過去3年間、Lifehacker.comで3人の共同編集者と肩を並べて仕事をしてきましたが、同じ時間に同じ場所にいたことは一度もありません。私たちの分散チームのメンバーは、数百マイル（時には数千マイル）も離れた場所で働き、複数のタイムゾーンにまたがり、勤務時間も異なります。それでも、私たちは毎日一緒に働いています。
場所を選ばないオフィスの鍵となるのは、チャットや共同作業など、同じ場所にいる通常の作業チームが行うすべての作業を、自宅のオフィス、ホテルの部屋、インターネット カフェから実行できる Web アプリケーションです。
毎日、会議室に壁があるオフィスに出勤しているとしても、いつかは場所のないオフィスで働くようになるかもしれません。週に1日テレワークをしたり、数週間の出張に出かけたり、海外のコンサルタントと1ヶ月間共同作業をしたりするかもしれません。そこで、私たちが毎日使っている、オフィスの立ち上げに役立つツールをいくつかご紹介します。
チャット: キャンプファイヤー
Campfireは、インスタントメッセンジャーと掲示板を合わせたような、極めてシンプルなグループチャットWebアプリケーションです。招待は不要で、誰がAppleのiChatを使い、誰がAdiumを使っているかを把握する必要もありません。
Campfireはプライベートな「ルーム」を作成し、同僚といつでも気軽に出入りして質問したり、最新情報を投稿したり、あるいはちょっとした雑談を交わしたりすることができます。以前は毎週の会議をCampfireでスケジュールしていましたが、最近は常時オープンなバーチャルスペースとしての方が使い勝手が良いことに気づきました。
同僚と私は、仕事中はほぼ一日中そこで過ごしています。スケジュールも形式も決めていないので、週末に何をしたか、仕事中に発生した具体的な問題など、何でも話せる余裕があります。東海岸のライターは誰よりも早く仕事を始めるので、私たち西海岸のライターは起床後、ログインしてCampfireで彼の投稿を読みます。このリストにある他のどのWebアプリケーションよりも、Campfireは、たとえ物理的に国中に散らばっていても、チームと同じ空間で働いているという強い意識を与えてくれます。
メールアドレス: Gmail
お互いのブースに立ち寄って話すことができないため、連絡はメールで行っています。また、大量のメールをやり取りするため、Gmail ( ) を使って管理しています。
例えば、私たちは毎日何十通もの読者からのメッセージを受け取っています。読者のメッセージに返信する場合、その返信は他の全員にコピーされます。Gmailのスレッド表示では、誰が何を言ったかが一目瞭然です。私たちのメールアドレスはウェブサイトに公開されているため、強力なスパムフィルターも必要です。Gmailには、誤検知がごくまれにしか発生しない、優れたスパムフィルターが搭載されています。
GmailはIMAPをサポートしているため、ブラウザだけでなく、Appleのメール（またはその他のIMAP対応クライアント）やiPhoneでもメールを確認できます。カスタムドメインアドレス（[email protected]など）を無料で提供しているため、メールサーバーを別途用意することなく独自のメールアドレスを取得できます。
グループカレンダー: Googleカレンダー
単一のネットワークに属していないため、通常の共有カレンダーツールは使用できません。そのため、 グループのスケジュール管理にはGoogleカレンダー（ ）を利用しています。
出張や休暇、今後のイベント、その他の予定を管理するために、チームカレンダーを共有しています。複数のカレンダー（「マーケティングスケジュール」や「コード導入」など）を作成し、共有設定をカスタマイズして、特定の同僚だけが閲覧・編集できるようにしています。Googleカレンダーでは、イベントのリマインダーをメール、テキストメッセージ、インスタントメッセンジャーで送信することもできます。
コラボレーション: Google ドキュメント
ワープロ文書、スプレッドシート、プレゼンテーションを共有したり共同作業したりする場合には、Google ドキュメントが最適なオフィス スイートです。
Lifehacker.comでは、ゲスト編集者がGoogleドキュメントを使って記事の下書きを提出するので、修正状況の管理が簡単です。上司と私はGoogleスプレッドシートを共有し、ウェブサイトの四半期予算の追跡と配分を行っています。プレゼンテーションの前には、スライドを修正して共有します。
