Macのエキスパートがファイルを整理する方法

コンピュータは究極のファイルキャビネットです。私のMacには、写真、音楽、そして何千ものテキストやWord文書など、あらゆる種類のファイルが山ほど保存されています。とはいえ、自宅のオフィスにある「To Be Filed（整理中）」ボックスに山積みの書類が積み重なれば、大人でも泣きたくなるでしょう。残念ながら、私のMacのファイルもそれほど整理されているわけではありません。Macworldのシニアエディター、ダン・フレイクスは、私がMacworldの記事をすべて一つのフォルダに、他に分類体系を一切設けずに保存していることを説明すると、文字通り身震いしました。

ファイルを整理する目的は、後で簡単に見つけられるようにすることです。ファイルの整理と検索には、様々なアプローチがあります。そこで、専門家がどのようにこの2つの作業に取り組んでいるのかを探ってみました。

ジョン・シラクサ

Macworldのシニア寄稿者、ポッドキャスター、そしてOS Xの詳細なレビューを執筆するジョン・シラクサ氏は、ファイルを「一般的なものから具体的なものまで、カテゴリー別に」整理しています。ほとんどの場合、そうしています。「自分で作ったものには、他から入手したものよりもネスト構造を使うことが多いんです」と彼は言います。

ジョンがファイルを再び探すとき、「Finder、開くダイアログボックス、ターミナルを…ほぼ同じくらい使います」。

彼が使っていない機能の一つは、OS Xの「すべてのファイル」機能だ。「ファイルが多すぎて、「すべてのファイル」は役に立たない」と彼は言う。また、Appleがファイル整理を簡素化する新しい試みもまだ活用していない。「Mavericks Tagsはまだ使っていませんが、いずれ使い始めるつもりです」

私が話を聞いたMacユーザーの中には、ファイルの保存場所をそれほど気にしない人もいましたが、ジョンは間違いなく気にしています。彼がSpotlightを使うのは、「従来の方法では見つからないとき、あるいは『先月何枚の画像を作成したか？』といった自由回答形式の質問に答えたいときだけです」

「昔ながらの方法」といえば、ジョンはFinderを次のように使っています。「私は主に、ファイルの主要なサブセクション（例えばDropboxやピクチャフォルダ）の最上位レベルをルートとして、日付（追加、変更、作成）でソートされたリストビューウィンドウを使用しています。リストビュー内でいくつかのフォルダの内容を厳選して表示することで、同じ階層にある他のファイルに煩わされることなく、深くネストされた少数のファイルを操作できます。また、頻繁にナビゲーションしたり、複数のウィンドウを開いたりする必要もありません。」

彼はすべてのファイル管理にサードパーティ製のユーティリティをいくつか活用しています。「クラシックMac OSの時代からDefault Folderを使っています。できるだけこのようなシステム変更は避けたいのですが、Default Folderは欠かせないものです」と彼は言います。ジョンは、最も頻繁に開くファイルをQuicksilverカタログに追加しました。こうすることで、それらのファイルを素早く呼び出すことができ、ファイルリストも非常に短く保つことができます。「Spotlightで同じような検索をするよりも、はるかに速いです」と彼は言います。

ケイティ・フロイド

ケイティ・フロイドは訴訟弁護士であり、Mac Power Users Podcastの共同司会者です。彼女はフォルダを階層化して管理しています。

ケイティさんは、「Apple推奨の整理方法に従って、書類はDocumentsフォルダに、写真はiPhotoに、メディアはiTunesに、といった具合に整理するようにしています」と語る。「ただし、Dropboxアカウントにこのフォルダへのシンボリックリンクを作成しています。こうすることで、どこにいてもすべてのファイルにアクセスできます。」

彼女は LaunchBar や Alfred などのランチャーを使用してファイル名でファイルを起動することも時々ありますが、通常はネストされたフォルダー構造を調べる方が速いと言います。「すべてのドキュメントを適切な場所に保管することに非常にこだわっているからです。」

ジョンと同じように、ケイティもMavericksのタグ付け機能は使っていません。「でも、今はOSにタグが直接組み込まれているので、もっと興味があります。だから、将来は使うかもしれません。」彼女は「All My Files」も使っていません。

ジョンさんと同じように、ケイティさんもサードパーティ製のユーティリティを使ってファイルを整理しています。「Hazelを使って、多くのファイルに自動的に名前を付けて保存しています。Hazelのルールは数十個設定していますが、デスクトップ、ダウンロード、スキャン済みのフォルダには特に特別なルールを設定しています。Hazelがこれらのドキュメントの種類、内容、その他の基準に基づいてファイルの内容を判断し、自動的に名前を付けて保存してくれるのです。」

ケイティがファイル整理に頼っているアプリはHazelだけではありません。「Finderに直接保存するのではなく、Evernoteにも多くのものを保存しています。Finderは作業中の書類やファイル、あるいはいつか編集が必要になるかもしれない書類の保管場所だと考えています。一方、Evernoteは参考資料として主に使っています。」ケイティはこう説明します。「この方法のおかげで、Finderから不要なファイルをすべて取り除くことができ、整理整頓ができます。」 

