以下は、David Sparks氏の電子書籍『 Paperless 』（2012年、iTunesまたは著者のウェブサイトからPDFで入手可能）からの抜粋です。この中で彼は、自身の「ペーパーレス」ワークフローについて説明しています。ファイル名の付け方はそのワークフローの一部に過ぎませんが、ファイルの検索を容易にし、管理プロセスを自動化することに成功しています。
以前、水道料金の請求書をスキャンしてInvoice.pdfという名前にしてしまったことがあります。一体何を考えていたのでしょう？ 水道料金のフォルダを見てみると、標準的な命名規則がありませんでした。例えばInvoice.pdfのようなファイルは、水道事業に関係するものかどうかさえ判断できませんでした。さらに悪いことに、同じ年の電話、電気、廃棄物管理のフォルダにもInvoice.pdfというファイルがありました。つまり、ほぼ同時期に全く同じ名前の文書が複数あったのです。本当にひどい。
私が改心した罪人であるという事実が、私がファイルの命名に関して非常に神経質になる理由を説明しています。
説明的で一貫性がある
ファイル名の最初の部分は、常に YYYY-MM-DD 形式の日付です。たとえば、2012 年 11 月 12 日は、2012-11-12と表示されます。この形式は、コンピュータにとって非常に便利です。この形式で名前を付けたファイルが 30 個ある場合、それらを名前で並べ替えると、コンピュータは自動的に日付順に並べ替えます。私は年、月、日の間にハイフンを使用します。アンダースコア ( 2012_11_12 ) を使用する人もいますが、これは読みにくいと思います。また、空白スペース ( 2012 11 12 ) を使用する人もいますが、これは他のデータと組み合わせると混乱を招きます。日付または月が 1 桁の数字の場合は、常に先頭にゼロを使用します ( 1 月は1ではなく01 )。先頭にゼロを使用しないと、並べ替え順序がおかしくなります。
日付形式が決まったので、次はどの日付を使うかという問題です。 1 つの可能性として、ファイルの作成日が挙げられます。しかし、これは通常意味がありません。ファイルの作成日は、文書をスキャンした日、または PDF ファイルを保存した日です。この日付は、実際の文書の日付と一致しない場合があります。たとえば、誰かが 5 月 18 日に私宛ての手紙に署名し、その手紙が 5 月 23 日に配達され、6 月 5 日にスキャンされたとします。これを2012-06-05として保存するのは意味がありません。適切な日付名は2012-05-18です。毎月の定期的な請求書の場合は、日付を省略して yyyy-mm 形式を使用します。たとえば、2012-05 – 電気料金のようにします。
日付の後に、スペースを入れ、ハイフンを入れ、さらにスペースを入れます。スペースを空ける必要はなく、単にスペースを入れることもできますが、読みやすさを考えると、スペースを空けておく方が良いでしょう。次に、文書の内容を説明します。例えば、「2012-05-15 – 不動産保険申告書」や「2012-05 水道料金請求書」などです。
手紙の場合は、日付の後に送信者と受信者の名前を矢印（->）で区切って入れ、re-（reringの略）と簡単な説明を続けます。例えば、ブレット・タープストラから5月16日に新しいiPhoneについて送られてきた手紙は、「2012-05-16 – terpstra->sparks re-iphone 7.pdf」という名前になります。
さらに追加することも可能です。例えばサービス業であれば、日付の後に顧客名を追加できます。Area 51, Ltd.という会社との2月7日付のサービス契約は、「2012-02-07 – area51 – service agreement.pdf」という名前になります。文書には、 proposal（提案）、offers（オファー）、contracts（契約）、marketing（マーケティング）など、日常的に目にするあらゆる文書にコードを付けることができます。これは、命名規則に加えて、基本的なタグ付けシステムとしても機能します。
やり方
Macでファイルの名前を変更する方法はいくつかあります。例えば、ファイルを選択し、Returnキーを押して新しい名前を入力する方法や、ファイルをコンテキストクリックしてファイルの「情報を見る」ウィンドウで名前を変更する方法などがあります。
