Apple MailやMicrosoft Entourageといったデスクトップメールプログラムは非常に強力ですが、世界中のどのコンピュータからでも素早くメールをチェックできる柔軟性を求めるなら、オンラインメールサービスが最適です。中でも優れたサービスの一つが、Googleの無料メールサービスであるGmailです。豊富なストレージ容量、強力なスパムフィルター、関連メッセージをスレッドにグループ化する機能など、その強みは数多くあります。しかし、この成熟したWebアプリケーションを最大限に活用できていますか？Gmailの中身を見てみると、メールをよりスマートかつ迅速に管理するのに役立つ高度な機能が数多くあることがわかります。
ラベルを使用する
Gmailでは、メールを整理するのに従来のフォルダは使用しません。代わりに、ラベルが提供されます。これらのタグはフォルダのように機能しますが、1つの大きな違いがあります。1つのメッセージに複数のラベルを付けることができるため、メッセージを「整理」できる場所の数に制限はありません。選択したメッセージにラベルを割り当てるには、「その他の操作」ドロップダウンメニューをクリックします。「ラベルを適用」の下で、目的のラベルを選択します。「設定」をクリックして「ラベル」タブを選択すると、新しいラベルを作成できます。メッセージリストで簡単に識別できるように、ラベルに色を付けることもできます。画面左側の「ラベル」ボックスで、ラベル名の右側にある透明なボックスをクリックし、表示されるポップアップメニューから色を選択します。
アーカイブする
メールを受信トレイに放置しないでください。もう必要のないメールはアーカイブして、すぐに削除しましょう。メールを選択し、「アーカイブ」ボタンをクリックします。これでメールは「すべてのメール」リストに移動します。メールをアーカイブすると受信トレイが整理されますが、メッセージはGmailアカウントに残り、後で参照できるようになります。
フィルタリングする
MailやEntourageと同様に、Gmailでも特定の特性に基づいて受信メッセージを自動的に処理できます。例えば、メーリングリストからの受信メッセージに「後で読む」ラベルを付けたり、配偶者からのメールを携帯電話に自動転送したり、上司からのメッセージにスターを付けたりできます。Gmailの設定画面で「フィルタ」をクリックすると、検索条件の設定、結果のプレビュー、Gmailのアクションの設定ができます。あるいは、フィルタリングしたいメッセージの例を開き、メッセージの右上にある「返信」ドロップダウンメニューをクリックして「この種類のメッセージをフィルタリング」を選択することで、すぐに処理を開始できます。
スマートに検索
膨大なメールアーカイブからメッセージを素早く呼び出したいですか？少し時間をかけてGmailの検索ツールをマスターしましょう。GmailはGoogleの検索機能とメール特有の演算子を組み合わせることで、必要なメッセージを素早く見つけ出します。例えば、ジムが好きな映画について話しているメッセージを見つけるには、from:Jimsubject:movie検索ボックスに と入力します。あるいは、from:"John Smith"has:attachmentジョンが少し前に送ってくれたPDFマップを見つけるには を使用します。（引用符は、複数の単語が連続して出現する必要があることを示します。）これらのテクニックを使えば、複雑な検索を構築できます。例えば、Example.comのジル以外from:example.com AND -from:[email protected]の誰かからのメッセージを見つけるには と入力します。さらに詳しい情報については、Gmailの検索演算子の全リストをご覧ください。
個人的な通信を見つける
自分だけに向けたメッセージを素早く確認したいですか？Gmailの個人レベルインジケーターを使えば、メールが複数のグループではなく、自分だけに送られたかどうかを確認できます。この機能を有効にするには、「一般設定」を開いて「インジケーターを表示」を選択してください。これで、自分のアドレスにのみ送信されたメッセージには件名の横に二重矢印（>>）が表示され、自分のアドレスと他のアドレスの両方に送信されたメッセージには一重矢印（>）が表示されます。メーリングリストのメッセージなど、自分のアドレス以外宛てのメッセージには矢印は表示されません。
会話をミュートする
なかなか消えない迷惑なメールスレッドにうんざりしていませんか？おしゃべりな同僚やメーリングリストのメンバーが、会話を必要以上に長引かせてしまったら、会話を「ミュート」してみましょう。メッセージを1つ選択した状態でMキーを押すと、Gmailは会話内の新しいメッセージを自動的にアーカイブします（つまり、受信トレイには表示されなくなります）。ミュートしたすべての会話を後で表示するには、検索バーに「is:muted」と入力します。会話のミュートを解除するには、会話を選択し、「その他の操作」ドロップダウンから「受信トレイに移動」を選択します。
IMAPアクセスを取得する
ほとんどのWebベースのメールサービスはPOP経由でメッセージをデスクトップクライアントにダウンロードできますが、Gmailはさらに一歩進んでIMAPアクセスをサポートし、クライアントとGmail間の双方向同期を実現します。つまり、iPhoneやメールで読んだり、書いたり、ラベルを付けたりしたメッセージは、Gmailだけでなく、使用している他のすべてのIMAPクライアントにも同期されるため、受信トレイの最新の状態に常にアクセスできます。Gmailは、IMAPクライアントのフォルダをWebアプリケーションのラベルにマッピングします。例えば、メールのフォルダにメッセージを入れると、Gmailはそのメッセージに同じ名前のラベルを割り当てます。
他のアカウントからメールをインポートする
GmailをGmail以外のメールアカウント用の単一のユニバーサル受信トレイにしたい場合は、そうすることができます。Mail Fetcher機能を使用すると、最大5つのアカウントからPOP経由でメッセージをダウンロードできます。設定するには、「設定」リンクをクリックし、「アカウント」セクションに移動します。「他のアカウントからメールを取得」セクションで「別のメールアカウントを追加」をクリックし、プロンプトに従ってAOL、EarthLink、またはその他のPOP対応メールアカウントを入力してください。
他のアカウントからのメッセージに返信する必要があり、Gmailアドレスから送信されたように見せたくない場合は、問題ありません。アカウント設定に戻り、「送信者名」セクションに適切なメールアドレスを追加します。次に、「メッセージの送信先と同じアドレスから返信」オプションをオンにします。
キーボードショートカットを使用する
Gmailのウェブインターフェースをマウスを使わずに操作したいですか？Gmailに組み込まれているキーボードショートカットをご利用ください。まず、キーボードショートカットが有効になっていることを確認してください。「設定」の「全般」タブで、「キーボードショートカットをオン」オプションを選択してください。ショートカットの中には、分かりやすく覚えやすいものもあります。例えば、Rキーを押すとメッセージに返信、Zキーを押すと操作を取り消します。Gキーを押した後にIキーを押すと受信トレイに移動します。それ以外のショートカットは、覚えるのに少し練習が必要です。Gmailのキーボードショートカットを素早く参照するには、疑問符（？）を押してヘルプを表示してください。
[ジーナ・トラパニはLifehacker.comの主任編集者であり、 『Upgrade Your Life: The Lifehacker Guide to Working Smarter, Faster, Better』（Wiley、2008年）の著者です。]