フェデリコ・ヴィティッチ

MacStoriesを運営するフェデリコ・ヴィティッチ氏は、Hazelを愛用しています。「Hazelは私のワークフローの重要な要素です。ファイルの移動や整理は面倒なので、変数（例えば日付など。HazelはPDFから日付を自動抽出できます）やAppleScriptを使ってファイル名を変更するルールをHazelに任せています。」

フェデリコ氏は、Noodlesoftの28ドルのHazelを使ってファイル管理を徹底しています。「多くの人と同じように、私も一時ファイルをデスクトップに保存してしまいがちです。日中に削除してゴミ箱に入れようと思っているのですが、結局削除されません。そこで、3日以上経過したファイルを自動的に削除するHazelルールを作成しました。」フェデリコ氏によると、これらのファイルは削除しても問題ないそうです。「デスクトップに3日間も残っていれば、それほど重要ではありません。単に私が怠けているだけです。」

ケイティと同じように、フェデリコもDropbox経由で同期された階層化されたフォルダを活用しています。例えば、「iPhotoから移行した後、Mac miniサーバーで動作するHazelルールを設定しました。これにより、Dropbox内の年/月サブフォルダ内の写真が自動的に整理され、すべてのデバイスで写真にアクセスできるようになりました。」

フェデリコさんは、日付で命名されたフォルダを効果的に並べ替えるための賢い戦略も使っています。彼は、日付を混ぜたファイル名（「11 – November」など）を使っています。「こうすることで、フォルダはアルファベット順に並べ替えられますが、月の名前は読みやすく保たれます。」

フェデリコさんは、毎日使うフォルダをFinderのサイドバーに置いて、すぐにアクセスできるようにしています。ケイティさんと同じように、多くの書類をEvernoteに保存し、キーボードランチャー（Alfred）を使って、特定のファイルを名前で素早く見つけています。

私が話を聞いた他の専門家たちと同様に、フェデリコ氏も「すべてのファイル」機能は使っていません。しかし、彼はすでにMavericksのタグ機能を試し始めています。「だんだん気に入ってきています」と彼は言います。あるプロジェクトで複数のファイルがドライブ中に散らばっていた時、「それらを元の場所に置いておきながら、タグ画面一つでまとめて表示できるのは本当に便利」だと感じました。

ケイシー・リス

ケイシー・リスは、Accidental Tech Podcastの3人のホストの中で、おそらく最も有名でしょう。しかし、彼自身の言葉を借りれば、彼のファイルストレージのセットアップは「かなり平凡」です。

「私はデスクトップを一時的なゴミ捨て場として扱う傾向があります。ファイルは 1 時間程度しかそこに保存されません」と Casey 氏は言います。

ケイシーはデスクトップをアイコンで散らかしたままにするのではなく、ファイルをすぐに移動できるフォルダを一つだけ用意しています。「多くの人のようにデスクトップにファイルを放り込むのではなく、Incomingフォルダに放り込んでいます。ファイルは1週間以上保存しないようにしています」とケイシーは認めていますが、「現在、そこに11個のファイルが入っていて、一番古いものは約1年前のものです。そうですね。改善の余地はありますね」と付け加えています。

ケイシーは、ドキュメント フォルダ内のフォルダ レベルのグループ化を軽度に使用し、一部のドキュメントを Dropbox に保存しています。「これは、さらにデータが蓄積されると、ほぼ荒れ地の状態になる場所です。」

彼はファイルを見つけるのにSpotlightに頼りたくないと思っています。「ファイルを探さなくても見つけられるようにしたいんです。だから、少なくとも何かがどこにあるか漠然としたイメージは持っていたいんです。」彼の解決策は？「ファイルを効率的に保存できる、一番容量の大きいコンテナにファイルを入れて、それで終わりにしています。」

彼は「すべてのファイル」も「タグ」も使用していませんが、今ではよくある次の言葉を繰り返しています。「Mavericks タグを試してみるつもりですが、まだ使用しなければならない説得力のある理由が見つかっていません。」

何を学んだのでしょうか?

もちろん、ファイルを整理する最適な方法を決める際に検討できる戦略はたくさんあります。しかし、ここで重要なのは「自分だけの」ということです。つまり、自分だけの、そして最後までやり遂げられるアプローチを見つける必要があるのです。

ケイシーは「受信」フォルダを使ってデスクトップを自分で整理することに満足しており、可能な限り幅広い整理方法を採用しています（私と同じです！）。しかし、フェデリコとケイティは、日常的な整理はヘイゼルに任せ、あまり頻繁に使用しないファイルの保存にはEvernoteを使うことを好みます。ジョンは、ファイルの階層構造を何層にもすることで、どこに何があるか常に把握できるようにしています。

使い続けられるファイル整理システムに従っていれば、いつでもファイルを見つけられるはずです。しかし、一つだけ学んだことがあるとすれば、それは、Federico Viticci 以外、タグを使っている人はいないということです…今のところは。