Eメールのメリットは数多くあります。家族や友人とのほぼ瞬時のコミュニケーション、ビジネスでのコラボレーションの容易さ、そしてもちろん、職場でユーモアを交えた無限の機会などです。しかし、そのデメリットは、迷惑な商業メール、いわゆるスパムメールです。新しいEメールアカウントを開設するとすぐに、詐欺的なビジネスチャンスや刺激的なポルノ画像などの迷惑なオファーが届き始めます。こうした大量のスパムメールは、たとえ歓迎すべきものであっても、すぐに蓄積されていく正規のメールに加えて送られてきます。
不要なメッセージをフィルタリングし、必要なメッセージを管理するためのさまざまな機能を備えた Microsoft の Outlook Express (OE) 5 (レビュー、2000 年 3 月を参照) などのトップクラスの電子メール プログラムがなければ、毎日大量に届くメールを管理するのは困難です。
最新バージョンの OE（Mac OS 9 に同梱）をお持ちでない場合は、Microsoft の Web サイト ( https://www.microsoft.com ) から無料でダウンロードできます。OE は、ほぼすべての電子メール インターフェースと機能を Entourage（近日発売予定の Microsoft Office 2001 for the Mac に含まれる電子メール クライアントおよび個人情報管理機能のコード名）と共有するため、今から OE でメール ルールを作成する方法を習得しておけば、今年後半にリリースされる Office 2001 の際に有利になります。
寄稿編集者のトム・ネグリノは、メールをフィルタリングすることに熱中しています。彼の最新著書は『Quicken 2000 for Macintosh Visual Quickstart Guide』（Peachpit Press、1999年）です。
1. スパムメールをフィルタリングする 迷惑メールフィルターは、スパムメールに対する最初の防御線です。スパム送信者は、追跡されるのを防ぐため、メールの差出人欄に虚偽の情報を書き込むことがよくあります。このフィルターは、受信メールのルーティング情報をスキャンし、偽造の兆候を探します。
「ツール」メニューから「迷惑メールフィルター」ダイアログボックスを開きます。「迷惑メールフィルターを有効にする」チェックボックス （A） が選択されていることを確認してください。
次に、必要に応じて「感度」スライダー （B）を調整します 。このスライダーは、Outlook Expressがスパムを分類する際の精度を決定します。「平均」設定でほとんどの人は満足できると思いますが、試してみることをお勧めします。迷惑メールが多すぎる場合は、満足できる結果が得られるまで「感度」設定を調整してください。
フィルターは、実際には知らない相手からのメールをスパムメールとして分類してしまうため、迷惑メールとして分類してしまうことがあります。今後、正当なメールであっても頻繁に送信してこない相手からのメッセージから保護するには、そのアドレスをアドレス帳に登録してください。また、ドメインウィンドウ （C）にアドレスを入力することで、特定のドメイン（Macworld.comなど）からのメッセージをすべて無視するように迷惑メールフィルターを設定することもできます。
メール フォルダー内の迷惑メールを一目で見つけられるようにするには、[色の設定 (D)]を選択し 、色見本を選択します。
2. メッセージを整理する 迷惑メールフィルターは、スパムの可能性があるメッセージのみをフラグ付けします。メールルールを使用すると、選択した条件に基づいてメッセージを処理できます。メールルールを使用すると、メッセージを自動的にフォルダに分類したり、同僚に転送したり、自動返信を送信したりできます。
迷惑メール フィルターは完璧ではないため、指定されたすべての迷惑メールを「迷惑メールの可能性」というフォルダーに自動的に送信するルールを作成し、個々のメッセージを削除する必要があるか、不当に中傷されているかを判断できるようにする必要があります。
[ツール] メニューから [ルール] を選択し、[新規] をクリックします。
新しいルールに名前を付け (A) 、[有効] が選択されていることを確認します (B)。
ウィンドウの「条件」セクションでは、ルールを適用するためにメッセージが満たすべき条件を指定します。ポップアップメニュー （C）をクリックし 、オプションリストから「迷惑メール」を選択します。
「その後」セクションでは、プログラムが実行するアクションを指定します。ポップアップメニュー （D）から「メッセージを移動」を選択します。右側に新しいポップアップメニューが表示されるので、迷惑メールを保存するフォルダ （E）を選択します。
ヒント: メールルールはルールを順番に適用します。作成したルールが機能していないように見える場合は、上位のルールが干渉している可能性があります。
3. リストを管理する メーリングリスト から送信される、特殊ながらも効果的な一括メールがあります。スキーからお気に入りの音楽まで、あらゆるテーマのメーリングリストが存在します。メーリングリストマネージャーを使えば、メーリングリストを効率的に管理できます。
リストメールは、個人用またはビジネス用のメールとは別のフォルダに保存することをお勧めします。まず、メーリングリストから届いたメールを選択し、「ツール」メニューから「メーリングリストマネージャ」を選択します。「新規」をクリックします。通常、リストごとに1つのルールを作成します。
Outlook Express ではリストのアドレスがデフォルトの名前として使用されますが、これをもう少しわかりやすい名前 (A)に変更することもできます。
[ファイル > メッセージ > フォルダー] ポップアップ メニュー (B)からリスト メールの保存先フォルダーを選択します。
リストメッセージに通常のメールルールを適用することもできますが、ほとんどの人はリストメッセージを簡単に見つけられる場所にファイル保存するだけで十分です。この場合、「リストメッセージにルールを適用しない」オプション （C）を選択したままにしておきます。
ヒント: 新しいメーリング リストに初めて登録すると、通常、登録解除の手順が示されます。この手順をコピーして [メモ] フィールドに貼り付け、後で参照することができます (D)。
4. 受信メッセージを優先する 不要な メールをフィルタリングするだけでなく、メールルールでは重要と思われるメールをハイライト表示できます。例えば、定期的にやり取りする相手をアドレス帳に追加しているかもしれません。これらの相手からのメッセージをメールボックス内で最優先にする方法をご紹介します。
[ツール] メニューから [ルール] を選択し、[新規] をクリックします。
メールルールの定義ダイアログボックスでルールに名前を付け、[有効]が選択されていることを確認します[1]。
アドレス帳に登録されているすべてのメールにルールを適用するには、「条件」セクションのポップアップメニューをクリックし、「差出人」[2]を選択します。右側に新しいポップアップメニューが表示されるので、「アドレス帳に登録されている」を選択します。「条件を追加」[3]をクリックすると、ルールに条件を追加できます。ポップアップメニューが新たに表示されます。
「その後」セクションで、ポップアップメニュー[4]から「優先度を変更」を選択します。右側に表示される新しいポップアップメニューで、これらのメッセージに割り当てる優先度を選択します。今回は「最高」を選択しました。
メッセージをさらに見つけやすくしたい場合は、メッセージに独自の色を付けることができます。[5]「アクションを追加」ボタンをクリックし、ポップアップメニュー[6]から「色を変更」を選択します。目を引く色を選びましょう。
作業の仕上げとして、受信トレイを開き、「優先度」ボタン [7] をクリックして受信トレイを優先度順に並べ替えましょう。これにより、優先度の高いメールがすべて一覧表示されます。もう一度「優先度」ボタンをクリックすると、昇順と降順の並べ替えが切り替わります。優先度の高いメッセージを受信トレイの上部に表示するには、降順で並べ替えてください。
これで、最も重要な電子メール メッセージが常に受信トレイの上部に表示されるようになります。
