私たちは皆人間です。そして人間であるがゆえに、今日のことばかり考えすぎて、明日のことなどほとんど考えないことがあります。Macの作業環境において、このような考え方はデータの損失や混乱を招く可能性があります。しかし、今月のAutomatorワークフローを使えば、月末にカレンダーの予定や連絡先を自動的にアーカイブできるので、その心配は無用です。
連絡先をバックアップする
最初に取り組むべきタスクは、アドレスブックに登録されているすべての連絡先のアーカイブを作成することです。iCloudの登場により、これらの連絡先は複数のデバイスやWeb上に分散される可能性があります。その過程で、連絡先が破損したり、重複したりする可能性があります。そのため、定期的にアーカイブすることをお勧めします。手動でアーカイブするには、アドレスブックを起動し、「ファイル」→「エクスポート」→「アドレスブックアーカイブ」を選択します。もちろん、この操作は必ず行う必要がありますが、Automatorを使えばメモリを消費しません。
Automator（/アプリケーション内）を起動し、表示されるワークフローテンプレートから「iCalアラーム」を選択し、「選択」をクリックします。ライブラリパネルで連絡先エントリを選択し、「アクション」パネルから「アドレス帳の項目を検索」をワークフローエリアにドラッグします。「検索」ポップアップメニューからグループを選択し、下のエリアで条件を「名前が1111111ではない」に設定します。（この名前の連絡先が存在しないと仮定して、この意味不明な文字列を入力することで、アクションがすべての連絡先を検索します。）アクションの名前が「アドレス帳のグループを検索」に変わります。
次に、「vCardのエクスポート」をワークフローエリアにドラッグし、「1つのvCardをドキュメントにエクスポート」に設定します。条件に表示されている通り、これによりすべての連絡先を含む単一のvCardドキュメントが作成され、ユーザーフォルダ内の「ドキュメント」フォルダに保存されます。
これは月に1回実行される繰り返しイベントです。そのため、アーカイブを保存するたびに名前を変更する必要があります。そうしないと、前月のアーカイブと重複して表示され、古いアーカイブが上書きされてしまう可能性があります。これを行うには、ライブラリパネルで「ファイルとフォルダ」を選択し、アクションパネルから「Finder項目の名前を変更」をワークフローエリアにドラッグします。「ファイルをコピー」アクションを追加するように求められますが、「追加しない」をクリックしてください。これは不要です。
このアクションで必要なのは、「フォーマット」ポップアップメニューで「月 日 年」が選択され、「先頭にゼロを付ける」オプションが有効になっていることを確認するだけです。これにより、ファイルに日付が追加され（例えば、ファイル名は「Filename 02/05/2012.vcf」のようになります）、アーカイブの作成日が簡単に識別できるようになります。これは、連絡先アーカイブを遡って最適なものを探す必要がある場合に非常に役立ちます。次に、カレンダーイベントを処理するためのアクションをこのワークフローに追加します。
iCalイベントアーカイブを作成する
具体的には、過去1か月間のカレンダーのすべてのイベントの概要をまとめたテキストドキュメントを作成します。これは、過去のカレンダーイベントをうっかり削除してしまい、後になって税務監査や証券取引委員会（SEC）の調査などで自分の居場所を記録する必要があることに気づいた場合に便利です。これらのアクションを、これまで開発してきたワークフローに追加します。
ライブラリパネルでカレンダーを選択し、「iCal項目を検索」を選択してワークフローパネルにドラッグします。最初の条件が「イベントを検索する場所」になっていることを確認してください。その下には、「開始日が過去30日間」と設定されているはずです。これにより、Automatorは先月中に発生したイベントを検索します。
Automatorにこれらのイベントのリストを作成させるには、アクションパネルから「イベント概要」を選択し、「iCalイベントを検索」アクションの下にドロップします。この概要を含むテキストファイルを作成するには、ライブラリパネルの「テキスト」エントリをクリックし、「新規テキストファイル」アクションをワークフローの一番下にドラッグします。「名前を付けて保存」フィールドに「月間イベント」と入力し、「保存場所」ポップアップメニューで「書類」フォルダに保存することを選択します。
このファイルも、新しいバージョンが作成されるたびに名前を変更する必要があります。ライブラリパネルの「ファイルとフォルダ」に戻り、「Finder項目の名前を変更」アクションをワークフローの一番下にドラッグします。先ほどと同様に、先頭にゼロを付け、月/日/年の形式を設定します。
ワークフローを保存すると、名前を付けるプロンプトが表示されます。名前を付けて「保存」をクリックします。iCalが開き、Automatorカレンダーに新しいイベントが作成されます（Automatorカレンダーが存在しない場合は自動的に作成されます）。そのカレンダーイベント内で「繰り返し」をクリックし、「毎月」を選択します。「完了」をクリックし、イベントを毎月28日に移動します。（28日を選んだのには理由があります。「毎月」の繰り返しを設定して31日に設定すると、31日ある月のみイベントが使用され、それ以外の場合は次の31日ある月まで発生しません。）または、「繰り返し」ポップアップメニューから「その他」を選択し、毎月最終金曜日などにトリガーされるように設定することもできます。
Automatorにはバグが残っており、iCalワークフローが突然標準ワークフローに変わってしまう可能性があります。このワークフローを作成中にこの問題が発生した場合は、iCalアラームワークフローとして再度作成してみてください。
このワークフローを導入すれば、毎月連絡先のバックアップアーカイブが作成され、既存の連絡先に何か問題が発生した場合に後からアドレス帳にインポートできます。さらに、その月のカレンダーイベントがすべてテキストファイルに保存されます。これで、生活に少しだけ秩序が生まれます。
