受信トレイの改造

受信トレイに届くメールは、どれも時間と注意を必要とします。フィルターとルールは、Eニュースレターや個人的なメモなど、簡単に分類できるメールを適切なフォルダに振り分けることで、その負担を軽減するのに役立ちます。しかし、重要なメールは、ルールに基づいた自動管理では分類・整理が難しい場合が多くあります。そのため、重要なメールには、あなたの脳の中にのみ存在するフィルターとルールが必要です。

こうした重要なメッセージを管理する鍵は、それぞれのメッセージに必要な対応を評価し、その評価を迅速に行動に移すことです。以下は、まさにそうしたシステムの一例です（生産性の第一人者、デビッド・アレンが著書『Getting Things Done 』で提唱したアプローチに基づいています）。業務内容やメールの量によっては、これらの基本的な考え方に多少の変更が必要になるかもしれませんが、出発点としては最適です。

設定

まず、電子メールのディレクトリ構造を 7 つの基本フォルダに分割します。各フォルダは、メッセージに必要なアクションによって定義されます (スクリーンショットを参照)。

> 受信トレイ未読および未処理のアイテムのみ。

> 返信5分以内に返信できる短い返信のみが必要なメッセージです。このフォルダを定期的に確認し、すぐに返信を送信してください。

> アクションすぐに応答する必要のない作業、調査、詳細な回答などが必要な電子メールの場合。

フォルダーを減らす : 電子メールフォルダーの数を減らし、フォルダー内のメッセージに必要なアクションの種類ごとにフォルダーを定義します。

>数日以内に手元に置いておきたいアイテム（新しいログイン情報やパッケージ追跡 URL など）は保留し、毎週削除します。

>送信者からの返信があったときに対応が必要になる可能性のあるメールを待機しています。

> アーカイブ：将来の参照用に保存しておきたいものはすべてここに保存できます。現在使用している特定のプロジェクトやトピックのサブフォルダをすべてここに保存できます。ただし、最近のメールクライアントには検索ツールが豊富に用意されているため、これらのサブフォルダは不要になるかもしれません。

>ゴミ箱スパム、ジャンク、今後必要のないものはここに入れます。

トリアージ

これらのフォルダを用意しておけば、受信トレイを確認する際に、各メッセージに必要なアクションに集中できます。アクションが必要な場合は、すぐに実行するか、適切なフォルダに移動してアクションを延期します。不要な場合は、アーカイブするか削除します。

どこにファイルすればいいのか迷った時は、すぐに返信したり行動したりできるかどうか自問してみてください。注文をきれいに山積みにすることではなく、サンドイッチを作ることに集中したいはずです。

メッセージを初めて見た時に返信できるなら、そうしましょう。しかし、もう少し対応が必要なメールが溜まってしまったら、それらをすべて適切な場所に整理することに集中し、それから仕事に戻りましょう。少しずつ片付ける時間ができた時にだけ、仕事に戻りましょう。何よりも、未処理のメールを受信トレイに放置しないでください。これは怠惰な習慣であり、先延ばし、罪悪感、そして無活動を招く原因となります。

タイミング

タイミングを調整する ：5分ごとにメールをチェックするのをやめましょう。代わりに、メールクライアントのチェック頻度を下げましょう。理想的には1時間ごとにチェックするようにしましょう。

驚くほど多くの人が、メールソフトを1分ごとにメールチェックするように設定しています。これは、1日に500回もの中断を招いていることになります。簡単な実験として、過去2週間のメールを振り返り、60秒以内に返信が絶対に必要なメッセージを数えてみてください。おそらく、それほど多くは見つからないでしょう。

つまり、鍵となるのは、自分自身を再教育することです。まず、メールソフトの設定で、新着メールを1時間ごとに確認するようにしてみましょう。（Mailでは環境設定の「一般」パネル、Entourageでは「ツール」→「スケジュール」にあります。）1時間では長すぎる場合は、15分ごとや30分ごとなどに設定してみてください（「時間を調整する」を参照）。次に、メール処理を8分から10分ずつ、1時間ごとにまとめて行うようにしてみましょう。その時間を使って新着メッセージを整理し、返信可能なものを送信してから、退社できます。