以前のバージョンからMicrosoft Office 2011に既にアップグレード済み、またはアップグレードを検討中の方は、メール、予定表、連絡先が Entourage ( )ではなくOutlook ( )という新しいアプリケーションで管理されることをご存知でしょう 。Outlookへの切り替えは必ずしも大変なことではありませんが、最初は戸惑ったり、基本的な操作方法が分からなかったりするほどの違いがあるかもしれません。これらのヒントを参考に、スムーズに移行しましょう。
方向感覚をつかむ
まず覚えておいていただきたいのは、Outlook 2011は全く新しいアプリケーションであり、Entourageの多くの機能を共有しているものの、ゼロから開発されたということです。Outlook for MacはEntourageをベースにしているわけではありませんが、Windows版Outlook 2010の移植版でもありません。実際、見た目も操作感もEntourage、Outlook 2010、Apple Mailを融合させたようなもので、それぞれの優れた機能をいくつか備えています。
いくつかの小さな用語の違い (たとえば、Entourage で「アドレス帳」と呼ばれていたものは「連絡先」になり、「メール ビュー」は「スマート フォルダー」になりました) 以外にも、慣れるのに少し時間がかかるかもしれない機能がいくつかあります。
ナビゲーションコントロールOutlook でビュー（メール、連絡先、予定表など）を切り替えるには、ナビゲーションウィンドウの下部にあるボタンをクリックします（Entourage のようにツールバーにあるボタンは使用しません）。これらのボタンがスペースを占有しすぎる場合は、ボタンの上にある分割バーを下にドラッグして、ウィンドウ下部に小さなアイコンとして折りたたむことができます。また、「表示」→「移動」サブメニューのコマンド、または対応するキーボードショートカットを使用して移動することもできます。
リボン：他のOffice 2011アプリケーションと同様に、Outlookでは、まばらに配置されたツールバーのすぐ下にある各ウィンドウの帯状の部分に、現在作業中の項目に関連するコントロールが表示されます。リボンの表示/非表示を切り替えるには、「表示」→「リボン」（Command+Option+R）を選択するか、リボンの右上隅にある小さな矢印をクリックします。リボンを非表示にした場合も、通常のメニューコマンドを使用して、ほとんどのタスクを実行できます。
統合受信トレイOutlook では、必要な数の電子メール アカウントを設定できます。デフォルトでは、Apple Mail と同様に、ナビゲーション ペインの 1 つの見出しの下にすべてのアカウントの受信トレイがグループ化されます。すべてのアカウントからの受信メッセージを 1 つのリストに表示するには「受信トレイ」を選択し、各アカウントの受信トレイを個別に表示するには「受信トレイ」の横にある三角形をクリックします。(Outlook では、「下書き」、「送信済みアイテム」、「削除済みアイテム」、「迷惑メール」の各フォルダも統合されます。) アカウントを完全に分離したままにしたい場合は、この機能を無効にすることができます。[Outlook] -> [環境設定] を選択し、[全般] をクリックして、[異なるアカウントの受信トレイなどの類似のフォルダをグループ化する] チェックボックスをオフにします。
電子メールのスレッドOutlook では、デフォルトで特定のスレッド（共通の件名を持つスレッドと定義され、「Re:」などの追加メッセージは含まれません）のすべてのメッセージがメッセージ一覧にまとめて表示されます。これには送信済みのメッセージや他のフォルダーに保存されているメッセージも含まれるため、スレッドのスレッド全体を常に一箇所で追跡できます。一覧の最上部にあるメッセージの横にある三角形をクリックすると、スレッド内のメッセージ一覧を展開または縮小できます。この機能を無効にするには、「表示」->「並べ替え」-> を選択し、メニューから別のオプションを選択します。
キーボードショートカット：指の使い方に新しい習慣が身につくかもしれません。Entourage 2008とOutlook 2011では、よく使われるキーボードショートカットの多くが変更され、中には意味が逆になったものもありました。（便利なショートカットチートシートをご覧ください。印刷可能なバージョンも用意しました。）
新しいことに挑戦
EntourageにはないOutlookの新機能の中には、生産性を大幅に向上させるものがあります。ぜひ数分お時間を取ってお試しください。
リソースの共有同じExchangeサーバーに接続するユーザーグループは、予定表、連絡先、メモなどのリソースを相互に共有できるようになりました。共有するには、Outlookのナビゲーションウィンドウで共有したいアイテムを選択します。次に、「ファイル」->「フォルダー」->「アクセス許可」を選択します（またはリボンの「整理」タブをクリックし、「アクセス許可」ボタンをクリックします）。表示されるダイアログボックスで、Exchangeサーバーからユーザーを追加し、各ユーザーにアイテムの表示、編集、削除のさまざまな権限の組み合わせを割り当てることができます。共有されたアイテムは、他のユーザーのナビゲーションウィンドウに表示されます。
