電子メールの作成、送信、受信

先週、Appleのメールアプリケーションの使い方を学び始めました。レッスンを通して、メールウィンドウの構成はご理解いただけたかと思います。今週は、地理からコミュニケーション、つまりメールの作成、送信、受信へと話を進めていきます。まずは…

新規メッセージウィンドウ

ツールバーの「新規メッセージ」ボタンをクリックするか、Command キーを押しながら N キーを押すと、「新規メッセージ」ウィンドウが表示されます。このウィンドウにも独自のツールバーがあり、デフォルトでは、「メッセージを送信」、「書類を添付」、「フォーマットバーを表示」、「写真ブラウザの表示/非表示」、「ひな形パネルの表示/非表示」の各ボタンが表示されています。Mail のツールバーと同様に、このツールバーもカスタマイズ可能です。ツールバーを Control キーを押しながらクリック (右クリック) し、「ツールバーをカスタマイズ」を選択して、表示されるシートから必要なツールをツールバーにドラッグします。これ以降、これらのボタンはすべての「新規メッセージ」ウィンドウに表示されます (少なくとも Command キーを押したままドラッグするまでは表示されます)。これらのボタンについては、このレッスンの後半でさらに詳しく説明します。

ツールバーの下には、「宛先」、「CC」、「件名」のフィールドがあります。このように振られています。

宛先フィールド：ここにメッセージを送信したい相手のメールアドレスを入力します。入力方法はいくつかあります。1つ目は、フィールドをクリックしてアドレス[email protected]（例：）を入力する方法です。この方法で複数のメールアドレスを入力する場合は、各受信者の後にカンマを入れます（最後の受信者は除く）。

「宛先」欄は自動入力にも対応しています。つまり、メッセージを送信したい相手が連絡先リストに登録されている場合、または最近その人からメッセージを受け取ったことがある場合は、名前を入力し始めるだけで、一致する連絡先のリストが表示されます。該当する連絡先を選択してReturnキーを押すと、完全なアドレスがフィールドに表示されます。

あるいは、アドレスパネルを表示し（ 「ウィンドウ」>「アドレスパネル」を選択するか、Command-Option-A キーを押します）、追加したい連絡先をダブルクリックします。（連絡先に複数のメールアドレスがある場合は、使用するアドレスをダブルクリックします。）グループを追加する場合も同じ手順で、グループをダブルクリックすると、そのグループのメンバーでメールアドレスを持つ全員が「宛先」フィールドに追加されます。（この操作を行わない方が良い理由については、後ほどヒントを紹介します。）「宛先」フィールドから受信者を削除するには、メールアドレスを選択して Mac の Delete キーを押します。

Cc フィールド:経験豊富な読者なら、Cc がCourtesy Copy （ Carbon Copyと呼ぶ人もいます）の略語であり、「このメッセージは実際にはあなた宛てではありませんが、知っておいていただきたい内容です」ということを示す電子メールの表現であることをご存知でしょう。例えば、仕事のプロジェクトで共同作業している相手には To フィールドを使用し、上司に進捗状況を知らせるために Cc で送信するといった使い方が考えられます。

件名欄の話に入る前に、お約束した「宛先」と「Cc」欄に関するヒントをお伝えします。どちらの欄も、使うのが賢明でない場合もあります。例えば、25人の受信者に向けた、ややデリケートなメッセージを作成したとします。その25のアドレスを「宛先」欄に入力（または一部を「Cc」欄に分割）すると、そのメッセージを受信するすべての人が、あなたが公開したすべてのメールアドレスを知ることになります。これは好ましくない状況になりかねません。なぜなら、そのようなアドレスを知り合い全員に知られたくない人もいるからです。

Bccフィールド：このためにBcc（Blind Courtesy Copy）フィールドが存在します。Bccフィールドに入力されたアドレスは受信者に公開されません。多くの人が使う便利なテクニックとして、自分のアドレスをToフィールドに入力し（そこに何か入力する必要があるため）、他のアドレスはすべてBccフィールドに入力するというものがあります。

ところで、このフィールドは一体どこにあるのでしょうか？「表示」＞「Bccアドレスフィールド」を選択するか、Command+Option+Bキーを押すと、「Cc」フィールドの下に表示されます。このオプションを有効にすると、新規メッセージウィンドウを作成するたびに「Bcc」フィールドが表示されます。

件名欄：送信するすべてのメッセージには件名欄が必要です。その名の通り、この欄にはメッセージの内容を表す単語や短いフレーズを入力します。

件名を作成する際は、「こんにちは！」「調子はどう？」「800万ドル当たりました!!!!」といったありきたりな言葉やフレーズは避けましょう。これは単なる礼儀です。メールをたくさん受け取る人もいるため、あなたのメッセージがすぐに読む価値があるかどうかを知ることは彼らにとって有益です。また、スパムフィルターの性能が低いと、スパム送信者によく使われる件名のため、このようなメッセージを迷惑メールとして分類してしまうことがよくあります。（より高性能なスパムフィルターはメッセージ本文も確認するので、必ずしもこのようなメッセージが失われるわけではありません。）

