ウディ・アレンは「成功の80%は実際に行動することだ」という有名な言葉を残しています。もしあなたの人生が予定で支配されているなら、AppleのiCalのような優れたカレンダーアプリが必要です。一方で、一部の人にとって大きな問題は、実際に行動することではなく、物事を成し遂げることです。もしあなたがそのような人なら、あなたの人生は締め切りに支配されており、締め切りを守るには多くのプロジェクトと優先事項をうまく調整しなければなりません。
カレンダー重視の人は同時に2つの場所にいることはできませんが、タスク重視の人は3つ（あるいは13個）のプロジェクトに同時に取り組むことも可能です。タスク重視の人にとって、成功の80%は競合する要求を時間通りに管理することであり、iCalのToDoリストでは対応できないほどのパワーと柔軟性が必要になるかもしれません。そして、締め切りの有無にかかわらず、膨大な数のタスクと終わりのない予定リストの間で、義務のバランスをうまく取っている3つ目のグループがあります。このような人たちは、あらゆる支援を必要としています。
私たちは 9 つのプログラムをレビューしました。
- 客観的な決定コンタクトライザープロ3.6.1
- マーケットサークル デイライト 3.7.3
- Googleカレンダー
- Apple iCal 3.0.3
- Now Software Now Upto-Date & Contact 5.3.2
- クロノス SOHO オーガナイザー 7.0.2
- モジラ サンバード 0.8
- 目標達成度 やるべきこと 1.3.2
- ヤフーカレンダー
これらのアプリは、カレンダー、タスクマネージャー、そしてそのハイブリッドの3つのカテゴリーに分類されます。9つのプログラムのうち6つはカレンダー機能に重点を置き、タスク管理機能は比較的軽めです。そのうち4つはMacデスクトップアプリケーション（iCal、SOHO Organizer、Now Up-to-Date、Sunbird）で、残りの2つはオンラインカレンダープログラムです。9つのプログラムのうち1つ（What ToDo）は、主にプロジェクトとタスクの管理ツールであり、カレンダー機能はわずかです。最後に、2つのプログラム（DayliteとContactizer Pro）は、カレンダーの整理、プロジェクトとタスクの管理など、あらゆる機能を備えています。これらのアプリケーションは最新バージョンをレビューしましたが、頻繁にアップデートされるものもあり、ここでレビューしたバージョンは印刷後にアップデートされている可能性があります。
iCal標準
これらのプログラムを比較するのは少し難しいです。どれも非常に優れており、それぞれ異なるニーズに対応しているからです。まずはAppleのiCalを例に挙げましょう。Mac OSのメーカーから無料で提供されており、優れたプログラムです。では、iCal以外に何か必要なものがあるでしょうか？答えは「はい」かもしれません。これらのプログラムはどれも個人ユーザー向けに設計されていますが、特にDaylite、Now Up-to-Date、Contactizer Proの3つは複数ユーザー向けに設計されており、共同作業環境で真価を発揮します。
カレンダー
AppleのiCalは、非常に使いやすく、それでいて驚くほど多機能です。カレンダーは好きなだけ作成できます。イベントが発生する前に、iCalにメールやポップアップアラートで通知するように設定できます。例えば、数人の同僚を会議に招待したい場合、iCalはOS Xのアドレスブックから自動的に彼らのメールアドレスを取得します。また、招待された人は、イベントに添付された書類に自動的にアクセスできるようになります。iCalはiPhoneやiPodと簡単に同期できます。また、ピアツーピアネットワークでカレンダーを簡単に共有したり、カレンダーサーバーにカレンダーを置いて共有したりすることも可能です。カレンダーをMobileMeアカウントと同期することはできますが、記事執筆時点では、購読または公開したカレンダーのイベント同期には対応していませんでした。Leopardでは、Mailを使いながらiCalのイベントやタスクを作成できるほか、Mailのデータ検出機能を使って受信メッセージから予定情報を取得することもできます。つまり、iCalはカレンダーに期待する機能のほとんどを備えています。
