メールの量が膨大で困っているなら、Mailのルールが役に立ちます。シンプルながらも強力なツールを使えば、メールを精査して変更を加えたり、特定のフォルダに振り分けたり、自動転送したり、アラームを設定したりといった様々なことができます。メールルールの使い方は簡単で、Mailのインターフェースを使えば、わずか数クリックで条件とアクションを設定できます。ここでは、メールのやり取りをスムーズにするのに役立つ、5つの必須メールルールをご紹介します。
1. 色を使ってメッセージを目立たせる
私が最も実践的に使っているルールの一つは、特定のメッセージの色を変えて目立たせることです。このルールは、特定の友人、アカウント、クライアントからのメールを強調表示するのに使っています。
まず、AppleのMailでルールを作成するには、「Mail」→「環境設定」を選択し、「ルール」アイコンをクリックします。ここにルールの一覧が表示されます。Mailは、表示されている順にルールを一つずつ処理していきます。ルールを上下にドラッグすることで、順序を変更できます。
「ルールを追加」をクリックすると、ルールの条件を設定し、そのアクションを決定するダイアログボックスが表示されます。（iTunes でスマートプレイリストを使用している場合は、いくつかの類似点に気付くでしょう。）
この例では、macworld.com と pcworld.com のアドレスからのすべてのメールを紫色で表示します。ルールの最初のセクションでは、ポップアップメニューを「すべて」に設定し、以下の条件のいずれかに該当する場合にルールを適用するようにしています。最初の条件行では、ポップアップメニューを「送信元」と「次の文字列を含む」に設定し、ドメイン名を入力しました。プラス記号 (+) をクリックして行を追加し、そこに次のドメイン名を入力しました。(下の画像を参照)
ルールの2番目のセクションには、条件を満たすメッセージに対してMailに実行してほしいアクションが含まれています。私はポップアップメニューを使っていくつかの操作を行いました。まず、Mailはいずれかの条件を満たすメッセージを受信トレイに移動します。Mailはテキストを紫色に変更し、メッセージにフラグを付けます。最後に、Mailに「ルールの評価を停止」するように指示します。この最後のアクションを追加しないと、予期しない結果になることがあります。後続の別のルールによってMailがメッセージに異なる処理を実行する可能性があります。
「OK」をクリックすると、既存のメッセージにルールを適用するかどうか尋ねられます。今後は、指定したドメインからのメッセージは指定した色で表示され、フラグが付けられます。このルールは、メッセージリストで目立たせたいドメイン、あるいは単一のアドレスにも適用できます。
2.自分の名前が含まれるメッセージをハイライトする
私は数多くのインターネットメーリングリストに参加しており、そこからたくさんのメールを受け取っています。すべてのメッセージをすぐに読むことはできないかもしれませんが、だからといって会話を見逃したくないのです。そのため、メッセージに自分の名前が含まれているかどうかを通知するルールを設定しています。例えば、誰かが私の発言に返信したり、質問してきたりした場合などです。確かに、カークのような珍しい名前の場合、誤検知が発生することがあります。例えば、ジェニファーやジェイソンといった名前であれば、フルネームを入力すると良いでしょう。それでも、必ずしもフルネームで記載されているとは限らないため、すべてのメッセージにフラグが付くわけではありません。
これはシンプルなルールで、「メッセージの内容」に「Kirk」という文字が「含まれる」ものを探し、背景色を薄緑色に変更するだけです。私はこれ以外のフィルタリングは行っておらず、後ほど説明するように、他のルールでこれらのメッセージを特定のフォルダーに振り分けるようにしています。しかし、私の名前、あるいは他のKirkの名前が含まれるメッセージは、緑色の背景で強調表示され、注意を促します。
3. メッセージを特定のフォルダに移動する
私のように複数のメーリングリストに参加している方は、これらのメッセージを通常のメールとは別に保管しておくと便利だと実感していただけるでしょう。私はメールのサイドバーにいくつかのフォルダを作ってリストを整理し、頻繁に受信するメッセージで受信トレイがいっぱいにならないようにしています。こうすることで、いつでも好きなときに見ることができます。簡単なルールを設定するだけで、メールが自動的にこのようにメッセージを整理してくれます。
まず、メールサイドバーにフォルダを作成します。（「メールボックス」->「新規メールボックス」を選択し、フォルダに名前を付けて、保存場所を決めます。）
次に、「任意の受信者」に「次の値を含む」という条件を設定します。個人宛てのメッセージの場合は「次の値を含む」ではなく「次の値である」でも良いですが、メーリングリストの場合は「次の値を含む」の方が適しています。なぜなら、そのようなメッセージではCCやBCCでアドレスを使用する人もいるからです。複数のアドレスを指定したい場合は、プラス記号（+）アイコンをクリックして条件を追加してください。
アクションセクションで「メッセージをメールボックスへ移動」を選択し、作成したフォルダを選択します。ほとんどの場合、「ルールの評価を停止」を追加することで、このルールが動作した後に他のルールによってメッセージが再び移動されないようにすることができます。
4. メッセージを自動的に転送する
他の人やアカウントに転送したいメッセージがあり、自動転送することで時間を節約できます。例えば、請求書をメールで受け取った場合、会計担当者に転送するルールを設定するとよいでしょう。
「件名」に「請求書」などの単語やフレーズを「含む」というルールを作成します。アクションセクションで、「メッセージを転送」をメールアドレスに選択します。「メッセージ」ボタンをクリックすると、転送先のメッセージに自動的に挿入されるテキストを追加することもできます。このアクションのみを使用しても受信トレイにメッセージは表示されますが、転送後にフォルダに保存するためのアクションを追加することもできます。
5. アラームを鳴らす
例えば、お子さんのアリスとボブからのメールを待っているとします。メールが届いたらDockアイコンをバウンドさせて音を鳴らすように、メールアプリにルールを設定できます。
「差出人」にメールアドレスを「含む」というルールを作成します。プラス記号（+）をクリックして、アドレスを追加します。「アクション」セクションで「Dockでアイコンをバウンドさせる」と「サウンドを再生する」を選択し、サウンドを選択します。サウンドは一度だけ再生されますが、Dockアイコンはクリックするまでバウンドし続けるので、メッセージが届いたことがすぐに分かります。
シニアコントリビューターのKirk McElhearn氏は、自身のブログ「Kirkville」でMac以外のトピックについても執筆しています。Twitterで@mcelhearnをフォローしてください。Kirk氏の最新著書は『Take Control of iTunes 10: The FAQ』です。
