メールのタグ付け

以前にも言いましたが、繰り返しになりますが、Spotlightは私たちが心から愛したい素晴らしいテクノロジーですが、時に私たちを狂わせることもあります。それでも、Spotlightは非常に便利です。中でも特に優れた機能の一つが「スマート」検索です。Finder、アドレスブック、そして特にメールで利用できます。このテクノロジーを使うと、フォルダ、グループ、またはメールボックスに一連の条件を指定しておけば、フォルダ／グループ／メールボックスをクリックするだけで、条件に一致するすべてのアイテムに素早くアクセスできます。つまり、特定の条件を指定して検索を保存していることになりますが、検索結果はリアルタイムで更新されるため、いつでもすぐに確認できます。

この機能は特にMailで便利で、スマートメールボックスを使えば何万通ものメールを瞬時にフィルタリングできます。例えば、 macworld.com ドメインから送られてきたすべてのメールを含むスマートメールボックスを設定できます。このスマートメールボックスがあれば、 Macworldの同僚（少なくともmacworld.comのメールアドレスを使っている同僚）から送られてきたすべてのメッセージにすぐにアクセスできます。Macworldメール専用のフォルダを作成して、そこに手動でメールを仕分けする必要はありません。

スマートメールボックスの問題点は、検索対象となるのはメッセージの実際の内容、つまり本文、ヘッダー、送信者、受信者のみだということです。私がずっと求めていたのは、MicrosoftのEntourageやGoogleのGMailのように、あるいはAppleのiPhotoでiPhotoキーワードを使って写真にできるような、 Mail でメールを分類できる機能でした。そうすれば、メッセージをカテゴリで検索し、スマートメールボックスを作成できるようになります。

同じような状況であれば、Scott Morrison 氏の無料 (寄付を推奨) MailTags 1.2 ( ) が気に入るでしょう。Mail Act-On を開発した同じ開発者による MailTags では、個々のメッセージにキーワードを割り当てることができます。単にメッセージをフォルダに移動するのとは異なり、キーワードの素晴らしい点は、特定のメッセージに複数のキーワードを割り当てることができることです。たとえば、Christopher Breen 氏から iPod 製品に関するメールが届いた場合、そのメッセージに「Macworld」 、 「Playlist」 、 「iPod」というキーワードを割り当てることができます。こうすると、実際のメールにこれらの単語がまったく含まれていなくても、そのメッセージはこれらの検索語のいずれかを含むスマートメールボックス (または特定の検索) に表示されます (実際には、この 1 つのメッセージを 3 つのメールフォルダに移動したのと同じになります)。

メールタグを使えば、メッセージにキーワードを割り当てるだけでなく、プロジェクトごとにメッセージを整理することもできます。例えば、PlaylistのiPodアクセサリに関する書籍を制作しているとき、同僚、出版社、製品ベンダー、コピーエディターなどからのメッセージすべてに「iPod Life 」といったプロジェクト名を割り当てられたらどんなに良かっただろうと思います。そうすれば、書籍関連のメール専用のスマートメールボックスを作成できたはずです。（これらのメッセージの一部は「ベンダー連絡先」、一部は「Playlist」などに分類することもできます。）メールタグを使えば、各メッセージに単一のプロジェクトと無制限のキーワードを割り当てることができます。

MailTags をインストールすると (Mail プラグインとして動作するため、Mail の設定ダイアログで設定できます)、Mail メッセージの右上隅に小さなタグが表示されます。このタグをクリックすると MailTags パネルが表示され、キーワードを手動で入力するか、ポップアップメニューから以前に使用したキーワードを選択することで割り当てることができます。(便利な機能として、MailTags の「タグ」アイコンは、メッセージに既にタグが割り当てられている場合は緑色、タグ付けされていない場合は灰色になります。そのため、MailTags パネルを開かなくても、メッセージに既にタグが付けられているかどうかを確認できます。)

MailTags は、単純なカテゴリやプロジェクトに留まりません。右のスクリーンショットが示すように、メッセージにメモを追加したり、メッセージの優先度を設定・表示したりすることも可能です（他の電子メールクライアントでは設定・表示できますが、なぜか Mail ではできません）。さらに、返信の期限を設定することもできます（iCal では To Do 項目として表示されます）。特に、すぐに返信したくないけれど、例えば来週の火曜日までには対応しなければならないメッセージを受け取ったときなどに、この機能は非常に役立ちます。（メッセージと iCal 項目はリンクされているため、一方を更新するともう一方も更新されます。）Mail のメッセージメニューにある MailTags サブメニューから、複数のメッセージに同時にタグを付けることもできます。

この新しいメタデータを使用するためにスマートメールボックスをどのように設定しますか? MailTags は Mail 独自のインターフェースを使用します。Mail のスマートメールボックスダイアログの条件メニューに、キーワード、プロジェクト、優先度、期日、メモなどの MailTags タグが選択肢として含まれるようになりました。

MailTagsのもう一つの本当に気に入っている機能は、受信メール以外にも利用できることです。新規メッセージを作成する際にも、同じサイドバーとオプションが表示されます（下のスクリーンショットを参照）。これにより、送信済みメールもスマートメールボックスの検索対象に含めることができます。さらに便利なのは、メッセージに返信する際に、元のメッセージのキーワードタグとプロジェクトタグを自動的に返信にコピーするようにMailTagsを設定できることです。

MailTagsのタグは、メールのルールを使って設定・割り当てることもできます。例えば、 Macworldアドレスグループのメンバーから送られてきたメッセージに「Macworld」というキーワードを自動的に割り当てるルールを設定できます（送信者のメールアドレスに「macworld.com」が含まれていない場合でも）。最後に、Mail用の便利なキーボードショートカットユーティリティであるMail Act-Onを使っている場合は、キー操作でメッセージに「タグ」を付けることができます。