いや、そうでもないかもしれません。SOHO Organizer の開発者たちは、カレンダーにもっと多くの機能を求めることができると感じました。カレンダーとして見ると、iCal に対する SOHO Organizer のメリットは小さいように思えるかもしれません。SOHO Organizer には、iCal にはないカスタマイズされた印刷オプションがいくつかあります。SOHO Organizer のカレンダーは、さまざまな国際カレンダー形式をサポートしています。標準のグレゴリオ暦に加えて、SOHO Organizer は仏暦、ヘブライ暦、イスラム暦もサポートしています。さらに、SOHO Organizer のカレンダーには iCal よりも多くの表示オプションがあります。しかし、SOHO Organizer の最も魅力的なメリットを理解するには、カレンダーの枠から外れる必要があります。オフィス環境では、iCal と SOHO Organizer の両方のカレンダーをユーザー間で共有できますが、SOHO Organizer はマルチユーザーアクセスをより意識して設計されています。
SOHO Organizer の強みは、主にカレンダー、アドレス帳、SOHO Notes の相互運用性にあります。SOHO Organizer の連絡先画面では、特定の連絡先に関連付けられたすべてのイベント (予定とタスク) を見ることができますが、iCal では出席者名でカレンダーをすばやく検索して同様の結果を得ることができます。しかし、SOHO Organizer の真の強みは、SOHO Notes との連携にあります。SOHO Organizer では、特定の日付に関連付けられた長い自由形式のメモを書くために、日誌と日次ノートの 2 つの方法を提供しています。どちらか一方は省略できるように思えますが、Chronos は、ユーザーが経費などを日次ノートに記録し、より詳細なエントリには日誌を使用することを想定しているようです。メモを取るのが好きな人であれば、SOHO Organizer スイートがぴったりかもしれません。
マルチユーザーかつクロスプラットフォーム対応のカレンダーをお探しなら、Now SoftwareのNow Up-to-Date & Contactをチェックしてみてください。この2つのプログラムはパッケージとして提供されています。Now Up-to-Date & Contactは、AppleのアドレスブックとiCalを高度に組み合わせたもので、ネットワーク上で簡単に共有できます。しかし残念ながら、Now Up-to-Date & Contactは時代遅れになりつつあります。Now SoftwareはNighthawkという代替ソフトの開発に取り組んでいますが、この記事の執筆時点ではまだベータ版です。
オープンソースのMozillaが開発した、シンプルでも高機能なカレンダーアプリが、Sunbirdです。Sunbirdはごく基本的な機能しか備えておらず、MacではiCalなどの代替アプリの方が使い勝手が良いでしょう。SunbirdはアドレスブックやMobileMeといった他のMac用プログラムやサービスとは連携できません。Sunbirdの通知は画面上のポップアップ表示に限られており、設定できる通知は1つだけです。しかし、Sunbirdには便利な機能が1つあります。アドオンに対応しており、無料の「Provider For Google Calendar」アドオンをインストールすれば、SunbirdからGoogleカレンダーにアクセスでき、GoogleカレンダーからSunbirdにアクセスできるようになります。つまり、どこからでも同じようにカレンダーを管理できるのです。また、iCalと同様に、Sunbirdも無料です。
Webベースのサービス
特定のOSやコンピュータに縛られたくない、あるいは縛られる余裕がない場合は、ブラウザからGoogleカレンダーやYahoo!カレンダーを使って、同様のカレンダーやオーガナイザー機能にアクセスできます。これらのカレンダーは、iCal、SOHO Organizer、Sunbirdのカレンダーに最も似ています。これらのオンラインカレンダーはどちらも、複数のカレンダーを作成したり、ゲストを招待したり、通知を受け取ったりできます。
