最近Googleドキュメントを使っていないなら、今が試してみる良い機会です。ブラウザウィンドウ内で完全に動作するこのオフィススイートは、ゆっくりと着実に進化を続け、非常に使いやすい無料ツールセットとなっています。
Googleが2006年に共同作業可能なワードプロセッサWritelyを買収して以来、Googleドキュメントのラインナップは大きく進化しました。数年ごとに大きなアップデートが行われるMicrosoft Officeなどのデスクトップソフトウェアとは異なり、Googleドキュメントは常に進化し続けています。Googleは新機能を継続的に導入しており、Google Labsだけでなく、Google Apps for Businessをご利用の場合はGoogle Apps Marketplaceからもアドオンが継続的に提供されています。
Googleドキュメントの仕組みを徹底的に調査し、ワードプロセッサ、スプレッドシート、プレゼンテーションソフトのあまり知られていない機能をいくつか探ることで、生産性を向上させる20のヒントをまとめました。Gmailに関するヒントもいくつかご紹介します。テキスト文書内で写真を編集する方法から、スプレッドシートで複数の通貨を扱う方法まで、幅広い内容を網羅しています。さらに、刷新されたホームページのドキュメントオーガナイザーの便利な使い方や、編集スペースを最大限に活用する方法もご紹介します。
1. GoogleドキュメントとGmailを一緒に検索する
GmailとGoogleドキュメントのリストを同時に検索できたら便利だと思いませんか？ 幸いなことに、Gmail Labsがそれを実現する方法を見つけました。GmailからLabsにアクセスするには、画面右上の「設定」をクリックし、「Labs」リンクをクリックしてください。
「アプリ検索」の項目までスクロールダウンし、「有効にする」をクリックして、リストの上部または下部にある「変更を保存」ボタンをクリックします。今後、Gmail内で検索を行うとドキュメントも検索対象となり、ドキュメントの検索結果はGmailの検索結果の下に表示されます。
2. Googleドキュメントをより効果的に検索する
ホームページでは、「type:spreadsheet」などの演算子を使って検索範囲を絞り込むことができます。この演算子を使うと、スプレッドシートに一致するものだけが検索結果に表示されます。演算子のその他の例については、こちらをご覧ください。
3. すべてのドキュメントをオフラインで素早くバックアップ
Googleのサーバー上にあるすべてのドキュメントをハードドライブに保存したい場合は、まずGoogleドキュメントのホームページのファイル一覧にあるファイルにマウスを合わせます。次に、「操作」を選択し、表示されるメニューから「ダウンロード」を選択します。
表示されるダイアログボックスで、「すべてのアイテム」タブをクリックします。ダウンロード可能なファイルの種類ごとに、多数のアイテムが表示されます。問題がなければ、「ダウンロード」ボタンをクリックします。ファイルは.zipファイルにまとめてダウンロードされます。
4. 編集スペースを最大限に活用する
ツールバーを非表示にしてブラウザウィンドウ全体を編集に使用するには、「表示」を選択し、「コントロールを非表示」を選択します。ツールバーを再び表示するには、Escキーを押します。
Google Chromeでは、この設定と全画面モードを組み合わせることで、画面全体を編集画面として使用できます。マウスカーソルを画面上部に移動するとメニューが再び表示され、「復元」ボタンをクリックするとウィンドウが通常の状態に戻ります。
Google ドキュメントは共同作業に重点を置いており、Google アカウントを持っていない人にもドキュメントの閲覧や編集を許可できます。
ファイルを共有するには、ウィンドウの左上にあるドキュメントタイトルの横にある南京錠アイコンをクリックします。表示されるダイアログボックスで、リストの「プライベート」の横にある「変更」を選択します。新しいダイアログボックスで、「Web上で一般公開」または「リンクを知っているすべてのユーザー」を選択します。閲覧者にドキュメントの閲覧だけでなく編集も許可する場合は、「すべてのユーザーに編集を許可する」にチェックを入れます。「保存」ボタンをクリックし、リンクをコピーして1通以上のメールに貼り付けます。
6. 複数のドキュメントに一度にスターを付ける
ドキュメントに星を追加すると、ホームページ リスト内の他のエントリよりも目立たせることができます。
ドキュメントホームページでは、通常通り複数のファイルを選択してスターを付けることができます。ファイル名を選択する際に、CommandキーまたはShiftキーを押したままにします。その後、インターフェースの左上にあるフィルターリストの「スター付き」エントリの上部にファイル名をドラッグします。
