TwitterのフォロワーであるJason Verlyさんは、私のメール自動フィルタリングのテクニックを知りたいと言っています。このテクニックを使うにはOutlookが必要だと伝えると、彼はためらうことなく答えてくれました。
2つの主要なコンポーネントは、OutlookとStairways Softwareの36ドルのKeyboard Maestroです。後者は、Outlookの一連のコマンドを実行するために使用する優れたマクロプログラムです。
毎日大量に届くPRリリースを処理するために、このテクニックを使っています。簡単に言うと、Outlookの連絡先に送信者を追加し、その連絡先に特定のカテゴリを割り当てることができます。その後、その送信者からのメッセージが届くと、Outlook内で作成したルールに従って、特定のフォルダーに移動されます。
ここで鍵となるのはカテゴリ機能です。Outlook自体にそれほど魅力を感じていないにもかかわらず、私がOutlookを使い続けている理由もそこにあります。メールにはカテゴリ機能がないため（私が知る限り、メールのアドオンにもカテゴリ機能はないため）、このようなワークフローは不可能です。それでは具体的な手順を見ていきましょう。
Outlookを起動し、メッセージメニューから分類 > 新規追加を選択します。表示されるシートに、カテゴリのわかりやすい名前を入力します。私の場合は、Marketingと名付けました。次に、Outlookの電子メールアカウント一覧で、このメールを受信するアカウント（私の場合は Macworld）をControlキーを押しながらクリック（右クリック）し、新しいフォルダーを選択します。そのフォルダーにわかりやすい名前を付けます。私の場合はPR Releasesと名付けました。ここで、メッセージ > 移動を選択すると、サブメニューにフォルダーの名前が表示されます。
システム環境設定 > キーボードを起動し、 「アプリのショートカット」をクリックします。ショートカットパネルの下部にあるプラス（+）ボタンをクリックし、表示されるシートで「アプリケーション」ポップアップメニューをクリックして「Microsoft Outlook」に移動します（メニューの選択肢に表示されない場合は、 「その他」を選択してから移動します）。
キーボードのシステム環境設定で Outlook にキーボード ショートカットを割り当てます。
メニュータイトルフィールドに と入力しますAdd to Contacts。キーボードショートカットフィールドに、任意のショートカット（たとえば、Command-Option-A ）Marketingを入力します。プラスボタンをもう一度クリックし、アプリケーションメニューに Microsoft Outlook が表示されている状態で、メニュータイトルフィールドに と入力し、キーボードショートカット（たとえば、 Command-Option-M ）を入力します。最後に、もう1つ Outlook ショートカットを作成します。コマンドフィールドには、作成したフォルダーの名前とアカウントが含まれます（この例ではPR Releases (Macworld) ）。キーボードショートカットを割り当てます（私はCommand-Option-右矢印を使用します）。
Outlookに戻り、「ツール」>「ルール」を選択し、フィルタリングしたいメッセージを受信するアカウントを選択します。ここではMacworldアカウントを選択しますが、GoogleやiCloudアカウントなどを選択することもできます。プラスボタンをクリックして、新しいルールを作成・設定します。私の設定は以下のとおりです。
このようなルールは、分類された連絡先からの今後のすべてのメッセージを処理します。
多くの準備は整いました。フィルタリングしたいメッセージ用のカテゴリを作成し、必要なコマンドにキーボードショートカットを割り当て、これらの送信者からの今後のメッセージを特定のフォルダに移動するルールを作成しました。あとはマクロを設定するだけです。マクロは以下のようになります。
最後に、Keyboard Maestro は選択したメッセージを処理するために必要な一連のショートカットを実行します。
要点は、マクロを作成し、キーボードショートカットを割り当て、一連のアクションを配置することです。これらのアクションは、Outlook内でキーボードショートカットをトリガーし、私の指示に従います。具体的には、以下のアクションを実行します。
- Outlook をアクティブにします。
- 選択したメッセージの送信者を Outlook の連絡先に追加します。
- その連絡先にマーケティング カテゴリを割り当てます。
- 連絡ウィンドウを閉じます。
- 連絡先を保存します。
- 選択したメッセージを PR リリース フォルダーに移動します。
ふう。完了。これで、新しい連絡先からPRピッチを受け取ったら、ショートカットキー1つでマクロを呼び出すだけで済みます。数秒で適切に分類され、メッセージがPRフォルダに移動されます。また、既に分類されている送信者からのメッセージも、私が作成したルールにより、自動的にPRフォルダに移動されます。初期設定は少し面倒ですが、手動でメッセージを移動したりカテゴリを割り当てたりする手間が省けるというメリットは、その手間に見合う価値があります。