複数のマシンで作業する人にとって、インターネットに接続されたあらゆるデバイスからメールやカレンダーにアクセスできる機能は、オンラインサービスの魅力です。Yahoo!カレンダーには、Googleカレンダーにはない基本的なToDoリストとメモ機能が搭載されています。とはいえ、私はメールにGoogle Gmailを使用しているため、Googleカレンダーの方が好みです。Gmailはメールに予定の提案が含まれていることを認識し、カレンダーにイベントを素早く作成する機能を提供しています。iCalにも同様の機能はありますが、iCalでは予定のテキストにマウスオーバーする必要があります。
Gmailの機能は少し賢い。私は自分自身にテストメッセージを送信し、明日の12時半に会議を開くよう促したが、代替案として来週の月曜日の9時半にカサ・リンダ・プラザのスターバックスで会議を開くことを提案した。メールのデータ検出機能は、この単語にカーソルを合わせると「明日の会議」を認識したが、文中の後半の時間は検出しなかった。一方、Gmailは何も促さずにイベントの作成を提案した。私がワンクリックで作成したイベントは「明日の会議」には間に合わず、代わりに来週の月曜日になったが、時間と場所は問題なく検出された。（Yahoo!メールには同様の機能はない。）Googleカレンダーでは、今後のイベントを通知するSMS（テキスト）メッセージを携帯電話に送信することもできる。
物事を成し遂げる
Googleカレンダーを除いて、ここまで紹介したプログラムはすべて、ToDoリストやタスクリストの機能が限られています。タスクを入力し、カレンダーに割り当て、優先度を設定し、完了したらチェックを入れるといったことはできますが、それだけです。より複雑なタスクを管理する必要がある場合は、より柔軟なツールが必要です。
What ToDoは、ベストセラー作家デビッド・アレンのGTD（Getting Things Done）書籍を参考に設計された、優れたプロジェクト・タスク管理ツールです。What ToDoは、タスク、プロジェクト、そしてコンテキスト（送信するメールやかける電話など、タスクをグループ化できる大まかな分類）を追跡します。
What ToDo では、プロジェクト内のタスク (項目) をグループ化して整理し、優先度と期限を設定したり、メモを追加したりすることもできます。What ToDo は厳密にはカレンダー アプリケーションではありませんが、詳細ドロワーにミニ カレンダーが表示され、期限を割り当てることができます。iCal には対応していないため、期限が設定されたタスクは iCal カレンダーに自動的には表示されません。個人ユーザーにとっては、プログラムのシンプルさがプラスになるかもしれません。iCal と統合されていないことを除けば、非常に優れた Mac OS X ユーザー インターフェイスを備えています。What ToDo の特に弱い点の 1 つは印刷です。What ToDo には専用のレポート レイアウトがありません。個人ユーザーにとっては、What ToDo が iCal の補助として非常によく機能すると感じるかもしれません。
すべてを整理する
iCalやWhat ToDoといったアプリでは実現できない、カレンダーとタスク管理の両面でもっと高度な機能が必要なら、ご安心ください。いくつかのツールを使えば、包括的な整理が可能になります。ただし、ツール自体の使いこなし方によっては、多少の工夫が必要になるかもしれません。
多機能カテゴリに属するプログラム、Objective DecisionのContactizer ProとMarketcircleのDayliteはMac専用です。Contactizer Proのインターフェースは、洗練されたモダンな雰囲気のつや消しメタル調です。それに比べると、Dayliteの大きくカラフルなアイコンは古風な印象です。見た目はさておき、どちらのプログラムも豊富な機能を備えています。カレンダーの管理、メール、プロジェクト、関連タスクの追跡、iCal、Apple Mailなどの様々なプログラムとのデータの同期、iChatやSkypeなどのプログラムとの連携、様々な形式でのレポート印刷など、様々な機能を備えています。Contactizer Proのデザインはより従来型で、連絡先（人）、プロジェクト、タスク、コミュニケーションを追跡し、これらのエンティティ間のリンクが自然に見えます。