7. ビデオの技術的な詳細を表示する
Googleドキュメントには動画などのファイルを保存できます。「アップロード」ボタンをクリックして、動画ファイルを選択するだけです。
ホーム ページで任意のビデオ ファイルのサムネイル プレビューを右クリックし、[ビデオ情報の表示] を選択すると、解像度などのファイルに関する技術的な詳細が表示されます。
8. テンプレートを調べる
Google のワードプロセッサやスプレッドシート ツールには、税務業務やその他の特殊な目的のための非常に高度なテンプレートも含め、何百ものドキュメント テンプレートが用意されていることに気づいていない人が多いです。
ドキュメント テンプレートを表示するには、ドキュメントのホームページで [新規作成] を選択し、[テンプレートから] を選択します。
9. よくあるタイプミスを自動修正
単語を頻繁に誤入力したりスペルミスをしたりする場合は、ワードプロセッサ内で入力するときに Google ドキュメントで自動的に修正するように設定できます。
「ツール」を選択し、「環境設定」を選択します。表示されるダイアログボックスで、一番上の空の「置換」フィールドによく間違える文字列を入力し、「置換後の文字列」フィールドに正しいスペルを入力します。
たとえば、多くの人がをtehと誤って入力するため、置換フィールドにtehを入力し、置換後の文字列フィールドに を入力するとよいかもしれません。
10. 画像をクリックしてドキュメントにドラッグする
ワープロ文書に画像を挿入するには、ハードドライブまたはデスクトップ上のフォルダにある画像をクリックしてブラウザ ウィンドウにドラッグします。
11. 写真を固定する
ドキュメント内の画像を固定し、テキストをその周囲に流し込むことができます。
Googleドキュメントのワードプロセッサは、デフォルトでテキストに合わせて画像を挿入します。この配置はインライン配置と呼ばれます。テキストが画像の周りに流れていく間、画像がページに固定されるようにするには（画像を動かす唯一の方法はクリックしてドラッグすることです）、まず画像を選択し、下部にある「固定」をクリックします。
12. 簡単にリンクを挿入
テキスト文書にハイパーリンクを挿入する最も一般的な方法は、「挿入」メニューの「リンク」を選択するか、CommandキーとKキーを同時に押すことです。ただし、Google Chromeをお使いの場合は、ブックマークツールバーまたはブックマークメニューからショートカットをクリックして「リンク先URL」欄にドラッグすることでもハイパーリンクを作成できます。
ブックマーク ツールバーやブックマーク メニューからリンクをドキュメントに直接ドラッグして、ハイパーリンク テキストを作成することもできます。
13. ブックマークを使って長い文書をナビゲートする
ワープロ文書内でブックマークを定義し、そのブックマークに直接ジャンプするリンクを他の場所に作成できます。これは、例えば目次ページを作成するときに便利です。
ブックマークを挿入するには、「挿入」メニューの「ブックマーク」を選択します。ブックマークへのリンクを作成するには、クリックするとブックマークにジャンプする単語またはフレーズをハイライト表示し、Command+Kキーを押します。表示されるダイアログボックスで「ブックマーク」ラジオボタンを選択し、先ほど作成したブックマークを選択します。
14. ワードプロセッサを使ってWebページを作成する
HTMLやウェブサイトデザインソフトが少し使いづらいと感じる場合は、Googleのワードプロセッサを使ってシンプルなウェブページを作成できます。画像を挿入するには、前述のように、画像をクリックしてブラウザウィンドウにドラッグします。リンクを挿入するには、テキストまたは画像ファイルをハイライト表示し、Command+Kキーを押します。
ページを作成したら、「ファイル」→「形式を指定してダウンロード」→「HTML（ZIP形式）」をクリックしてデータをダウンロードしてください。ダウンロードしたフォルダには、HTMLファイル1つとサポートファイルのフォルダが含まれます。HTMLファイルの名前を「index.html」に変更し、そのファイルとサポートファイルのフォルダをWebスペースにアップロードしてください。
15. スプレッドシートで複数の通貨を扱う
スプレッドシートの基本通貨形式を設定するには、「ファイル」をクリックし、「スプレッドシートの設定」をクリックします。ロケール設定を該当する国（例えば、米ドルの場合は米国）に変更します。