より簡単なスケジュール設定Exchange Serverユーザーが利用できるもう1つの機能は、会議を計画する際に同僚のスケジュールを確認できることです。「ファイル」→「新規」→「会議」を選択してイベントを作成し、出席を希望する他の参加者を含む会議の詳細を入力します。「スケジュールアシスタント」タブをクリックすると、参加者全員のスケジュールを確認し、全員にとって都合の良い時間に会議が開催されるように設定できます。
Time Machine のサポートEntourage は Time Machine と相性が良くありませんでした。すべての電子メール メッセージ、連絡先、イベントが 1 つの大きなデータベース ファイルに保存されていたため、電子メールを定期的にチェックするだけで、Time Machine が実行されるたびに数ギガバイトのファイルをバックアップする必要があったためです。そのため、従来は Entourage データベースを Time Machine のバックアップから除外し、他の方法でバックアップする必要がありました。Outlook では、この操作を行う必要はありません。データベースははるかに小さく、すべてのメッセージやその他のデータが含まれているわけではありません。その代わり、これらはすべて小さな個別のファイルとして保存され、すぐにバックアップされます。残念ながら、Outlook の Time Machine サポートはここまでです。たとえば、Apple Mail のように Outlook 内から削除されたメッセージを復元することはできません。
クイックルック 添付ファイル付きのメールを受信した場合、Apple のクイックルック機能を使用して Outlook でプレビューできるようになりました。メッセージのヘッダーで添付ファイルを選択し、スペースバーを押すか、添付ファイルの横にある「プレビュー」ボタンをクリックします。ファイルがクイックルックが認識できる形式（Microsoft Office、iWork、PDF、およびほとんどのグラフィック、オーディオ、ビデオ形式を含む）であれば、Outlook はポップアップウィンドウにコンテンツを表示します。
メディアブラウザ： Outlook では、メール、連絡先、メモにメディアファイルを添付するために、Apple の標準システム標準メディアブラウザを使用します。「表示」->「メディアブラウザ」（Command + Control + M）を選択すると、フローティングパレットが表示され、Aperture、Garage Band、iTunes、iPhoto、iMovie、Photo Booth から任意のメディアを選択できます。
見逃しがちなもの
最後に、特に Entourage のパワー ユーザーにとっては残念なお知らせがあります。これまで頼りにしてきたいくつかの機能は Outlook にはまったく存在せず、直接代替できるものもありません。これらの機能が必要な場合は、Entourage を使い続けるか、必要な機能を備えたサードパーティ アプリケーションを探す必要があるかもしれません。
ミニ月間カレンダー： Entourageでは、Windows版Outlookと同様に、すべてのビューでウィンドウの左下隅にミニ月間カレンダーがデフォルトで表示されます。ただし、Mac版Outlookでは、このカレンダーは「カレンダー」ビューでのみ、ナビゲーションウィンドウの上部に表示されるよう設定できます。
プロジェクトセンターEntourage のプロジェクトセンターは、特定のプロジェクトに関連付けられたすべてのリソース（メール、連絡先、イベント、タスク、メモ、Office ドキュメント）を一元的に表示・操作できる場所を提供していました。Outlook にはそのような機能がないため、以前のプロジェクトセンターの関連付けはカテゴリに変換されます。（カテゴリを編集するには、「Outlook」→「環境設定」に移動し、「カテゴリ」をクリックします。）これにより関連資料を見つけることはできますが、Entourage ほどの機能は提供されず、カテゴリリストも乱雑になります。
ニュースリーダーEntourage を使用すると、NNTP（ネットワークニュース転送プロトコル）サーバーに接続して、ほぼあらゆるトピックのニュースグループを読むことができます。Outlook にはこの機能はありません。
メールのリダイレクトEntourageでは、受信メール（Exchangeアカウントを除く）を別のユーザーにリダイレクトして、自分のアドレスではなく元の送信者のアドレスを差出人アドレスとして表示できました。コマンドは「メッセージ」→「リダイレクト」でした。Outlookでは、メッセージを転送したり返信したりすることはできますが、リダイレクトはできません。
IMAPアカウント内の検索： OutlookはEntourageと同様に、Macにダウンロードされたすべてのメッセージの内容を検索できます。ただし、EntourageではIMAPサーバー上のダウンロードされていないメッセージも検索できます。残念ながら、Outlookではこれはできません。
上級寄稿者の Joe Kissell 氏は、TidBits の上級編集者であり、 『Mac Security Bible (Wiley、2010) 』の著者です。