「送信元」メニュー：メールアプリで複数のメールアカウントを設定している場合、このメニューから送信元となるアカウントを選択できます。なぜでしょうか？例えば、Macに仕事用と個人用のメールアカウントの両方を設定しているとします。仕事関連のメッセージは仕事用のアドレスから送信し、仕事の愚痴を友人に伝えるメッセージは個人用のアドレスを使用します。

カスタマイズメニュー：送信元ポップアップメニューの左側にカスタマイズメニューがあります。これをクリックすると、Cc、Bcc、返信先、優先度の各フィールドの表示/非表示を切り替えることができます。Bccの説明で説明したように、これらのフィールドのいずれかを有効にすると、すべての新規メッセージウィンドウに表示されます。このメニューからカスタマイズを選択すると、新規メッセージウィンドウの上部が展開され、すべてのフィールドが表示されます。新規メッセージの作成時に常に表示したいフィールドの横にあるチェックボックスをオンにしてください。

返信先フィールド： Bccと同様に、こちらもデフォルトで非表示になっています。あるアカウントからメッセージを送信し、返信は別のアカウントで受け取りたい場合があるかもしれません。例えば、iCloudアカウントからメッセージを送信し、返信はGmailアカウントで受け取りたい場合などです。返信先フィールドにGmailアカウントのアドレスを入力すると、メッセージを受信した人が「返信」ボタンを押すと、そのGmailアカウントにメッセージが送信されます。

優先度メニュー：このメニューを使って、作成したメッセージを低、中、高の優先度に分類できます。高優先度で送信されたメッセージには、受信者に2つの感嘆符（!!）が表示されます。

メッセージに優先度を設定する際の注意点があります。すべてのメッセージが「高優先度」になっていると、どれも優先度が下がります。つまり、本当に本当に重要な場合、つまり「すぐに返信しないと全員クビになる」「ティミーが井戸に落ちた」といった重要な場合のみ、優先度を高く設定するべきです。お子様のソフトボールの試合のお知らせや、全く興味のないプレスリリースを全て「高優先度」に設定すると、コミュニケーションを取る相手はあなたのメッセージを無視するようになります。つまり、「狼少年」にならないということです。

メッセージの作成

最後に、メッセージ本文についてです。新規メッセージウィンドウの下部にある、埋めたくなる大きな領域です。もちろん、この領域をクリックして入力を開始することもできますが、この空白を埋めるにはもっと面白い方法があります。どういうことか理解するために、ツールバーに戻りましょう。

ドキュメントを添付：この最初のボタンは、メッセージに1つまたは複数のファイルを添付して送信する方法の一つです。クリックするとナビゲーションシートが表示され、メッセージに添付するドキュメントを選択できます。

添付ファイルはインラインで表示されます。つまり、添付ファイルは何らかのフィールドに表示されるのではなく、メッセージ本文に表示されます。画像ファイルやメディアファイルはプレビューが表示されますが、Microsoft WordやAppleのPagesファイルなどの他の種類のドキュメントはドキュメントアイコンとして表示されます。このインライン表示は、受信者が添付ファイルをどのように表示するかには影響しません。添付ファイルの表示方法は、受信者のメールクライアントの設定によって決まります。

添付ファイルを追加するために「書類を添付」ボタンを使用する必要はありません。Finderからメッセージ本文に添付ファイルをドラッグするだけでも構いません。

また、添付ファイルのサイズにもご注意ください。10MBを超えるメッセージは、配信を担当するインターネットサービスプロバイダーによってブロックされることが珍しくありません。大きなファイルを送信する場合は、DropboxやSugarSyncなどの別の方法でファイルを共有してください。

書式バーを表示:デフォルトでは、新しいメールメッセージはリッチテキストとしてフォーマットされます。リッチテキストは、ワードプロセッサでテキストを書式設定するのと同じように、さまざまなフォント、サイズ、色、行揃えを使用して書式設定できます。プレーンテキストは、斜体、太字、色なしのテキストです。

リッチテキストといえば、書式設定を最小限に抑えることで、メッセージはより読みやすく（そしてよりプロフェッショナルに）なります。1998年当時は、カラーテキストや18種類のフォントを使うのが流行りましたが、今は時代遅れです。シンプルでセンスの良いデザインにしましょう。