選択したロケール設定に関わらず、セルまたはセル範囲を指定して別の通貨で書式設定することができます。これを行うには、対象のセルをハイライト表示し、ツールバーの「その他の書式」ボタン（「123」と表示）をクリックします。次に、「その他の通貨」ポップアップメニューまでスクロールダウンし、通貨を選択します。
16. ルールを使ってスプレッドシートを色分けする
スプレッドシートのセルの色を、その内容に応じて自動的に変更できます。これを行うには、色分けを適用したいセルを選択し、「書式」→「ルールに従って色を変更」を選択します。
ダイアログボックスのドロップダウンリストから、色分けのフィルター基準（セル内のテキストや日付など）を選択します。次に、横にあるテキストフィールドに、フィルター基準を入力します。例えば、「Melvin」という名前を含むすべてのセルを色分けするには、ドロップダウンリストから「次の文字列を含む」を選択し、テキストフィールドに「melvin」と入力します（このフィールドでは大文字と小文字は区別されません）。
17. フォームを使用してスプレッドシートデータを収集する
同僚、顧客、その他の個人からデータを収集する必要がある場合があります。フォームは、複数の質問に回答するシンプルなインターフェースを提供し、メールで送信したりWebページに組み込んだりすることで、こうしたニーズを迅速に満たすことができます。
まず、新しいスプレッドシートを開き、「フォーム」メニューをクリックして「フォームを作成」を選択します。表示されるウィンドウの「質問タイトル」欄に最初の質問を入力します。必要に応じて、「ヘルプテキスト」欄に説明文を入力できます（入力したテキストはフォーム上の質問の上に表示されます）。「質問タイプ」ドロップダウンフィールドで、求める回答の種類（複数選択、プレーンテキストなど）を選択します。数値データを要求する場合は、「テキスト」を選択します。
別の質問を入力するには、「サンプル質問2」にマウスを移動し、鉛筆アイコンをクリックします。その後、上記の手順を繰り返します。さらに質問を追加するには、ウィンドウの左上にある「項目を追加」ボタンをクリックします。
質問への回答が完了したら、「このフォームをメールで送信」ボタンをクリックして、フォームを宛先にメールで送信してください。または、「その他の操作」ドロップダウンリストを開いて「埋め込み」を選択し、Webページに挿入できるHTMLコードを取得することもできます。
フォームに入力されたデータはスプレッドシートの上部に表示されます。スプレッドシート内の「フォーム」メニューを使用して、フォームを管理または削除できます。
18. GmailでGoogleドキュメントのプレビューを見る
メールで受信したGoogleドキュメントのリンクをGmailウィンドウ内でリアルタイムプレビューするには、Google Labsで「メール内のGoogleドキュメント プレビュー」アドオンを有効にしてください。Labsにアクセスするには、「設定」を選択し、「Labs」を選択します。「メール内のGoogleドキュメント プレビュー」アドオンを見つけたら、「有効にする」を選択し、「設定を保存」ボタンをクリックします。
19. プレゼンテーション内で図面を作成する
プレゼンテーションを作成する際に、スケッチを描くために別の描画コンポーネントに切り替える必要はありません。代わりに、「挿入」をクリックし、「描画」をクリックしてください。これらのコマンドを実行すると、フローティングウィンドウで描画インターフェイスが開きます。
完了したら、[保存] をクリックしてから [閉じる] をクリックし、図面をプレゼンテーションに挿入します。ここで、図面の位置やサイズを変更できます。
20. 図面をスケーラブルな形式で保存する
Googleドキュメントで描画を作成し、オフラインで使用するためにダウンロードする場合は、「ファイル」メニューの「形式を指定してダウンロード」からSVGオプションを選択してください。これにより、JPEGやPNGファイルとは異なり、画質を劣化させることなくサイズを変更できるスケーラブルなファイルが作成されます。
Googleドキュメント: 常に改善中
Google ドキュメントは、新機能が追加されるたびに、ほぼ毎月のように進化を続けています。追加された機能について最新情報を把握するには、ドキュメント開発チームが執筆する Google ドキュメント ブログをチェックするのが良いでしょう。
さらに、Google ドキュメント内をクリックしてさまざまな機能がどのように機能するかを調べることをためらわないでください。また、ユーザーが発見した興味深い事柄を書き込んでいる Google ドキュメント フォーラムを調べる時間を取ることを検討してください。
重要なヒントを見逃していた場合は、下のコメント セクションに追加してください。