Contactizer Proは、マニュアルを見なくても習得しやすい2つのツールの中で、より使いやすくなっています。マニュアルがないので、ユーザーにとってはありがたいことです。Contactizer Proは、ユーザー間のデータ共有にピアツーピア方式を採用しています。サーバーは不要で、Objective Decisionはこれを利点としてアピールしています。技術的には、3人程度の作業グループであれば有利かもしれませんが、大規模なワークグループでは、Dayliteのクライアントサーバー方式の方が効率的でしょう。
Daylite のデータリンク方法はより自由形式で、慣れるまで少し時間がかかり、確かにいくつか癖があります。メモ画面を見ながら新しいタスクを作成し、「OK」をクリックしてタスクを保存しても、タスクは自動的には表示されません。タスクビューに切り替えて、タスク一覧ペインで「マイタスク」項目を選択する必要があります。これは初心者にとっては戸惑うかもしれません。
DayliteのカレンダーモジュールはContactizer Proよりも機能が劣っているようです。例えば、Contactizer Pro、iCal、Now Up-to-Date & Contactのように、DayliteではOptionキーを押しながら予定を別の日にドラッグして複製することはできません。その他の点では、DayliteはContactizer Proよりも豊富な機能を備えており、驚くほど細かく設定できます。
Dayliteには、優れたドキュメントに加え、様々な業種（例えば法律事務所）のニーズに合わせてプログラムを設定する方法を示す、分かりやすいサンプルデータベースが付属しています。私がDayliteで特に気に入っている点、あるいはもし私が厳格な経営を担う上司だったら気に入っている点の一つは、カスタマイズされたパイプラインを定義できることです。パイプラインとは、プロジェクトの開始から完了まで通常実行される一連の手順のようなものです。例えば、結婚式のカメラマンは、まず花嫁と会い、次に契約書を送るといった手順を踏む必要があるかもしれません。Dayliteは、案件を特別なエンティティとして追跡します。
DayliteとContactizer Proはどちらも、マルチユーザー向けのビジネスアプリケーションです。最大限に活用するにはある程度の労力が必要ですが、必要な機能があり、学習に時間をかけられるのであれば、どちらのプログラムも多忙な独立コンサルタントやフリーランサーに適しています。
Macworldの購入アドバイス
まずはiCalをお試しください。無料ですし、既にコンピュータにインストールされています。iCalの弱点はタスク管理機能ですが、それ以外は強力なツールであり、特に個人ユーザーにとって非常に優れたカレンダープログラムです。メールやアドレスブックなど、Appleの他の個人管理アプリケーションとの連携も非常に優れています。さらに、カレンダーネットワーク仕様CalDAVをサポートしているため、iCalはオフィスネットワークでも活躍するでしょう。
SunbirdをiCalよりお勧めすることはできませんが、MozillaのThunderbirdをメールクライアントとして使っているなら、Thunderbird内でSunbirdの機能を利用できるアドオン、Lightningを検討してみてください。Now Up-to-Date & Contactは、個人ユーザーにとってAppleやMozillaの製品と比べてそれほど多くの機能を備えているわけではなく、Nowの製品は後継製品として予定されています。しかし、Now Up-to-Date & Contactは、複数のプラットフォームが混在する環境での共有をサポートしています。カレンダーとしてだけ見れば、SOHO OrganizerはiCalより劇的に優れているわけではありませんが、執拗にメモを取る人にとっては素晴らしいプログラムです。
ウェブを頻繁に利用するなら、Yahoo!やGoogleのカレンダーサービスを使えば、インターネットに接続できるパソコンからでも情報にアクセスできます。Yahoo!カレンダーにはToDoリスト機能が充実しており、GmailとGoogleカレンダーもMailとiCalに匹敵する優れた機能を備えています。本格的なタスク管理機能が必要な方には、個人ユーザー向けのWhat ToDoがおすすめです。強力でありながら要求の厳しいソフトウェアで真剣な交際を望むなら、Contactizer ProとDayliteの両方をしばらく試してみて、どちらを本格的に使うか決めてみてください。
[ウィリアム ポーターは、ダラスを拠点とする独立したデータベース アプリケーション開発者、ライター、イベント写真家です。 ]
