レビュー: OfficeTime 1.9 時間追跡・請求アプリは期待できる

OfficeTimeは、MacまたはiOSデバイスを使ってプロジェクトに費やされた時間を集計できる、ベーシックながらも便利な時間管理・請求アプリケーションです。集計後はデバイス間でデータを簡単に同期し、顧客に請求書を発行できます。また、カスタマイズ可能なレポートツールも提供しており、請求データをエクスポートして他のアプリケーションにインポートすることも可能です。

この種のプログラムの多くと同様に、OfficeTime を使い始めるには、アプリを使い始める前に基本的な設定を少し行う必要があります。OfficeTime では、カテゴリとプロジェクトを作成し、時給を設定するだけです。OfficeTime では、プロジェクトで作業をグループ化し、カテゴリで時給情報を保存しています。新しいプロジェクトを設定するときは、プロジェクトに名前と ID を付け、特定のクライアントにリンクし、デフォルトのカテゴリを選択して、プロジェクトの時間計測を開始します。また、計測したセッションの記録を Apple のカレンダーアプリに表示させるオプションもあります。

追跡と報告: OfficeTime は時間と経費の追跡を素早く行い、請求書の作成も簡単にします

OfficeTimeには、プロジェクト間の切り替えや計時セッションの停止・開始のためのオプションが多数用意されています。OfficeTimeのメインウィンドウ上部には、再生ボタン付きの小さなボタンバーが表示されます。このバーの右側にあるメニューには現在のプロジェクトが表示され、これを使ってプロジェクトの追加、編集、または既存のプロジェクト間の切り替えを素早く行うことができます。その日のプロジェクトセッションをまだ開始していない場合は、スペースバーを押すと自動的に新しい計時セッションが作成され、計時が開始されます。さらに、Macのメニューバーにメニューエクストラを追加することもできます。これにより、タイマーの開始、停止、一時停止、プロジェクトの切り替えが簡単になります。

OfficeTime には、使い方の参考になるような、定義済みのカテゴリがいくつか用意されています。必要に応じてカテゴリを編集または追加できます。カテゴリは、各時間計測セッションで行う作業の種類を定義するために使用され、各カテゴリには独自の時間単価を設定できます。たとえば、電話での対応時間に対して、現場での対応時間よりも低い料金を請求する場合、それぞれのイベントごとに個別のカテゴリを作成し、カテゴリを変更することで顧客への請求額を迅速に調整できます。各時間計測セッションのカテゴリはいつでも変更でき、請求金額は新しく選択したカテゴリの料金を反映して更新されます。

時間制限付きセッションを開始すると、OfficeTimeは現在選択中のプロジェクトのデフォルトとして定義したカテゴリを使用します。デフォルトのカテゴリを選択していない場合、OfficeTimeはプログラムのデフォルトカテゴリである「カテゴリなし」を使用します。このカテゴリ名は変更可能で、私はすぐに「未割り当て」とラベル付けして変更しました。他のカテゴリと同様に、時間単価を設定できます。

OfficeTime では連絡先アプリを使用して請求書に連絡先を追加できますが、この機能は少し使いにくいと感じました。既存の連絡先を請求書に追加するには、請求書生成ツールに表示される [アドレス帳からコピー] メニューを使用します。このメニューには、連絡先アプリのすべての連絡先の一覧が表示されますが、検索はできません。連絡先名の最初の数文字を入力すれば、目的の連絡先に近い場所にたどり着ける場合があります。これは面倒ではありますが、克服できないわけではありませんでした。不可能だったのは、カードに名前と会社名の両方が含まれている連絡先を見つけることです。会社名を追加すると、リストから連絡先が削除され、会社名だけが残ります。1 つの会社から複数の連絡先が登録されている場合、この機能は単純に機能しません。そのため、この機能を使用するには、アドレス帳に同じ会社の連絡先が複数登録されている場合、すべての連絡先から会社名を削除する必要があります。

OfficeTimeのレポート機能は基本的なものですが、非常に便利です。特定の情報を表示するためのオプションが多数用意されています。例えば、特定のプロジェクト、カテゴリ、従業員について個別にレポートを作成したり、それぞれのオプションを選択した状態で表示するレポートを作成したりできます。例えば、特定のプロジェクトで従業員が電話に費やした時間をレポートすることも可能です。レポート画面はフィルターの変更に応じて動的に更新され、現在選択されている条件の計測セッションのリストとグラフが表示されます。

モバイル OfficeTime: OfficeTime iOS アプリを使用すると、現場でデータを収集し、帰宅後に Mac アプリと同期して請求書を作成できます。

OfficeTimeは請求書作成用に、TextEditベースのテンプレートを提供しており、ニーズに合わせて簡単にカスタマイズできます。各請求書は2ページ構成で、1ページ目は請求書、2ページ目は顧客への請求内容に関する詳細情報が記載されています。OfficeTimeはMarketcircleのBillingsアプリのような洗練された請求書機能を提供していませんが、OfficeTimeのTextEditベースの請求書の編集と更新は非常に簡単でした。

8ドルのOfficeTime for iOSアプリは、スタンドアロンの時間管理ツールとしても十分に機能しますが、デスクトップアプリケーションの補助としてより活用できます。このアプリを使えば、現場で時間と経費の情報を追跡し、Macと同期することができます。iOSアプリでは請求書の作成はできません。請求書の作成はデスクトップアプリに委ねられているため、OfficeTime for iOSをスタンドアロンの時間管理・請求書作成アプリとして使用することはできません。