休暇に出発する前にやるべき5つのこと

1週間の田舎旅行でも、3ヶ月の学校休暇でも、休暇中も物事がスムーズに進み、起こりうるあらゆる危機に対処できるよう、事前にいくつかの準備を整えておけば、休暇をより楽しむことができます。ここでは、デスクを離れる前の数時間で必ず確認すべき5つのことをご紹介します。

1. バックアップを更新する

マーフィーの法則によれば、災害は最も準備ができていない時に襲ってきます。出発直前にバックアップを更新して、万全の対策を講じましょう。セキュリティを最大限に高めるには、SuperDuper（）などのプログラムを使ってディスクの完全な複製を作成し、安全なオフサイトの場所に保管してください。そうすれば、たとえ不在中に建物が火事になっても、データを失うことなくすぐに仕事に戻ることができます。

2. 重要なデータを自分で利用できるようにする

しっかりとバックアップを取っていても、重要なファイルが必要なのにアクセスできないと困った事態に陥る可能性があります。CrashPlan Central ( ) や Backblaze ( ) などのオンラインバックアップサービスを利用すれば、どのウェブブラウザからでもバックアップにアクセスできます。そうでない場合は、パソコンから離れている間に必要になる可能性のあるファイルをDropboxやMobileMe iDiskなどのクラウドベースのストレージにコピーしておきましょう。インターネットに接続できない場所に行く場合は、USBフラッシュドライブにファイルを入れて持ち歩くのも良いでしょう。

重要なパスワード、特にバックアップやオンラインストレージに使用するパスワードは必ず把握し、いつでもアクセスできる状態にしておきましょう。1Password（）などのプログラムを使って、モバイルデバイスにパスワードを同期する方法もあります。あるいは、ローテクな方法として、紙に書いてポケットに入れておくのも良いでしょう。

3. リモートアクセスを設定する

iPhone、iPod touch、iPad、またはノートパソコンをお持ちの場合（または誰かのパソコンにアクセスできる場合）、緊急のメールに返信したり、ファイルを確認・編集したり、必要に応じてデスクトップパソコンをリモート操作したりすることができます。ただし、これらすべてを行うには事前にいくつかの設定が必要です。

必要に応じて、モバイルデバイスから仕事用電子メールアカウントにアクセスできることを確認します。
システム環境設定の「共有」パネルで、画面共有、ファイル共有、リモートログイン（必要に応じて）を有効にします。MobileMe に加入していて、別の Mac にアクセスできる場合は、MobileMe 環境設定パネルを開き、「どこでも My Mac」タブをクリックして「どこでも My Mac」を起動します。（「どこでも My Mac」を使えば、リモート Mac の IP アドレスを知らなくても、ドメイン名を教えなくても、その Mac のリソースにアクセスできます。トラブルシューティングのヒントはこちらです。）それ以外の場合は、LogMeIn ユーティリティ（無料、Pro ²エディションは年間 70 ドル）をインストールして、任意の Web ブラウザからリモートアクセスできるようにすることを検討してください。
自宅や職場のコンピュータにリモートアクセスする必要がある場合は、外出時に必ず電源を入れたままにしておいてください。多くの場合、スリープモードにしてもリモートアクセスはできないため、システム環境設定の「省エネルギー」パネルでスリープを無効にし、Macのディスプレイをオフにしてください。

4. 不在通知をオンにする

不在時の返信 — 不在であることを相手に忘れずに知らせましょう。Entourage では、このダイアログボックスを使って Exchange アカウントの不在時返信（OOF）を設定できます。

休暇中にメールを確認できない（または確認したくない）場合は、自動返信を設定して相手に不在を知らせることをお勧めします。最も効果的な方法は、メールサーバーに休暇メッセージまたは不在通知を設定することです。Exchangeサーバー、MobileMe、Gmailなど、この機能を備えたメールサーバーは数多くあります。不明な場合は、メール管理者に問い合わせずに確認してください。（Apple MailやEntourageなどのメールクライアントのルールを使って自動返信を設定することもできますが、これらの機能はコンピュータの電源が入っていて、メールプログラムが起動している場合にのみ機能します。休暇中は必ずしも起動しているとは限りません。）

MobileMeの場合は、www.me.comでアカウントにログインし、メールページに移動して、ポップアップ表示される歯車型のアクションメニューから「環境設定」を選択します。不在通知メッセージは、新しいメールインターフェースの「休暇」タブにあります。
Gmailをご利用の場合は、www.gmail.comでアカウントにログインしてください。「設定」リンクをクリックし、「一般」をクリックします。「不在通知」を「オン」にしてください。メッセージやその他の詳細を入力し、「変更を保存」をクリックします。
Microsoft Entourage経由でアクセスするExchangeアカウントの場合は、アカウントを選択し、「ツール」→「不在通知」を選択します。「不在通知メッセージを送信」を選択し、メッセージを入力し、その他のオプションを必要に応じて調整して、「OK」をクリックします。