受信トレイをスリム化する方法

読者のロバート・マセソンさんは、受信トレイをもっと整理整頓したいと願っています。彼はこう書いています。

何年もの間、受信メールを受信箱に溜め込んでいました。そのやり方がうまくいかず、重要なメールが見つからなくなってしまいました。もっと整理整頓したいのですが、どこから始めたらいいのかわかりません。何かヒントはありますか？

私のオフィスを見たら、整理整頓について質問するのはやめた方がいいかもしれません。私の周りはひどい状態かもしれませんが、受信トレイに関してはかなりこだわりがあります。Inbox Zero ほどこだわりがあるわけではありませんが、電子機器のゴミの中でも最悪のものが目に入らないくらいにこだわっています。

そのために、私は誰にも邪魔されないルールを駆使しています。既存のメールだけでなく、受信メールにも適用される条件を作成することで、あっという間に受信トレイを整理できます。

移動通知メール

まず、組織のメールを整理することから始めます。ここで言う組織メールとは、Amazon、iTunes、Twitter、LinkedIn、Facebook、Google Plus、Netflixなどからの通知のことです。Appleのメールでは、通知を受信するアカウント内に新しいメールボックスを作成するか、「このMac内」という見出しの下に表示されるメールボックスを作成します。（「メールボックス」＞「新規メールボックス」を選択し、表示されるシートでメールボックスの場所を選択し、メールボックスに名前を付けます。）代表的なメッセージ（例えば、Twitterで新しいフォロワーができたという通知など）をクリックします。「メール」＞「環境設定」を選択し、「ルール」タブをクリックします。

「ルールの追加」をクリックし、表示されたシートの「説明」フィールドにルールの名前を入力します（この例ではTwitter ）。最初のポップアップメニューから [送信元]を選択します。右側のフィールドには、現在選択されているメッセージの返信先アドレスが表示されます。そのままにしておくこともできますが、ドメイン名以外はすべて削除することをお勧めします。つまり、 Twitter 通知の場合はtwitter.com以外をすべて削除します。組織では、通知の種類ごとにさまざまなメールアドレス（たとえば@info.example.comや@member.example.com）が使用されることが多く、@ 記号の後をすべて含めると、一部の通知がルールを通過できなくなります。

ツイッタールール — Twitter 通知をフィルタリングするルールを作成します。

その下で、アクションを「メッセージをTwitterのメールボックスに移動」に設定します。「OK」をクリックします。現在選択されているメールボックスにルールを適用するかどうか尋ねられます。「適用」をクリックします。作成した条件に一致するメッセージが受信トレイから移動されます。（この種のメッセージを保持したくない場合は、この時点で削除しても構いません。）

定期的に受信する他の種類のメッセージについても、この手順を繰り返してください。もしよろしければ、今後これらの条件に該当するメッセージが自動的にフィルタリングされることを知ったときの温かい気持ちを、さらに取り入れてみてください。

仕事と家族のメールを整理する

前の例では、重要でないメールをフィルタリングしました。しかし、ルールは必ずしも重要でないメールだけに適用する必要はありません。同僚や家族からのメッセージなど、非常に重要なメッセージにも適用できます。

この場合も、同様の「差出人」フィルタリングを使用し、必要に応じて個別のメールボックスを使用します。私の場合は、macworld.comからのメッセージすべてに対応するルールとメールボックスを作成します。上司からのメッセージの場合は、「背景色を赤に設定」と「通知を送信」というアクションをそのルールに追加して、重要なメッセージをすぐに確認できるようにします。

サーバーサイドフィルタリングを見る

ここまではコンピューター上のメールについて説明してきました。しかし、多くの人はiOSデバイスで初めてメールを閲覧するため、この種のフィルタリングはコンピューターに届いた後にしかフィルタリングされないため、あまり役に立ちません。

この場合、サーバー側のルールを作成する必要があります。これは、メールがIMAPアカウントに初めて届いたときに処理するルールです。このルールはMacとほぼ同じように動作します。その利点は、iPhone、iPad、iPod touch（およびパソコンやウェブメール）に表示される前にメールがクリーンアップされることです。

たとえば、Gmail アカウントが受信するすべての Google Plus 通知をフィルタリングしたい場合は、Gmail のウェブサイトにアクセスし、Gmail アカウントにログインして、ギアメニューから[設定]を選択し、[フィルタ] リンクをクリックし、 [新しいフィルタを作成]リンクをクリックし、[送信元] フィールドにplus.google.comと入力して [この検索でフィルタを作成]をクリックし、次のペインで[ラベルを適用]を選択し、[新しいラベル]を選択して、表示されるウィンドウにラベルの名前を入力し、[作成] をクリックし、[一致する会話にもフィルタを適用する]オプションを有効にしてから [フィルタを作成] をクリックします。これにより、既存のメッセージだけでなく、今後受信するメッセージもフィルタリングされます。