大量のファイルに名前を付ける必要がある場合や、ファイルの命名規則を変更したい場合は、ファイルを一つずつ開いて手動で名前を変更することもできますが、面倒な作業です。そんな場合は、名前変更アプリを使う方がはるかに便利です。Mac App Storeには、そのようなアプリがいくつかあります。私はRename It（0.99ドル）を使っていますが、数回必要になったときには、これでうまくいきました。
このセクションの命名規則を使用する場合は、いくつかのルールに従うことをお勧めします。
1. 老衰を想定する：難解な名前は避けましょう。将来、これらのファイル名を見た時に、酔っ払っているか老衰している（あるいはその両方）と仮定して、分かりやすい名前を付けましょう。
2. 日付は常に先頭：常に。日付を先頭にすることで、どのプラットフォームで開いても、ドキュメントが日付順に並べ替えられるようになります。
3. 小文字を使う：最初から大文字を使うと、いつ大文字にすべきか分からなくなってしまいます。ファイル名に一貫性がなくなったり、名前を整理するのに必要以上に時間がかかったりすることになります。常に小文字を使い、あとは気にしないでください。
独自のファイル名の分類法を設定するには、少し時間をかけてください。長期間にわたって使い続けることになるので、ルールに納得できるかどうかを確認してください。途中でファイル名の規則を変更するのは、最初から変更するよりもはるかに困難です。
プロセスの自動化
ファイル名の一貫性は非常に重要です。コンピュータータスクに関して「一貫性」という言葉を耳にするたびに、自動化を検討してみる価値はあるでしょう。人間は創造的な動物ですが、一貫性は得意ではありません。Automatorのワークフローを作成して、ファイルが最初に作成されたときに名前を変更するという方法もあります。しかし、それだけが解決策ではありません。
Smile SoftwareのTextExpander（ ）は、Macで私が最も気に入っている生産性向上アプリの一つです。多くのユーザーはTextExpanderを、短い単語を長いスニペットに置き換えるためのツールだと考えていますが、短いスニペットを挿入するのにも便利です。ファイル名の付け方にも使えるので、常に同じ名前のファイルを作成できます。
さらに、TextExpanderは日付入力も自動化できます。例えば、%Y-%m-%dというスニペットを使うと、現在の日付がYYYY-MM-DD形式で挿入されます。私はショートカット.ds（「日付スタンプ」の意味）を使ってこのスニペットを挿入しています。このスニペットを使えば、ファイル名やその他の場所に適切な形式で日付を素早く挿入できます。（他の弁護士や顧客とのやり取りのメモを取る際にも、このスニペットをよく使っています。）
特定のドキュメント向けにカスタムスニペットを作成することで、さらに高度な機能を実現できます。例えば、h2obill現在の年、月、および単語を自動的に挿入するスニペットを作成しています- water bill。挿入されたフレーズはショートカットよりもそれほど長くありませんが、これにより水道料金の請求書名がすべて統一されます。
スニペットが一般的な単語（または単語の一部）で、誤ってトリガーしてしまう可能性がある場合（例： ）は、先頭にcellを追加します。この方法を使えば、名前を付けたいほぼすべての種類のファイルに対してスニペットを作成できます。先ほど参照したクライアントファイル名に戻ると、 はファイルに という名前を付けることができます。xxcell51service2012-05-07 - area51 - service agreement.pdf
少し時間をかけて設定しましょう。普段から保管している書類の種類を確認し、それぞれに適したスニペットを設定しましょう。スニペットの設定にかかる数分は、すぐに大きな成果をもたらします。
David Sparks 氏は、現役の弁護士であり、 MacSparky ブログの編集者、 Mac Power Users ポッドキャストの共同ホストであり、( 『Paperless』に加えて) 『Mac at Work』(Wiley、2011 年)および 『iPad at Work』(Wiley、2011 年)の著者でもあります。
