Outlook for Mac 2016 のヒント

残念ながら、Outlook 2016 の多くのユーザーに対する最初のアドバイスは、Office 2016 全般が El Capitan (OS X v10.11) の登場によってかなり台無しになったという警告ですが、El Capitan の最初の更新である 10.11.1 では、いくつかの問題は修正されたようです。

Office 2016をEl Capitanで実行するとクラッシュが発生するという報告が多数あり、特にOutlookに大きな影響が出ています。El Capitanへのアップデートを控えるか、すでにMacをEl Capitanにアップデートしている場合はOffice 2011を使い続ける方が安全かもしれません。 

定期的に更新を確認するには、Microsoft の AutoUpdate プログラムを使用するのが賢明でしょう。

Outlook 2016 のリボン ツールバーは青色に変わったかもしれませんが、他の Office 2016 アプリほど劇的な変化はありません。

新しい青い配色が気に入らない場合は、Outlookの「全般」設定パネルの「テーマ」オプションを使って「クラシック」なグレーに戻すことができます。選択肢は2つだけです。ベーシックなグレーと、Office 2016で導入された新しい「カラフルな」リボンです。

1 つのアプリでテーマを選択すると、そのテーマが Word、PowerPoint、Excel を含む他のすべての Office 2016 アプリにも適用されるため、アプリごとに異なるテーマを使用することはできないことに注意してください。

リボンに大きな変更はありませんが、このバージョンでは Outlook のインターフェースにいくつかの便利な調整が加えられています。

メッセージ プレビューには、メールの件名とメッセージの最初の行が表示されるようになりました。これにより、受信トレイの内容を簡単にざっと確認できるようになりました。

Outlook 内のメール、予定表、連絡先などのビューを切り替えるタブも移動されました。タブは Outlook ウィンドウの下部に表示されるようになったため、フォルダー ウィンドウのスペースが広くなり、メールを整理するためのフォルダーをさらに増やすことができます。

以前のバージョンのOutlookには、複数のメールや返信にまたがる議論を追跡できる「会話」ビューがありました。しかし、Outlook 2011では、「Apple News」など、似たような件名の無関係なメールが複数ある場合、混乱が生じることがありました。

Outlook 2011では、メールが誤って会話の一部として含まれてしまうことがよくありました。そのため、返信先を間違えてしまうと問題が発生することがあります。Outlook 2016では会話ビューが改良され、各会話スレッドをより適切に分離できるようになりました。

以前のバージョンの Outlook では、特定の間隔でタスクを実行する「スケジュール」を作成できました。また、10 分ごとに新しい電子メールをチェックするデフォルトのスケジュールも含まれていました。

Outlook 2016 では、「プッシュ メール」がサポートされるようになりました。つまり、新しい電子メールは電子メール サーバーから Outlook の受信トレイに直接自動的に「プッシュ」されるようになります。

新しいメールが届いたらすぐに通知を受け取りたい方もいる一方で、他のことに集中したい時に通知が煩わしく感じる方もいます。幸いなことに、「ツール」コマンドを使ってメールアカウントの詳細を表示・編集することで、これらの設定を変更することが可能です。

Outlook には、予定表や連絡先を整理する機能も含まれていることを忘れないでください。

Outlook 2016では、カレンダーにいくつかの新機能が追加されました。例えば、複数のカレンダーを並べて表示できるようになりました。仕事用とプライベート用のカレンダーを分けて管理している場合、カレンダーを並べて表示することで、重複する日付やイベントがないか確認できるので便利です。

非常に整理整頓が得意な人であれば、一度に最大 3 つのカレンダーを表示できます。また、Outlook では今後数日間の天気を調べてカレンダーに表示することもできます。

社内の電子メールやカレンダー システムに Microsoft Exchange システムを使用している企業では、カレンダーの整理に役立つさまざまな追加機能が利用できます。

新しいサイドバイサイドカレンダービューを使用すると、同僚のカレンダーを自分のカレンダーの横に並べて表示し、会議に最適な時間を確認できます。

ビジネス ユーザーは、オーバーフロー受信トレイのような役割を果たす「オンライン アーカイブ」を作成することもできます。これにより、メール サーバーに古いメールのアーカイブを作成して、メインの受信トレイのスペースを解放できるようになります。

多くのメールプログラムと同様に、Outlook は会議やイベントへの招待を含むメールを認識し、招待を承諾するか辞退するかを尋ねます。承諾すると、Outlook が自動的にイベントをカレンダーに追加します。

しかし、Outlook 2016では「別の時間を提案」という新しいオプションが追加されました。会議に出席したいものの、提案された時間が都合が悪い場合は、「代わりにこの時間はどうですか？」という返信メールを送信できます。

残念ながら、Outlook のヘルプ ファイルには、10 人の異なる人が 10 通りの異なる時間を提案した場合に何が起こるかは記載されていません。

Exchange Serverをご利用のビジネスユーザーが利用できるもう1つのオプションは、「Clutter」です。これはiOS版Outlookの「優先」受信トレイ機能に似ており、一定期間にわたってすべてのメールを監視し、どのメールが最も重要かを学習します。

既存のスパムフィルターに取って代わるものではありません。既存のスパムフィルターは、引き続き不要なメールを迷惑メールフォルダに直接移動します。ただし、Clutterは、すぐに読む必要がない可能性のある低優先度のメールを識別し、別のフォルダに移動することで、メインの受信トレイにはすぐに読みたい重要なメールだけを保存します。

Outlook 2011では、メールの末尾に自動的に追加できる署名を作成できました。また、複数の署名を作成し、メッセージごとに異なる署名をOutlookがランダムに選択するように設定することもできました。

Outlook 2016 ではここに新しいオプションが追加され、新規メッセージ用に 1 つの署名を作成し、返信用や他のユーザーに転送するメッセージ用に別の署名を作成できるようになりました。

テキストを右クリックしてフォント形式メニューを表示するだけで、署名をさまざまな方法で書式設定することもできます。

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