Daylite 5レビュー：ビジネス連絡先とプロジェクトを常に把握

Daylite 5 は、あなたとあなたの従業員全員が現在のビジネスを監視し、新しいビジネスに備え、顧客の誕生日からプロジェクト管理まであらゆることを見逃さないようにするために設計された、集中型の総合的なビジネスおよび連絡先管理アプリケーションです。

Dayliteは、あなたが使用するあらゆるデバイスで使用できるように設計されています。MarketcircleはiOSとMac OS用のアプリを提供しており、それぞれが使用しているデバイスのサイズを最大限に活用するように設計されています。どのデバイスを使用していても、Dayliteを初めて見たときは少し圧倒されるかもしれません。このアプリケーションは、Apple Mailや10個ほどの他のアプリケーションと統合されたカレンダー、連絡先、タスクマネージャーの組み合わせです。その結果、Dayliteをどこから、あるいはどのように使い始めるべきかを理解するのは少し困難です。MarketcircleはWebサイトで多数のチュートリアルビデオと録画されたウェビナーを提供していますが、それらはあまり整理されておらず、どれも「ベストプラクティス」の順次セットアッププロセスを説明していません。また、ヘルプメニューからリンクされている現在のドキュメントはDaylite 4用であり、アプリケーションの新バージョンで提供されている機能と完全には一致していません。

Dayliteにはデータベースサーバーが必要です。つまり、Dayliteデータベースをホストするための専用のコンピューターが必要です。ご自身でデータベースサーバーを構築することも、macminicolo.netのDayliteホスティングサービスなどのサービスを利用することもできます。ご自身でデータベースをホストする場合は、ユーザーが簡単にアクセスできるように、インターネットに接続されたサーバーと登録済みのドメイン名が必要です。

Marketcircleはサーバーライセンス料を請求しませんが、Dayliteデータベースへのアクセスを予定しているユーザーごとにライセンスが必要になります。メリットは、アプリケーションに料金を支払う必要がないことです。ユーザーは、提供されたデバイス、またはユーザーが所有するデバイスすべてでDayliteを使用できます。Dayliteサーバーのセットアップは簡単で、わずか数分で完了します。アプリケーションを試用したい場合は、Marketcircleは1ユーザーのみで30日間お試しいただけるデモ版を提供しています。

どこから始めたらいいのか具体的な指針がなかったので、まずは Apple の連絡先アプリとカレンダー アプリからユーザーとカレンダーをインポートすることから始めました。インポートするには、まず連絡先アプリから選択した連絡先とカレンダー アプリから特定のカレンダーをエクスポートする必要があります。Daylite への連絡先のインポートは簡単でしたが、カレンダー項目のインポートで予期しない動作が発生しました。最終的に約 40 件の新しい連絡先が作成されました。これはインポートしたカレンダー イベントの数とほぼ同じで、そのほとんどが私自身に関するもので、それぞれに何らかのカレンダー イベントが関連付けられていました。私自身の連絡先が 20 件以上重複して作成され、クリーンアップするのが少々面倒でした。これは何度も行うような作業ではありません。しかし、カレンダーをインポートする必要があるユーザーの数によっては、かなり面倒なことになるかもしれません。

組織内の様々な階層にある連絡先をリンクできることを発見し、嬉しく思いました。例えば、複数の拠点を持つ会社があり、それぞれの拠点に個別の連絡先がいる場合、会社の本社のレコードを作成し、それを本社の連絡先にリンクし、さらに他の各拠点と各拠点の関連連絡先へのリンクを作成できます。Dayliteでは、連絡先と会社をリンクする方法がいくつか用意されています。連絡先ウィンドウの右上隅に表示されるリンクメニューを使用するか、2つの連絡先ウィンドウを開いた状態で、連絡先または会社を別の連絡先または会社の上にドラッグすることでリンクできます。

連絡先の設定が完了したら、Daylite を実際に活用してタスクやプロジェクトを追跡し、それらを機会から収入に変える作業に取り掛かることができます。プロジェクトの作成は、実際には、計画していることのためのコンテナを作成し、最初のアイデアから完成したプロジェクトに至るまでの過程に役立つものをそのコンテナに配置することにすぎません。プロジェクトには、連絡先、マネージャー、会社、電子メール メッセージ、メモ、手紙など、リンクさせたいほとんどすべてのものを関連付けることができます。これを実現するために、Daylite は Apple のメール アプリから Daylite にアイテムをすばやく移動してリンクするためのツールを提供しています。Daylite アプリをインストールすると、任意の電子メール メッセージを Daylite 内の既存のプロジェクトや連絡先にリンクできる電子メール拡張機能もインストールされます。

プロジェクトとクライアントをリンクしたり、タスクやカレンダー項目を追加したりすると、Dayliteのホーム画面には、特定の日または週に予定されているすべての情報が表示されます。ホーム画面上の項目をダブルクリックすると、小さなオーバーレイウィンドウが表示され、選択した項目の詳細を表示・管理したり、プロジェクト、タスク、連絡先に変更や更新を加えたりできます。

Dayliteの新機能の一つに、「Insights」と呼ばれるレポートツールがあります。このツールを使うと、ビジネスの状況を包括的に把握できます。Insightsを使えば、現在進行中の案件の数、獲得した案件、失注した案件、完了待ちの案件の数などを確認できます。Dayliteは、特定の週に誕生日を迎える顧客リストや、プロジェクトや案件ごとに整理された未完了のタスクなど、あらゆる情報を一目で確認できるレポートも提供しています。

結論

初期のインポート問題やドキュメントの不足はさておき、Dayliteはビジネスプロジェクトや関係のあらゆる側面を整理・管理するための優れたツールです。メールメッセージをキャプチャし、複数の連絡先や企業を連携させ、あらゆるビジネスチャンスを最大限に活用し、既存および将来の顧客を満足させるために必要なすべての情報を収集する機能を備えています。