差し込み印刷と Office 2011 の再考

TwitterフォロワーのToby Saxさんは、Microsoft Wordで差し込み印刷文書を作成する手順を解説した、以前のMac 911コラムをもう一度読んでほしいと熱望しています。一連のツイートで、Tobyさんはこう書いています。

差し込み印刷とOffice 2011に関する記事をありがとうございます。記事に従ってほぼ成功しました。いくつか質問があります。

• Apple の連絡先アプリケーションではなく Outlook から電子メール アドレスを挿入するにはどうすればよいですか?
• 生成された電子メール メッセージ内で文字形式を維持するにはどうすればよいでしょうか?
• これを試してみたところ、メールはOutlookの下書きフォルダに送信され、ご提案いただいた送信トレイには送信されませんでした。なぜでしょうか？

このトピックを再び取り上げる機会を与えていただき、ありがとうございます。特に、このコラムに続いて寄せられた未解決の質問にお答えできる機会となりました。便宜上、以前のコラムの一部（イタリック体）をこのコラムにまとめ、その場でお答えしたいと思います。

効果的な定型レターを作成するための第一歩は、Outlookはデザインに一切関係がないことを理解することです。差し込み印刷はMicrosoft Word内で行います。Word 2011では、この方法で作成できます。

「ツール」＞「差し込み印刷マネージャ」を選択します。小さな「差し込み印刷マネージャ」ウィンドウが表示されます。このウィンドウには6つのステップがあり、すべて実行して文書を作成します。

まず、新しい空白の文書を作成します。最初のステップで「新規作成」をクリックすると、定型書簡、ラベル、封筒、カタログのいずれかを作成するオプションが表示されます。ここでは「定型書簡」を選択します。

2つ目のステップでは、「リストを取得」をクリックし、フォームレターに挿入するデータのソース（名前、住所、電話番号など）を選択します。選択肢には、「新しいデータソース」、「データソースを開く」、「Officeアドレスブック（Outlookに付属）」、Appleアドレスブック（Appleの連絡先アプリケーション）、FileMaker Proなどがあります。ここでは「Appleアドレスブック」を選択します。

質問 1 への回答: Outlook の連絡先から情報を取得する場合は、代わりに Office アドレス帳を選択します。

データを差し込みたい部分には余白を残しながら、定型レターの作成を始めましょう。差し込み印刷マネージャーのウィンドウに戻り、3番目のステップをクリックします。ここでは、名、姓、住所、電話番号、メールアドレスなど、よく使われるデータタイプが確認できます。適切なデータタイプを定型レター内の適切な場所にドラッグしてください。

ステップ4では、メールにマージする受信者を指定します。「オプション」をクリックすると、「クエリオプション」ウィンドウが表示されます。この場合は、アドレス帳（またはOutlook）の受信者のグループを選択します。マージするグループを選択したら、「OK」をクリックします。

必要に応じて、フォームレターが適切に作成されているかプレビューできます。手順5で「差し込みデータを表示」アイコンをクリックし、右矢印ボタンまたは左矢印ボタンをクリックしてフォーム間を移動することで、プレビューを行うことができます。クリックするたびに、新しいレコードが文書に挿入されます。

最後に、ステップ6で差し込み印刷したメールメッセージを作成します。「プリンタに差し込み」、「新規ドキュメントに差し込み」、「メールメッセージの生成」の3つのオプションがあります。

質問されていない質問への回答：一部の方から、「メールメッセージを作成」オプションがグレー表示になっているというご意見をいただいています。これは、Mac でデフォルトのメールクライアントとして Mail ではなく Outlook を使用するように設定する必要があるためです。Outlook をデフォルトに設定するには、Apple の Mail を起動し、「Mail」>「環境設定」>「一般」と選択し、「デフォルトのメールリーダー」ポップアップメニューからMicrosoft Outlookを選択します。Microsoft Outlook を選択しないと、差し込み印刷メールを送信できません。（つまり、この機能は Mail と互換性がありません。）

最後のオプションこそが、あなたが必要とするものです。それをクリックし、表示されるメール受信者ウィンドウで「件名」欄にメッセージの件名を入力し、「送信トレイへの差し込み印刷」をクリックします。

質問 2 の回答:元の Word 文書の形式を維持する場合は、このメール受信者ウィンドウ内で、[送信者名] ポップアップ メニューから [テキスト] ではなく [HTML メッセージ] を選択します。

Word はメッセージのカスタマイズされたバージョンを生成し、それを Outlook の送信トレイに配置するはずです。

質問3への回答：メッセージがOutlookの送信トレイではなく「下書き」フォルダに表示される場合は、「Outlook」>「環境設定」>「作成」を選択し、 「メッセージを送信するときに自動的に自分にCC/BCCを追加する」オプションがオフになっていることを確認してください。私自身はこの問題に遭遇したことはありませんが、このオプションを有効にすると、差し込み印刷された文書が送信トレイではなく「下書き」フォルダに送信されるという報告がいくつかありました。

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