写真ブラウザの表示/非表示: iPhoto ライブラリにすばやくアクセスして、画像を簡単に添付したいですか? このボタンをクリックすると、イベント、写真、人々、場所、作成したアルバムごとに整理された iPhoto ライブラリの内容を含む画像ブラウザウィンドウが表示されます。(Apple の Aperture を使用している場合は、そのライブラリと Photo Booth で撮影した画像もここに表示されます。) 必要な画像を参照して、メッセージ本文にドラッグします。

ひな形パネルの表示/非表示： AppleのMailには、Pagesにニュースレターやビジネスレターを作成するためのテンプレートが含まれているのと同様に、ひな形テンプレートが含まれています。このボタンをクリックすると、お気に入り、誕生日、お知らせ、写真、ひな形、そしてメッセージという6つのひな形カテゴリが表示されます。最後の5つのカテゴリには、例えば「お知らせ」カテゴリには「ディナーパーティー」や「赤ちゃん」といった、いくつかのオプションがあります。いずれかを選択すると、定型文と、場合によっては画像が含まれたテンプレートがメッセージ本文に表示されます。

テキストを編集してパーソナライズし、素敵なモデルたちの画像をドラッグ＆ドロップして送信してください。受信者がメッセージをどのように受け取るかは、メールクライアントの設定によって異なります。意図したとおりにすべてインラインで表示される場合もあれば、添付ファイルとして表示される場合もあります。

センスに関するもう一つの注意点：特定の種類の手紙の場合、これらのテンプレートは少し可愛らしすぎたりカジュアルすぎたりする可能性があります。相手が気に入るかどうか、よく確認しましょう。

自分の考えを世界に発信した今、それに対する返信が届く可能性は十分にあります。では、あなたから発信されるべきメッセージを受け取る方法を見ていきましょう。

メールウィンドウの構造についてお話しした際に、メールウィンドウのツールバー左側にある「新着メール」ボタンをクリックするだけで、いつでも好きな時にメールを確認できることをお伝えしました。（または、ドックのメールアイコンをクリックして押したままにし、「新着メール」を選択することもできます。）これにより、メールの受信タイミングを完全に制御できますが、重要なメッセージをタイムリーに処理できなくなる可能性があります。メールのプロは、代わりに定期的なスケジュールで自動的にメッセージを受信することを選択します。

スケジュールを設定するには、「メール」>「環境設定」（Command+カンマ）を選択し、表示されたウィンドウの「一般」タブをクリックします。このウィンドウには、「新着メッセージの確認」ポップアップメニューがあります。このメニューから、1分、5分、15分、30分、または60分ごとに新着メールを確認するように選択できます。また、 「新着メールを取得」コマンドを実行した時のみメールを受信するように設定することもできます。

これらの自動オプションのいずれかを設定すると、メールアプリは自動的に新しいメールを受信します。アカウントでメッセージを別の方法で保存するように設定していない限り（これについては今後のコラムで取り上げます）、新しいメッセージは「メッセージ」パネルの受信トレイに表示されます。メールを受信するためにメールアプリを最前面に表示する必要はありませんが、起動している必要があります。

新着メッセージを受信すると、デフォルトでは新着メッセージの通知音が鳴り、ドックのメールアイコンが跳ねます。また、アイコンの右上隅に、受信トレイ内の未読メッセージ数を示すバッジが表示されます。

受信トレイをクリックすると、前回のレッスンで説明したように、メッセージパネルにメッセージの一覧が表示されます。新着メッセージには青い点が表示されます。オレンジ色のメッセージは、Mailによって迷惑メールと判断されます。メッセージを選択すると、その内容がメッセージビューア領域に表示されます。

受信したメッセージに返信するには、ツールバーの「返信」ボタンをクリックするか、Command+Rを押します。メッセージが複数の受信者に送信されている場合は、「全員に返信」を選択してしまいがちですが、この点について少し説明させてください。

「全員に返信」を選択する前に、よく考えてください。

詳細は私のMac 911体験記「全員返信の煩わしさを解消する」をご覧ください。大まかな流れはこんな感じです。もし、知識の浅い人が知り合い全員にメッセージを送信した場合（新入社員への「ようこそ！」メッセージや、ケグリングクラブのフムス料理コンテストへの招待状など）、もし「全員返信」をクリックすると、これらの哀れな仲間の受信トレイがさらに混雑するだけです。送信者に何か伝えたいことがある場合は、「全員返信」ではなく「返信」をクリックして個別に伝えましょう。

これは当たり前のことのように思えますし、マナーの問題に過ぎないかもしれません。しかし、一見「プロフェッショナル」と称する人が、何の考えもなく「全員に返信」してしまうことの多さに驚くでしょう。この罠に陥らないようにすれば、あなたはインターネットの模範的な市民へと確実に近づきます。

来週:メールルールの作成