他の優れたデスクトップスイートと同様に、Google ドキュメントでは、既存のドキュメントの更新や新規作成、他のユーザーとの共有による閲覧・編集、そして変更履歴の追跡が可能です。デスクトップソフトウェアとは異なり、お気に入りのブラウザだけでこれらすべてを実行できます。オンラインオフィススイートなら、ソフトウェアライセンスや共有ネットワークドライブ、メールの添付ファイルによる複数の変更履歴のやり取りなどを気にする必要がありません。チームメンバーは1か所でドキュメントを編集し、全員の変更履歴は追跡されるため、簡単に確認したり元に戻したりできます。
Google ドキュメントは Gmail ともうまく統合されます (たとえば、Microsoft Word の添付ファイルを電子メールで送信する場合、Gmail でその添付ファイルを 1 回クリックするだけで Google ドキュメントで開くことができます)。
ドキュメント: MediaWiki
Wikipedia が何千人もの見知らぬ人々が協力して世界の集合的知識を文書化できるようにしているのと同じように、MediaWiki (Wikipedia を動かすソフトウェア) は、作業グループとその集合的知識に対して同じことを行うことができます。
LifehackerチームのWikiはプライベートURLで運営されており、社内ライティングスタイルガイド、共有ユーザー名とパスワードのリスト、ソフトウェアライセンスコード、記事の企画書やリサーチ、制作ガイドラインなどを管理しています。Googleドキュメントと比べると、短期的なプロジェクトよりも、長期間保存されるドキュメントに適しています。Wikiページを毎日編集しているわけではなく、1週間以上編集しないこともあります。しかし、新しいプロセスを決定するたびに、Wikiに記録します。そうすることで、知識の面で全員が同じ認識を持つことができます。このWikiは、ベテラン社員にとっても新入社員にとっても、貴重なリソースとなっています。
Wiki内のすべてのページはリンクされているため、閲覧や検索が容易になります。Wikiソフトウェアでは、誰がどの変更を行ったかを簡単に確認でき、ページの変更をロールバックして比較することも可能です。また、RSSフィードを通じてWikiの編集履歴を追跡することもできます。
MediaWikiはホスト型アプリケーションではありません。ダウンロードして、ご自身のサーバーにセットアップする必要があります。PHPやMySQLの操作が苦手な方は、BitNamiインストーラーをお試しください。ホスト型Wikiにご興味をお持ちの方は、PBwikiをご覧ください。
プロジェクトマネージャー: バックパック
社内プロジェクトはすべてBackpackで管理しています。Campfireの開発元が開発し、プロジェクト関連のチャット機能としてCampfireと連携しているBackpackは、プロジェクトのスケジュール設定やマイルストーンの割り当て、メッセージボードへの質問や最新情報の投稿、チームメンバーへのタスク割り当てなど、シンプルなインターフェースを提供しています。
例えば、Firefoxの拡張機能やスクリプトといった小規模なソフトウェアユーティリティを開発しています。Backpackは、開発の進捗状況や進捗状況を追跡するのに役立ちます。
ブックマークマネージャー: Del.icio.us
良質なウェブリンクを見つけて共有するのが私たちの仕事です。ですから、良いリンクを見つけるたびにメールやインスタントメッセージでチーム全体を煩わせることなく、新しいリンクを共有する方法を見つけることは非常に重要です。その代わりに、私たちはソーシャルブックマークサービスdel.icio.usに保存しています。（Lifehackerの出版会社であるGawker Mediaも、ソーシャルブックマークサービスWistsを使って同様のことを行っています。）
ウェブ上で関連性の高い情報を見つけたら、del.icio.us に社内タグを付けて追加します。残りのメンバーは、そのタグのRSSフィードを購読して、ニュースリーダーからいつでも好きなときにおすすめのリンクを閲覧できるようにしています。つまり、ブックマークタグは、コストの低い社内ブログのような役割を果たしているのです。サイトのfor:タグも使用しており、私がタグを付けたブックマークはすべてfor:ginatrapani「Links For You」エリアに表示されます。
[ジーナ・トラパニは、Lifehacker.com の主任編集者であり、『Upgrade Your Life: The Lifehacker Guide to Working Smarter, Faster, Better (Wiley, 2008)』の著者です。 ]
