし、即座にフィードバックを提供して店舗の業績を軌道修正しました。
「まさにその場で、即興で起こったんです」と彼は言った。「シカゴから、デスクトップパソコンとiPadだけを使って、彼らのスキルをリアルタイムで評価することができました。」
メールでは、経営陣がセバの店舗を直接監視・指導する機会が全くないと彼は述べた。同社では現在、メールはほぼ例外なく、顧客に新しい予約の時間になったことを知らせるだけに利用している。また、副次的なメリットとして、従業員は他の業務に取り組まなければならない時にメールチェックに気を取られることがなくなる。
独自のツールを構築している企業もあれば、社内コミュニケーションを管理するための新しい既成のテクノロジーを発見している企業もあります。
チャットのチャネル化例えば、WebベースのSocialtextは、50ユーザーで年間5,000ドルから始まりますが、Socialtextは購入希望者に対し、企業規模に応じて「拡張可能」であると説明しています。また、WordPressブログのように「テーマエディタ」を使用して、個々の企業がシステムを設定できるカスタマイズ機能も備えています。これにより、企業ロゴやカラーを自由にカスタマイズできます。
金融サービス企業モトリーフールは、Socialtextのテーマ別バージョンを「ジングル」と呼んでいます。左の列には、企業の福利厚生情報など、ビジネスイントラネットの定番コンテンツが掲載され、中央の列には従業員によるFacebook風の投稿が掲載され、右の列には動画や経営陣が指定した「重要ニュース」が掲載されます。
モトリーフールの幹部らによると、同社がジングルを導入したのは、電子メールがデジタルのウォータークーラーの役割を過度に果たし、例えば誕生日や勤務時間外の集まりに関する全社的な電子メールが、その情報を欲していない、あるいは必要としていない人々の受信トレイを乱雑にしていたためだという。
モトリーフールのクリエイティブサービス担当バイスプレジデント、ジェブ・ビショップ氏は、経営陣は最終的に会社に変化が必要だと判断したと述べた。「彼らは良いものと悪いものを区別することにうんざりしていた。私たちはどちらかと言うとおしゃべりな会社なんだ。」
Jingleは、従業員が共通の関心事に基づいて組織化（そしてコミュニケーション）できるFacebookグループに似た「アフィニティグループ」に所属できるようにすることで、こうしたメールの過負荷を防いでいます。こうしたグループの中には、一見すると軽薄に見えるものもあり、例えば編み物愛好家や犬の飼い主はJingle内に独自のアフィニティグループを持っています。しかし、Jingleの役員たちは、公式で非公式な場を持つことで創造性と生産性が向上すると考えています。
さらに、問題に行き詰まった人は誰でもJingleに投稿し、全社から解決策を求めることができると付け加えています。これにより、ビジネスに不可欠な情報の社内フローがスムーズになり、問題解決に役立っています。
「煩わしいメールを75%削減できました」とビショップ氏は述べた。「誰もがいつでも、問題や課題について全員に意見や洞察を求めることができます。対面での会議よりも効率的で、混乱も少ないのです。」
迅速な回答の発見従業員が会社がソーシャルネットワークを構築するのを待ちきれない場合、多くのサイトでは従業員自身で対応できます。Yammerもその一つです。ある意味ではSocialtextの製品とそれほど変わりませんが、会社の介入は必要ありません。従業員は無料サービスに登録し、会社のドメイン名のメールアドレスを提供する必要があります。登録後は、同じ会社のドメインを持つYammerユーザーとのみやり取りできます。（これは、Facebookの初期の頃とよく似ています。当時は大学生のみがサービスを利用でき、多くの場合、同じ大学の学生とのみコミュニケーションを取ることができました。）
YammerのCEO、デビッド・サックス氏によると、十分な数の従業員が登録すると、企業はサービスの管理とサポートに費用を支払うようになるという。サックス氏によると、現在、Yammerの400万人ユーザーのうち20%以上が有料サポートを利用しているという。（基本的なビジネスアカウントは1ユーザーあたり月額5ドルから）。サックス氏は、Yammerのソーシャルネットワーキング機能により、従業員が情報を探しやすくなると述べた。
