メールをフィルタリングする方法

メールは徐々にテキストメッセージやSlackのようなサービスといった他のコミュニケーション手段に取って代わられつつありますが、依然としてビジネスにおける主要な手段です。平均的なユーザーは1日に約90通のメールを受信し、そのうち12通はスパムです。メールを効率的に活用するには、一部のメッセージをフィルタリングすることをお勧めします。仕事用と個人用のメールを別々のメールボックスに分けたり、親しい友人からのメール専用のメールボックスを用意したりするのもよいでしょう。ビジネスでメールを使用している場合は、顧客ごとにメールをフィルタリングしたり、サポートメールと営業関連の問い合わせを別のメールボックスに分けたりするのも良いでしょう。

メールをフィルタリングする方法は様々です。サーバー上で直接メールをフィルタリングする方法もあります。フィルタリングされたメッセージは受信トレイに一切届かず、iOSデバイスでのメール処理が簡単になります。また、Macのメールプログラムでメールをフィルタリングすることも可能です。

この記事では、最も人気のあるメールサービスであるiCloudとGmailでのメールフィルタリングについて解説し、メールアプリでフィルタを作成する方法を説明します。フィルタの設定は簡単で、メール管理が格段に楽になります。

メールのフィルタリング

まずはOS Xのメールから始めましょう。このアプリを使う場合は、サーバー側のフィルターも使用するフォルダやメールボックスをそこに設定する必要があるからです。複数のメールボックスがない場合は、「メールボックス」>「新規メールボックス」を選択して新しいメールボックスを作成してください。場所を選択してください。「このMac内」を選択した場合、サーバー上のフィルターは使用できないため、iCloudやGmailなどのメールプロバイダーを選択してください。（他のメールプロバイダーでのフィルター設定についてはここでは説明しません。設定方法については、各プロバイダーのドキュメントを確認してください。）

iCloud メールボックス — iCloud に新しいメールボックスを作成します。

「OK」をクリックすると、サーバーとメールアプリの両方に新しいメールボックスが作成されます。メールアプリ内、iOSメールアプリ、iCloud.comからメッセージを移動できるようになります。

メール > 環境設定を選択し、ルールをクリックします。ルールを追加をクリックし、ルールに名前を付けます。条件メニューから、差出人、宛先、任意の受信者、日付などを選択し、フィルタリングするテキストを入力します。件名のキーワード、電子メールアドレス、クライアントの名前などが考えられます。メッセージの処理方法を選択します。以下の例では、iTunes Guy アドレスに送信されたメッセージを特定のフォルダーに移動しています。次に、条件「ルールの評価を停止」を追加して、他のルールがメッセージに影響を与えないようにします。

メールルール — メールには、特定の受信者を探し、メッセージをフォルダーに移動する、という簡単なルールがあります。

メールで作成できるルールの詳細なアイデアについては、この記事をお読みください。

Mac でフィルタリングを使用すると、Mac が起動していてメールアプリケーションが開いている限り、メールは Mac でフィルタリングされます。自宅にいなくても、Mac の電源が入っていればメールがメッセージをフィルタリングするので、iOS デバイスでメールを処理しやすくなります。Mac を常に起動したままにしておくことは難しいかもしれませんが、Mac が Power Nap をサポートしている場合は、Mac をスリープ状態にして、新着メールを随時チェックし、その間にフィルタリングすることができます。この機能を有効にするには、アップルメニュー > システム環境設定 > 省エネルギーの順に選択し、「Power Nap を有効にする」をクリックします。

iCloud.comでのフィルタリング

iCloud.comでメッセージをフィルタリングするには、Web版のiCloud.comにログインします。「メール」をクリックし、ページ左下の歯車アイコンをクリックします。「ルール」を選択し、「ルールを追加」をクリックします。最初のメニューから条件を選択します。メッセージの送信者、宛先、CC先を選択したり、件名に特定の単語を含むメールをiCloudでフィルタリングしたりできます。

「次に」メニューでは、iCloudにメッセージをフォルダに移動するか、ゴミ箱に入れるか、別のメールアドレスに転送するかを指定できます。最初の選択肢を選ぶ場合はフォルダを選択し、3番目の選択肢を選ぶ場合は転送先のメールアドレスを入力します。

iCloudルール — iCloud.com でメッセージをフィルタリングすると、iOS デバイスでも受信トレイにメッセージが表示されなくなります。

「完了」をクリックすると、iCloud によってサーバー上のこれらのメッセージがフィルタリングされ、選択したフォルダーに配置されます。

サーバーでメールをフィルタリングする利点は、Macを起動する必要がないことです。iPhoneやiPadでメールをチェックする際、受信トレイがそれほど乱雑になることはありません。iOSデバイスのメールアプリで特定のフォルダをチェックすれば、フィルタリングされたメールにアクセスできますが、受信トレイに含まれるメールの数は少なくなります。

Gmailでのフィルタリング

Gmailをご利用の場合は、メッセージをフィルタリングすることもできます。歯車アイコンをクリックし、「設定」を選択します。「フィルタとブロック中のアドレス」をクリックし、「新しいフィルタを作成」をクリックします。該当するフィールドに、送信元、宛先、件名、次の語句を含むなど、フィルタリングしたい語句を入力します。

「この検索条件でフィルタを作成」をクリックし、このフィルタに一致するメッセージの処理方法を選択します。Gmailでは、メールをアーカイブしたり、既読にしたり、転送したり、削除したりなど、様々な処理オプションが用意されています。「フィルタを作成」をクリックしてフィルタを保存します。