「メールの場合、誰にメールを送信しているかを把握しておかなければなりません。Yammerなら質問を投稿でき、相手がそれを見つけて回答したり、回答できる人に問い合わせたりできます」とサックス氏は述べた。「メールには見つけられる要素がありません。相手があなた宛てか、そうでないかのどちらかです。」
これは、大規模または遠隔地にある組織では特に役立ちます。ジル・トンプソンさんは、ノースカロライナ州シャーロット・メクレンバーグ学区（100校以上）の教師です。彼女は数学教師、教育技術、読書クラブなどのためのYammerグループに参加しており、自宅でiPadからYammerをチェックすることがよくあります。
「おかげで、学区内で何が起こっているのか、より深く理解できるようになりました」とトンプソン氏は語った。「メールは双方向のコミュニケーションですが、ここではたくさんの先生方と話し、彼らの声を聞けます。」
ラム・シン氏は、小規模な金融情報会社アフィニエイトのCEOです。ワシントンD.C.を拠点としていますが、従業員は米国とヨーロッパ各地に散らばっています。シン氏によると、Yammerのソーシャルイントラネットは同社にとって不可欠な存在です。
「メールは特定の用途には有効です。Twitterも特定の用途には有効です。Skype（のメッセージング）はよく使います」とシン氏は言う。「しかし、議題や信頼できる情報源を維持するとなると、メールは最悪です。Yammerは本当に便利です。」
一つ一つ組み立てていく
バージニア工科大学のアディティア・ジョリ助教授は、電子メールの代替手段を利用している企業を研究しています。彼は、企業が電子メールを完全に置き換えるには、結局のところ時間がかかるだろうと考えています。電子メールは依然として、社内コミュニケーションを記録する最良の方法であり、法的責任問題に直面している企業にとって重要な機能です。「企業が電子メールから離れつつあるとは言いませんが、電子メールへの依存度は変化しつつあります」と彼は述べています。
多くの場合、解決策はメールをあらゆる用途で使うのをやめることです。例えば、SevaのManiatisは、Fuze BoxのFuze Meetingをリモート会議の実施に使用し、Dropboxを使ってフランチャイズ店に大きな文書やその他の情報を送信しています。文書のバージョンをメールでやり取りする代わりに、Googleドキュメントを使って共同作業を行い、リアルタイムで文書を修正する企業もあります。同様に、Doodleのような無料ツールを使ってスケジュールを調整すれば、グループ内で会議の時間を調整する際に発生する膨大なメールをなくすことも可能です。37SignalのCampfireのような有料ツールを使えば、社内チャットルームを整理して社内メッセージングを簡素化できます。そして、これらのツールのほとんどはiOSデバイスからもアクセスできます。
「企業はWiki、ブログ、そして今ではマイクロブログサービスも利用しています」とジョリ氏は述べた。ほとんどの場合、ツールの選択は業務内容によって決まる。
ロサンゼルスに戻ったロバート・コラオ氏は、依然として全てを統括する一つのソリューションを探し求めている。エンタープライズ市場への進出を進めるAppleが、独自の製品を開発してくれることを期待している。コラオ氏はMicrosoftのLyncを挙げ、インスタントメッセージ、チャット、ビデオ会議、そしてもちろんメールに、セキュリティと通信のアーカイブという2つの必須機能を提供していると指摘する。「今のところ、誰もその秘密のソースを持っていない」と彼は言う。
しかし、前進を遂げた他の企業では、社内コミュニケーションを刷新したことに、まるで陶酔しているかのような喜びを感じている。従業員の負担となるメッセージは減り、残ったメッセージも目の前の仕事にとってより意義深いものになっていることが多い。「もはやコミュニケーションの域を超えています」とセヴァ社のマニアティス氏は語る。「純粋なインタラクションなのです」
そして、幹部らは、それが従業員の能力向上、リフレッシュ、集中力の向上に役立つと述べている。
「おかげで『過剰な作業』を減らすことができました」と、モトリーフールのビショップ氏はメールをジングルに切り替えたことについて語った。「全社宛てのメールが大幅に減りました。ほとんどが移行されました」。さらに「生産性が向上しました」と付け加えた。
